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Recherchons pour Important Ordre Professionnel National Assistant(e) Administratif(ve)

Mission de l'emploi

Rattaché(e) à l'Administrateur du Siège, vous avez pour responsabilités principales de garantir la qualité de l'accueil, d'assurer le secrétariat du siège, d'assister le Conseil dans l'accomplissement de ses missions et d'assurer les tâches administratives. Vous êtes chargé(e) de fournir un soutien administratif de haut niveau au service auquel vous êtes affecté(e).

À cet effet, vous êtes chargé(e) de :

1. Accueillir et orienter les visiteurs de l'Ordre.

2. Gérer l'agenda de la permanence du Conseil et celui de l'Administrateur.

3. Gérer les appels téléphoniques, les acheminer vers la hiérarchie pour toute information dépassant vos compétences et prendre des messages.

4. Gérer le courrier arrivée et départ (réceptionner, transmettre à l'Administrateur qui se chargera de donner les instructions pour la suite).

5. Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, circulaires, tout autre document administratif, etc.), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser selon les instructions.

6. Effectuer des recherches, compiler des données, rédiger ou préparer des documents, factures, rapports, lettres, en utilisant le traitement de texte, un tableur, une base de données ou un logiciel de présentation et selon les instructions données par l'Administrateur.

7. Classer et archiver les documents (papier et numérique) et informations.

8. Réceptionner les factures de fournisseurs et les transmettre à l'Administrateur.

9. Tenir la caisse sous la supervision de l'Administrateur.

10. Réaliser les états de caisse et faire un point à l'Administrateur.

11. Gérer l'approvisionnement et le stock des fournitures de bureau, des produits d'entretien et éventuellement d'autres produits (consommables, etc.) pour les besoins du bureau et du Conseil.

12. Coordonner et suivre les activités du personnel d'entretien des bureaux.

13. Faire le passage en revue journalier de la presse nationale et attirer l'attention du Secrétariat Général sur tous les articles relatifs au secteur d'activité et à la profession.

14. Préparer, en collaboration avec l'Administrateur, les voyages et les déplacements des membres et du Conseil.

15. Effectuer toutes les démarches nécessaires dans le cadre des demandes de visa (de la préparation des dossiers jusqu'à l'obtention des visas et la réception des passeports).

16. Réceptionner les cotisations des membres.

17. Veiller à l'application des résolutions du Conseil ainsi que des orientations du Secrétariat Général.

18. Préparer les réunions du Conseil.

19. Organiser la diffusion des correspondances aux membres et aux Administrations, en collaboration avec le chauffeur coursier.

20. Rédiger les procès-verbaux.

21. Effectuer toute autre tâche qui vous sera éventuellement confiée par l'Administrateur ou le Conseil et qui contribuerait à l'amélioration du service et au bon fonctionnement du siège.

Profil requis

Ivoirien(ne), âgé(e) de 30 à 40 ans, titulaire d'un diplôme Bac+2/3 en Assistanat de Direction, Gestion, Administration des Entreprises, Ressources Humaines, Finances ou tout autre diplôme équivalent, vous justifiez d'une expérience d'au moins 2 ans dans un emploi similaire.

Vous maîtrisez :

• Les techniques rédactionnelles de documents administratifs ;

• Les outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Internet, etc.) ;

• Les tâches courantes de secrétariat ;

• Les techniques de tenue de caisse.

Personne de bonne présentation, dynamique, sociable, rigoureuse, positivement réactive, discrète, disponible, dotée du sens de l'organisation, d'un bon esprit d'analyse et de synthèse, soucieuse du détail, souple de caractère et apte à gérer le stress, vous serez amené(e) à communiquer avec des interlocuteurs de tous profils.

Candidature

Pour postuler, cliquez-ici ou https://jobkonect.ai/applyid=9ae72378-6c51-4703-9ae0-2cb4921705e3