Détails de l'offre

Dans le cadre du renforcement de son équipe, une entreprise recrute un(e) Assistant(e) de Direction et de Gestion chargé(e) d'assurer un appui organisationnel, administratif et gestionnaire auprès de la Direction. Le/la titulaire du poste facilite le bon fonctionnement quotidien de la direction, assure le suivi administratif et budgétaire des dossiers, et constitue une interface fiable entre la Direction, les équipes internes et les partenaires externes.

Assistanat de direction

·         Gérer l'agenda, les rendez-vous et les déplacements du/de la Directeur(trice)

·         Organiser, préparer et assurer le suivi des réunions (convocations, ordres du jour, comptes rendus)

·         Filtrer et gérer les appels, courriers et courriels à destination de la Direction

·         Accueillir et orienter les visiteurs, partenaires et prestataires

·         Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes de service et documents officiels

·         Assurer la confidentialité des dossiers et informations sensibles traités

Gestion administrative et budgétaire courante

·         Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire (papier et numérique)

·         Assurer le suivi des dossiers des partenaires en cours d'obtention d'agréments, ainsi que des rendez-vous et rencontres programmés

·         Prendre en charge les nouveaux dossiers reçus au sein du cabinet et en assurer le traitement

·         Effectuer le suivi, avec le Responsable Administratif et Financier (RAF), des opérations de dispatching validées afin de garantir leur bonne exécution

·         Suivre les contrats, conventions et documents administratifs de l'entreprise

·         Préparer les dossiers administratifs pour les instances de gouvernance (conseils, comités)

·         Veiller au respect des procédures internes et des délais administratifs

·         Assurer l'interface avec les prestataires et fournisseurs de services administratifs

Organisation et coordination

·         Coordonner la circulation de l'information entre la Direction et les différents services

·         Organiser les déplacements professionnels (réservations, logistique, notes de frais)

·         Planifier et suivre les événements internes (séminaires, réunions d'équipe, visites)

·         Assurer le suivi des tâches et projets transverses confiés par la Direction

Support à la gestion des ressources humaines

·         Participer au suivi administratif du personnel (congés, absences, dossiers du personnel)

·         Contribuer à l'organisation logistique des recrutements et des intégrations

Formation et expérience

·         Diplôme Bac+2/3 en Assistanat de direction, Gestion, Administration des entreprises ou équivalent

·         Expérience professionnelle d'au moins 2 à 3 ans à un poste similaire, idéalement en appui à une direction générale

Compétences techniques

·         Bonne maîtrise d'Excel (tableaux croisés dynamiques, mise en forme de tableaux de suivi) et des outils bureautiques (Word, PowerPoint, Outlook)

·         Connaissances de base en gestion administrative et budgétaire

·         Maîtrise des techniques de secrétariat (rédaction, classement, gestion documentaire)

·         Bonne expression écrite et orale

·         La connaissance d'un logiciel de gestion ou d'un ERP est un atout

Qualités personnelles

·         Rigueur, sens de l'organisation et de la priorisation

·         Discrétion et sens de la confidentialité

·         Autonomie, réactivité et capacité à anticiper les besoins de la Direction

·         Excellent relationnel et sens du service

·         Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement exigeant

·         Type de contrat : CDI, avec période d'essai de 2 mois, renouvelable une fois

·         Rémunération : selon profil et expérience

·         Avantages : [à préciser — assurance, primes, etc.]

Organisation du travail le samedi

·         Compte tenu de l'indisponibilité de la Direction en semaine, un samedi travaillé au minimum par mois est requis ; le transport est pris en charge par l'entreprise

·         Un second samedi peut être demandé à tout moment par la Direction, notamment pour les comités de gestion ou pour des raisons d'urgence

·         Ce second samedi est récupéré par l'employé(e) la semaine suivante, sur un jour ouvrable, sous forme d'une demi-journée (matinée ou après-midi)