Détails de l'offre

Description du poste

Dans le cadre du renforcement de son équipe administrative, notre entreprise recrute un(e) Secrétaire de Direction.

Rattaché(e) à la Direction, vous aurez pour mission d'assurer un soutien administratif et organisationnel de qualité afin de faciliter la gestion quotidienne des activités de la Direction. Vous jouerez un rôle clé dans la coordination des communications, la gestion des agendas et le suivi des dossiers administratifs.

Missions principales

Gestion administrative

• Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des documents administratifs (courriers, rapports, comptes rendus, notes de service, etc.) ;

• Gérer les courriers entrants et sortants (courriers physiques et électroniques) ;

• Classer, archiver et maintenir à jour les dossiers, fichiers et bases de données administratives.

Organisation des réunions

• Planifier et organiser les réunions de la Direction ;

• Préparer les salles, envoyer les convocations et assurer le suivi des invitations ;

• Élaborer les ordres du jour, préparer les supports nécessaires et rédiger les comptes rendus.

Gestion des agendas

• Assurer la gestion de l'agenda de la Direction ;

• Organiser les rendez-vous, déplacements professionnels et réunions ;

• Coordonner les emplois du temps afin d'optimiser les activités de la Direction.

Communication

• Assurer l'interface entre la Direction, les différents services et les partenaires externes ;

• Diffuser les informations utiles auprès des collaborateurs ;

• Accueillir les visiteurs et répondre aux sollicitations téléphoniques ou électroniques.

Soutien opérationnel

• Apporter un appui administratif à la Direction et aux différents services ;

• Participer à la mise en place et à l'amélioration des procédures administratives ;

• Contribuer à l'amélioration continue de l'organisation interne.

Profil recherché

Formation et expérience

• Être titulaire d'un Bac+2 minimum en Secrétariat, Administration, Gestion ou tout autre domaine équivalent ;

• Justifier d'une expérience en qualité de Secrétaire de Direction ou dans un poste administratif similaire constitue un atout.

Compétences techniques

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) ;

• Bonne connaissance des outils de gestion documentaire ;

• La maîtrise d'un logiciel de gestion de projet constitue un avantage.

Compétences comportementales

• Excellentes capacités de communication écrite et orale ;

• Sens de la discrétion et respect strict de la confidentialité ;

• Grande capacité d'organisation et de gestion des priorités ;

• Esprit d'initiative, autonomie et proactivité ;

• Capacité d'adaptation et aptitude à évoluer dans un environnement dynamique ;

• Bon relationnel et sens du service.

Comment postuler ?

Les personnes intéressées sont invitées à transmettre leur CV ainsi qu'une lettre de motivation à l'adresse suivante : info@halldesgrandescuisines.com