Nous recrutons :
UNE ASSISTANTE DE DIRECTION AUPRÈS DU DG, APPUI BUSINESS
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE
▪ Rattachée directement au Directeur Général
▪ Relations avec l’ensemble des services et partenaires externes
VOS MISSIONS
1 - Support stratégique et opérationnel au Directeur Général
• Gestion d'agenda et de planning
Planification des rendez-vous, réunions et gestion des priorités du Directeur Général.
• Organisation de réunions et déplacements
Logistique, réservation, ordres du jour, comptes rendus, organisation de déplacements et voyages.
• Gestion administrative et secrétariat
Gestion de courriers, traitement des e-mails, accueil des visiteurs.
• Rédaction et suivi de documents
Rédaction de rapports, courriers, notes de synthèse, comptes rendus de réunion…
• Interface de communication
Filtrage et gestion des appels téléphoniques et des échanges de courriels, tant en interne qu'en externe.
2 - Coordination Commerciale
• Coordination des équipes
Faire le pont entre les équipes commerciales et techniques.
• Interface clients
Gestion des dossiers prioritaires ou des clients stratégiques de la Direction Générale.
• Administration des ventes (ADV)
Supervision du cycle de vente, de l'offre commerciale à la facturation et gestion des litiges éventuels.
• Outils CRM
Garantir la qualité des données saisies dans le logiciel de gestion commerciale.
• Gestion contractuelle
Suivi des contrats de maintenance, des licences logicielles et des accords de confidentialité (NDA).
• Réponses aux Appels d'Offres
Compilation des éléments administratifs pour les dossiers d’appels d’offres (Agréments, certifications,
attestations, CV etc.).
• Facturation spécifique
Suivi de la facturation et des offres de la Direction Générale.
Communication & Liaison
• Relais interne
Faire circuler l'information entre la Direction Générale et les équipes commerciales, techniques et
administratives.
• Événementiel
Organisation de séminaires commerciaux ou de salons professionnels.
VOS ACTIVITES PRINCIPALES
• Gestion de l’agenda du Directeur Général.
• Organisation des réunions stratégiques.
• Préparation de dossiers pour appels d’offres (DAO, RFP).
• Mise en forme d’offres techniques et commerciales (infrastructures, cybersécurité, cloud).
• Suivi du pipeline commercial (projets IT, datacenter, réseaux, sécurité).
• Coordination avec les équipes techniques pour chiffrage et propositions d’offres techniques.
• Suivi des devis, contrats, bons de commande.
• Suivi des projets clients (déploiement, livraison, facturation, recouvrement).
• Relance clients (devis, validation, paiement).
• Reporting commercial et suivi des KPI

Profil du poste

Niveau d’études : Bac+3 minimum en Commerce, Marketing, Gestion, Informatique ou Assistanat de
Direction orientée IT
• Expérience requise : 2 ans minimum à un poste similaire
• Expérience chez un intégrateur, fournisseur IT ou société digitale fortement appréciée

VOS COMPETENCES TECHNIQUES
Administration et Ventes : suivi des commandes, facturation, création de devis, mise à jour des fichiers clients.
Relation Client : Accueil téléphonique, gestion des réclamations, conseil, et support aux commerciaux.
Informatique et Outils bureautique : Maîtrise du Pack Office (Excel, Word, PowerPoint), messagerie Outlook et
logiciels CRM (Gestion de la Relation Client).
Organisation : Gestion d'agendas complexes, organisation de réunions, de déplacements et de voyages.
Rédaction : Excellente orthographe pour la rédaction de comptes rendus, de notes de synthèse et de courriers
Organisation et rigueur : Capacité à structurer le travail et à gérer les priorités.
Réactivité et adaptabilité : Souplesse face aux imprévus et aux changements de priorité.
SOFTSKILLS
• Leadership, discrétion et confidentialité
• Excellente communication orale et écrite.
• Sens de l’écoute, diplomatie et aisance relationnelle.
• Anglais requis
• Capacité d’analyse et de synthèse.
• Esprit d’équipe, adaptabilité et réactivité.
• Capacité à travailler sous pression
• Forte capacité d’organisation, planification, suivi, contrôle et évaluation d’activités

Dossiers de candidature

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recrutement@vbest-ci.com
En objet : Assistante de Direction auprès du DG, Appui Business