• Processus de recrutement

  Soutient les fonctions de recrutement et de dotation en personnel et fournit un service client de base et un soutien administratif aux gestionnaires et aux employés.

avec des questions générales sur les ressources humaines, les avantages sociaux, l'emploi et la paie

• Préparer la publicité interne de tous les postes approuvés disponibles.
• Rassemblez tous les CV et préparez-les pour la présentation au responsable des ressources humaines et au jury d'entretien.
• Coordonner les rendez-vous pour les entretiens avec les candidats et le jury d'entretien.
• Coordonner la réservation et la préparation de la salle d'entrevue.
• Créez une liste restreinte selon les conseils du responsable des ressources humaines.
• Coordonner les rendez-vous pour les entretiens avec les candidats présélectionnés et le jury d'entretien.
• Préparer la publicité externe de tous les postes approuvés.
• Suivez le même processus que pour les postes internes.
• Coordonner les vérifications de crédit et de références du candidat retenu.
• Préparez une fiche de paie fictive – l’approbation du responsable des ressources humaines est requise.
• Préparez une lettre d’offre au candidat retenu – le responsable des ressources humaines doit l’approuver.
• Une fois accepté, préparez une lettre de nomination – le responsable des ressources humaines doit l’approuver.

       2. Administration des nouveaux employés

• Courriel de notification au nouvel employé concernant les documents à soumettre le premier jour d'emploi.
• Compilez le pack de démarrage avec les dernières informations et documents.
• Pack de démarrage à remettre au nouvel employé le premier jour de travail.
• Assurez-vous que tous les documents nécessaires sont soumis pour ajouter un employé au système de paie.
• Bienvenue et présentation à la Direction et à l'ensemble du personnel.
• Courriel de présentation à diffuser.
• Planifiez le prochain programme d’intégration du nouvel employé.
• Assurez-vous qu’un dossier personnel est créé pour tous les nouveaux employés.
• Vérifiez que toute la documentation requise pour l’audit est disponible dans le dossier du personnel.
• Demandez un nouvel accès utilisateur sur le portail Gethelp et assurez-vous que toute la logistique concernant les CAPEX est en place pour le nouvel employé.

  3. Processus de gestion des performances

• Les augmentations sont accordées annuellement au 1er avril de chaque année. Une évaluation des performances est réalisée.

Obligatoire avant qu'une augmentation de salaire soit accordée.

• Des rappels par courrier électronique doivent être envoyés à tous les responsables/chefs de service pour toutes les évaluations de performance dues à la fin de l'année.
• S'assurer que toute la documentation nécessaire à l'évaluation des performances est complétée pour être soumise au responsable des ressources humaines
• Prévoir des réévaluations dans les cas où les employés n’ont pas accompli leur travail conformément aux exigences du poste.
• Préparez les lettres d'augmentation, le responsable des ressources humaines doit vérifier les lettres avant leur distribution.
• Assurez-vous que toute la documentation et tous les processus relatifs aux promotions intérimaires sont complétés, par exemple les avenants, les modifications apportées aux systèmes, etc.

4. Relations industrielles et procédures de règlement des griefs

• Préparer toute la documentation connexe (lettre d'avertissement, lettres de réclamation, etc.) à la demande du responsable des ressources humaines.
• Aider à la préparation de toutes les audiences disciplinaires.
• Agir en tant que représentant des RH lors des audiences disciplinaires en l’absence du responsable des RH.
• S’assurer que les procès-verbaux des audiences disciplinaires sont correctement rédigés.
• Préparation de documents pour les dossiers CCMA.

 5. Capacités organisationnelles, diversité et inclusion, programme de reconnaissance, enquêtes salariales

• Aider le responsable des ressources humaines à collecter, préparer et produire des rapports sur l’un des processus ci-dessus.
• Coordonner et assurer les soumissions trimestrielles des nominations pour le programme de reconnaissance mondiale.
• Responsable du programme de reconnaissance des prix pour longs états de service.

  6. Processus de sortie (démissions/licenciements)

• Assurez-vous que la lettre de démission requise a été reçue du responsable/chef de service.
• Préparez la lettre d'acceptation de démission (une fois approuvée par le directeur général du groupe) et envoyez-la par courrier électronique au responsable/chef de service pour signature par l'employé.
• Informez immédiatement le fournisseur Discovery Medical Aid de la démission prévue afin de retirer l'employé du relevé de facturation de CEVA.
• Fournir/aider l'employé à remplir les formulaires de notification de retrait du Fonds de prévoyance.
• Transférer les notifications de retrait aux fonds, assurer le suivi et informer l'employé une fois le paiement effectué.
• Assurez-vous qu'un entretien de sortie est effectué le dernier jour ouvrable du mois et gérez tous les arrangements avec l'employé concerné à cet égard.
• Assurez-vous qu'une liste de contrôle des partants a été remplie et que toutes les actions de la liste ont été effectuées.
• Préparez un rapport trimestriel de rétroaction sur l’entretien de sortie à l’intention de la direction.

   7. Administration des rémunérations et des avantages sociaux

• Assurez-vous que toute la documentation nécessaire est complétée et soumise aux politiques de couverture Discovery & GAP aux nouveaux employés et aux partants.
• Soumettez toutes les modifications demandées par les membres aux consultants en aide médicale dédiés de Discovery & CEVA.
• Assurez-vous que les modifications annuelles apportées aux options du régime d’aide médicale ont été soumises à Discovery avant la date limite indiquée.
• Assurez-vous que les formulaires de nomination de bénéficiaire sont transmis à Liberty Life.
• Traiter et soumettre toutes les demandes de remboursement de décès et d’invalidité au moment et selon les besoins.

    8. Administration des congés

• Coordonner la réception de tous les formulaires de congé nécessaires de la part des employés et de la direction/des chefs de service.
• Assurez-vous que toutes les demandes de congé sont conformes aux exigences du BCEA, du manuel du personnel et du HPCSA.
• Assurez-vous que les soldes de congés disponibles sont respectés à tout moment.
• Vérifiez que tous les congés sont correctement saisis dans le système de paie.
• Gérer toutes les demandes concernant les congés des employés et de la direction/chefs de service.
• Gestion des approvisionnements/Chefs de département avec rapports de congés selon les besoins.

   9. Autres processus administratifs des RH

• Organiser la communication avec les employés de l'entreprise, le bien-être des employés, le bien-être (par exemple, des tests de dépistage annuels) et d'autres services aux employés.
• Assurer l'exactitude des dossiers des employés et toutes les opérations quotidiennes efficaces du bureau des ressources humaines.
• Mise à jour du dossier RH sur le lecteur P avec toute la documentation et les formulaires RH les plus récents.
• Mettre à jour et maintenir les organigrammes de l'entreprise avec tous les nouveaux employés, les départs et les changements.
• Aider à fournir des informations sur demande pour la réalisation des audits BEE, la conformité à l'équité en matière d'emploi et au développement des compétences.
• Gérer les demandes des employés, de la direction et des tiers relatives aux processus RH avec un service client de haut niveau et une confidentialité irréprochable. Veiller à ce que les informations fournies soient toujours exactes. Si nécessaire, s'adresser au responsable RH et Paie.

    10. Administration de la paie

• Communiquer la date de clôture de la saisie de la paie à tout le personnel et rappeler chaque semaine.
• Rassembler et préparer toute la documentation relative aux saisies de paie :
• Coordonner et vérifier les demandes de congés et les données sur la paie
• Modifications des données personnelles (changements d'adresse, de nom de famille, d'état civil, etc.)
• Coordonner et vérifier l'exactitude des feuilles d'heures supplémentaires
• Relevés de carte essence
• Allocations de carburant
• Coordonner le barème des frais de scolarité (développement social BBBEE)
• Détails du nouvel employé
• Détails de l'employé licencié
• Employées en congé de maternité (Effectuer les calculs de provisions et mettre à jour les modifications, s'assurer que les paiements corrects sont effectués à

           (tiers)

• Modifications/ajouts à l'aide médicale
• Modifications/ajouts au Fonds de prévoyance et risques non approuvés
• Garnitures
• Prêts et avances
• AA88
• Toute autre saisie de données (récompenses pour longs états de service, primes de recommandation, etc.)

11. MYHR

• Responsable de la capture et de la mise à jour de toutes les données MYHR, y compris les changements de données, les nouveaux employés, les licenciements, les modifications en masse, etc.
• Exécutez des rapports mensuels à partir des personnes de direction pour garantir l'exactitude des données.

12. Traitement de la paie

• Entièrement responsable de s'assurer que toutes les données de paie sont envoyées aux consultants en paie pour le mois applicable.
• Vérification de base des données de saisie de la paie saisies par rapport aux rapports de contrôle disponibles.
• Chargez toutes les informations pour la distribution du bulletin de paie électronique (Infoslip).
• Assurez-vous que tous les bulletins de paie de tous les employés non-infoslip sont imprimés et distribués à l'aide de listes d'enregistrement pour confirmer la réception

           des fiches de paie.

• Assurez-vous toujours que les sauvegardes nécessaires sont effectuées pendant le processus de traitement de la paie.

13. Rapport de fin de mois de paie

• S'assurer que tous les rapports statutaires et de fin de mois sont complétés et soumis au responsable des ressources humaines

           Pour vérification. À transmettre au service financier et aux autres parties.

• Responsable de tous les rapprochements des paiements de tiers et de la gestion de toutes les requêtes et processus d'audit associés.

14. Autres tâches liées à la paie

• Responsable de toutes les lettres liées à l'administration de la paie, par exemple les lettres de prêt/avance, les retenues salariales ponctuelles, etc.
• Accepter les ordonnances de saisie-arrêt telles que délivrées par le shérif du tribunal après que l'emploi chez CEVA a été confirmé.
• Obtenir régulièrement les soldes impayés auprès des avocats sur les ordonnances de saisie-arrêt pour garantir le recouvrement intégral du solde

            le cas échéant. Fournir des relevés de paiement aux avocats.

• Traiter les demandes des employés, de la direction et des tiers liées aux processus de paie avec un degré élevé de

            Service client et confidentialité. Assurez-vous que les informations fournies sont exactes à 100 % en tout temps. Si nécessaire, consultez

            au responsable des ressources humaines.

 15. Gestion du personnel

• Gérer et diriger la réceptionniste et le stagiaire RH en responsabilisant, en encadrant et en développant chaque équipe individuellement

           membre à sa pleine capacité et à ses pleines capacités.

• S’assurer que toutes leurs tâches requises sont gérées et respectées.
• Veiller à ce que le personnel soit géré en fonction des normes de performance et à ce que le processus disciplinaire soit mis en œuvre

           lorsque cela est nécessaire.

• Identifier leurs besoins de formation afin d’améliorer les connaissances et l’épanouissement du personnel.
• Gérer les congés annuels, les congés de maladie, les congés d'études, les congés pour responsabilités familiales et s'assurer que les demandes de congé nécessaires

            est reçu du membre du personnel et que le service des ressources humaines et de la paie le reçoit, garantissant qu'il n'y a pas

            manquement à l’accomplissement de leurs tâches requises.

• Maintenir le moral du personnel et l’esprit d’équipe au sein du département RH et Paie.

17.  Aider le responsable des ressources humaines dans ses recherches afin de développer, réviser et améliorer les politiques, procédures et processus.

 18. Assurez-vous toujours que toutes les fonctions sont conformes aux exigences légales et réglementaires locales et mondiales.

  19.  Aider au fonctionnement général du bureau et s'assurer que toutes les procédures de contrôle interne et LEAN sont strictement respectées à

               tous les temps.

 20.   D'autres tâches peuvent être assignées