Créée en 1951, I'OIM est l'organisation intergouvernementale de premier plan dans le domaine des migrations et travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L'OIM s'emploie à promouvoir une migration humaine et ordonnée au profit de tous. Elle le fait en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants
L'OIM s'engage à offrir un environnement diversifié et inclusif. Les candidats internes et externes peuvent postuler ce poste. Dans le cadre de ce poste, les candidats internes sont considérés comme des candidats de premier rang. Ce poste fait partie du plan d'ajustement structurel du bureau de l'OIM en Côte d'Ivoire, approuvé le 14.02.2025
Contexte :
Créée en 1951, l'OIM est l'Organisation Intergouvernementale de premier plan dans le domaine des migrations et travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L'OIM s'emploie à promouvoir une migration humaine et ordonnée au profit de tous. Elle le fait en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
Pour mener à bien ses activités, l'OIM recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et des Ressources Humaines basé(e) à Abidjan.
Sous la supervision générale de la Chargée des Ressources (RMO) et la supervision directe de l'Assistant Senior des Ressources Humaines, le(la) titulaire du poste devra, selon les règles et procédures de l'OIM, appuyer l'unité des Ressources Humaines et dans les tâches administratives liées au Chef de Mission:

Attributions et responsabilités
1. Soutenir les processus de recrutement en coordonnant la publication de différents postes (l'avis de vacance de poste ou de l'avis de vacance de poste spécial);
2. Participer au tri des candidatures (longlist) en préparant les entrevues et les tests, la documentation et le matériel requis, en envoyant des communications aux candidats, en communiquant avec les employeurs précédents pour la vérification des références;
3. Préparer les documents d'entrée en service (EOD), la collecte des documents justificatifs, la coordination des examens médicaux EOD, attestations de travail, des certificats de fin de service, des lettres, et appuyer dans la soumission des documents en temps opportun, etc;
4. Remplir le(s) röle(s) assigné(s) au sein de WAVE RH en accordant une attention particulière à la cohérence et à l'exactitude des données;
5. Appuyer les processus de séparation, de classification, de reclassement et de promotion en rassemblant les documents nécessaires, en remplissant des formulaires, en effectuant des calculs de base pour les SCS;
6. Appuyer dans la mise à jour des systèmes d'archivage électroniques et physiques de l'unité, y compris les dossiers du personnel avec tous les documents justificatifs, les dossiers de recrutement, les politiques, les règlements, les lignes directrices et les manuels des ressources humaines, etc; 7. Appuyer dans l'organisation d'activités de formation, faire le suivi pour les formations obligatoires (PSEA, BSAFE, Ethics and Conduct at IOM, IOM Data Protection Principles, I Know Gender Modules 1-2-3, I Know Gender Module 16: Gender Equality and Migration, Information Security Awareness);
8. Organiser les rendez-vous du Chef de Mission, recevoir les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques et répondre aux demandes d'informations courantes;
9. Appuyer le staff international dans l'obtention et le renouvellement des VISA d'entrée et des cartes spéciales.
10. Fournir un soutien administratif et bureautique pour les réunions, comités, conférences; puis examiner, enregistrer, distribuer et traiter le courrier entrant et sortant; assurer le suivi des actions en attente;
11. Accomplir toutes autres tâches qui pourraient lui être assignées.

Qualifications et expérience requises
Education
Diplôme universitaire en Ressources Humaines, Sciences Sociales, Administration des Affaires, Psychologie, ou dans un domaine connexe d'une institution académique accréditée', avec 02 (deux) ans d'expérience professionnelle pertinente, ou;
• Diplôme/Certificat de fin d'études secondaires avec 04 (quatre) ans d'expérience professionnelle.
Expérience
• Une expérience antérieure dans WAVE serait un atout;
• Souci du détail, capacité d'archiver de manière méthodique;
• Discret, patient et désireux d'apprendre de nouvelles choses;
Une expérience professionnelle antérieure au sein d'organisations humanitaires internationales, d'institutions non gouvernementales ou gouvernementales dans un cadre multiculturel est un atout.
Habiletés
• Parfaite connaissance des technologies de l'information et maîtrise des applications Microsoft Office, p. ex. Word, Excel, PowerPoint, courrier électronique, Outlook;
• Capacité de présenter des informations claires et concises;
• Capacité avérée d'établir et de maintenir de solides relations de travail.
Langues
Les langues officielles de l'OIM sont l'Anglais, l'Espagnol et le Français.
Pour ce poste, la maîtrise orale et écrite du Français est requise. Une bonne connaissance orale et écrite de l'Anglais est un avantage.
Compétences Requises
Il est attendu du (de la) candidat(e) qu'il(elle) démontre les valeurs et les compétences suivantes :
Le(la) titulaire du poste doit démontrer les valeurs et compétences suivantes :
VALEURS - Tous les membres du personnel de l'OIM doivent respecter et démontrer ces valeurs:
·
Inclusion et respect de la diversité: Respecte et promeut les différences individuelles et culturelles; encourage la diversité et l'inclusion.

Intégrité et transparence: Respecte des normes éthiques élevées et agit conformément aux principes/règles et aux normes de conduite de l'Organisation. Professionnalisme Est apte à travailler avec sang-froid, compétence et dévouement, et gère les problèmes quotidiens en faisant preuve du discernement requis.

Courage: Est prêt(e) à prendre position sur des questions importantes.
Empathie Fait preuve de compassion à l'égard d'autrui et fait en sorte que les autres se sentent en sécurité et respectés et aient le sentiment d'être traités de manière équitable.

COMPETENCES DE BASE Indicateurs comportementaux - Level 1
• Travail d'Equipe : Met en place et promeut une bonne collaboration au sein de son unité et avec d'autres unités afin d'atteindre les objectifs communs et d'optimiser les résultats.
Obtention de résultats : Produit et obtient de bons résultats rapidement et d'une manière axée sur les services; privilégie l'action et fait preuve de détermination en vue d'obtenir les résultats convenus.
Gestion et partage de connaissances: Cherche en permanence à apprendre, à partager des connaissances et à innover.
Responsabilité: S'approprie les priorités de l'Organisation et assume la responsabilité de ses propres actes et des tâches qui lui sont déléguées.
Communication: Encourage, et contribue à, une communication claire et ouverte ; explique des sujets complexes de manière instructive, stimulante et motivante.

AUTRES
Toute offre en rapport à cette vacance de poste est sujette à la confirmation du financement. L'embauche sera soumise à une certification que les candidat(e)s sont aptes pour l'emploi envisagé et à la vérification du statut de résident, du visa et des autorisations par le Gouvernement concerné, le cas échéant. Seul(e)s les candidat(e)s résidant(e)s soit dans le pays du lieu d'affectation, soit dans un pays voisin situé à proximité du lieu d'affectation seront pris en considération. Dans tous les cas, la résidence légale dans le pays du lieu d'affectation, ou dans le pays voisin situé à proximité du lieu de travail, et le permis de travail, selon le cas, sont indispensables pour occuper ce poste.

Comment Postuler:
Les candidatures doivent être soumises uniquement via les liens ci-dessous :
Candidat(e)s internes (OIM): View the internal job posting
Candidat(e)s Externes: View the external job posting
Vous pouvez visiter notre site Search Jobs - IOM Careers pour voir toutes les offres d'emploi de l'OIM Côte d'Ivoire
Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas considérées
Seules les candidatures présélectionnées seront contactées
Posting period: Du 12.03.2025 au 15.03.2025