Ce rôle est responsable de fournir un service client de première ligne en plus du soutien administratif, de secrétariat et de bureautique, conformément aux politiques et directives de l'ATS, afin de garantir que les objectifs de la réception sont atteints de manière efficace et efficiente.
Gestion des installations : Participer à la planification, à la gestion et au suivi de tous les aspects liés à la gestion du site client afin de garantir que les normes de qualité sont maintenues ou améliorées.
Mission
Réception

o Accueillir les visiteurs de manière rapide, professionnelle et amicale.
o Assurer la propreté générale de la zone d'accueil pour refléter le professionnalisme.
o Traiter les demandes de renseignements et orienter les appels vers les services ou le personnel appropriés.
o Suivi des visiteurs et maintien de la confidentialité des informations sensibles.

Salle de réunion

o Gérer les réservations de salles de réunion.
o Assurez-vous que la salle de réunion est toujours propre et prête pour les réunions (climatiseur, lumières et stores).
o Coordonnez les rafraîchissements (café et thé) comme demandé lors de la réservation.

Liaison avec les services FM du bâtiment :

o Remplir et soumettre les demandes de service FM pour le bâtiment
o Gérer les cartes d'accès fournies par le propriétaire

Événements:

o Aider à la logistique et coordonner les activités lors de l’organisation de l’événement.
o Gérer les réservations de voitures de bureau avec les employés

Papeterie et consommables

o Commandez des fournitures de bureau et des consommables de bureau une fois par semaine.
o Gérer les niveaux de papeterie en stock.

Administration générale

o Aider les collègues à taper, copier et relier, selon les besoins.
o Aider à toutes les autres tâches générales de bureau selon les besoins.

En l'absence du Responsable du Bureau Visa Abidjan

o Accompagner les visiteurs du VP
o Soumettre les factures pour approbation
o Gérer le calendrier du VP
o Effectuer des réservations de voyage et des demandes de visa
o Rapprocher les dépenses du VP
o Achetez du matériel informatique si demandé
o Assister à toute autre demande administrative requise par le vice-président

Assistance du site ATS

o Coordination/préparation des besoins en consommables pour visas, en fruits et en eau, et communication à
ATS
o Réception des marchandises livrées et confirmation/acceptation de la livraison
o Livraisons incomplètes/ruptures de livraison signalées à ATS Procurement
o Bons de livraison à classer pour la collecte ou à numériser et à envoyer par courrier électronique à ATS
Procurement
o Inventaire – Consommables Visa – coordination en collaboration avec ATS
o Création et approbation du permis de travail dans le cadre du visa
o Organiser l'accès et escorter les vendeurs FM

Autres Objectifs

o Établit et maintient une bonne relation de travail avec le client.
o Maximisez et créez de nouvelles opportunités commerciales au sein du compte lorsque cela est possible.
o Gérer les relations avec les propriétaires d’immeubles et les entrepreneurs pour assurer la prestation de
services.

Profil du poste

• Au moins 12 mois dans un environnement similaire de rôles de relations clients et plus d'un an en réception
de première ligne.
• Expérience en service client.
• Résolution de problèmes.
• Connaissances informatiques avancées.
• Bonne connaissance de la Loi sur la santé et la sécurité au travail.
• Expérience dans la gestion de personnel technique, non technique et de sous-traitants.
• Excellentes compétences interpersonnelles.
• Excellente étiquette téléphonique.
• Capacité à faire preuve d’intégrité et de résilience.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Capacité à communiquer avec tous les niveaux de gestion.
• Souci du détail et solides compétences organisationnelles.
• Doit être compétent et professionnel.
• Capacité à planifier, organiser et contrôler ses propres efforts de travail.
• Capacité à gérer plus d’une situation à la fois.
* La maitrise de l'Anglais est très importante

Dossiers de candidature

Les candidats intéressés sont invités à soumettre leur CV et une lettre de motivation à l'adresse recruitment.atstci.external@gmail.com
En précisant en objet du mail : "RECEPTIONNISTE"