COPACI

recrute

ASSISTANTE DE DIRECTION

Description du poste

2.1. MISSION
Le titulaire du poste a pour mission de :
Assurer tous les contacts entrants, en back office, à distance (téléphoniques, mails, courriers) : filtrage, réponse aux questions, orientation vers le service concerné, traitement et rédaction des courriers.
Assurer l’ensemble des contacts sortants à destination des clients, non-clients, prospects, partenaires…
Gérer les échéanciers et les agendas des managers.
Programmer les réunions et la sale de réunion.
Assurer les contacts en front office : accueil physique, déplacements ponctuels.
Assister l’ensemble de la direction générale afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning,
organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil
Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.

Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers
à envoyer.
Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
Gérer les notes de frais.

Profil du poste

Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative
Une expérience minimum de trois ans en assistanat de direction ou commercial est habituellement requise.
Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
Connaissances en gestion administrative
Connaissance des normes rédactionnelles
Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)
Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
Maîtrise de l’organisation d’événements
Connaissances en droit du travail et législation sociale
Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire
Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
Dynamisme
Esprit d’initiative
Discrétion
Organisation et rigueur
Polyvalence
Réactivité et autonomie
Esprit de synthèse et d’analyse
Aisance relationnelle
Esprit d’équipe
Capacités rédactionnelles
Sens de l’écoute et de la communication
Disponibilité
Capacité à travailler dans des délais contraints
Capacités à gérer les situations de crise
Capacité à prioriser
Capacité d’adaptation

Dossiers de candidature

CV à envoyer à serges.toualou@copaci.com 
Mettre en objet: ASSISTANT / ASSISTANTE DE DIRECTION