Emploi

CHARGÉ(E) FLAT

  • Cette offre est expirée !

    • Métier(s): Contrôle de gestion/Audit, Finances/Comptabilité, Ressources Humaines , Logistique/Transport
    • Niveau(x): BAC+2
    • Expérience: 2 ans
    • Lieu: KORHOGO
    • Date de publication: 24/01/2025
    • Date limite: 02/02/2025 (Expirée)
Description du poste

Poste : Chargé(e) FLAT

BASE : Korhogo TYPE DE CONTRAT : CDD 6mois renouvelable en fonction des financements attendus

OBJECTIFS DU POSTE

Le/la chargé(e) FLAT Base contribue à la mise en place efficace des activités de Finance, Administration, Logistique, transparence et conformité sur la base de Korhogo. Il/Elle travaille sous la supervision directe du responsable de Base en étroite collaboration avec les responsables respectifs des départements à sa charge sur le Terrain. Les objectifs du poste sont la bonne gestion des liquidités, le suivi des dossiers du personnel, l’appui à la gestion logistique au niveau de la base et la gestion des documentations FLAT

CHAINES DE COMMANDEMENT

Sous l’autorité de :
- Responsable Chef de Base

RELATIONS DE TRAVAIL

Interne :
- Équipe FLATS Capitale
- Les autres staffs de la base de Korhogo

Externe :
- Toutes les agences humanitaires et les parties prenantes travaillant dans la zone
- Les leaders communautaires et les résidents des villages d’intervention
- Visiteurs externes, à la demande du responsable hiérarchique
- Bénéficiaires des interventions

Acted dans le monde

Acted est une ONG créée en 1993 dont l’objet est la mise en œuvre de programmes d’urgence, de reconstruction et de développement dans les pays en crise et en voie de développement. Acted intervient aujourd’hui, dans 43 pays sur 5 zones (Asie, Afrique, Amérique, Europe et Moyen- Orient) et emploie plus de 5 000 salariés.
Présente en Côte d’Ivoire depuis 2011, Acted se mobilise pour répondre aux urgences et soutenir le relèvement des populations dans le besoin, notamment dans les domaines de l’eau, l’hygiène et l’assainissement, de la sécurité alimentaire et de la reconstruction, tout en continuant à s’investir pour un développement plus durable avec des projets axés sur le développement économique, notamment dans le secteur agricole et l’adaptation au changement climatique.

RESPONSABILITES

I- Finances, Administration RH, Transparence et Conformité

A. Respect des procédures
- Respect de l’ensemble des procédures financières d’Acted ;
- S’assurer de l’exhaustivité des dossiers d’achat avant tout décaissement tel que défini par les procédures logistiques et finance ;
- Être garant de la véracité, de l’exhaustivité et de la remontée régulière de l’ensemble des informations financières et administratives de la base d’affectation ;
- Apporter un appui au Responsable Financier/RH National et répondre à toute demande lui permettant d’avoir une vision plus claire de la situation financière de la base ;

B. Contrôle Budgétaire
- Vérifier la comptabilité ;
- Assurer la remontée des fichiers numériques et des documents physiques au département Finance/RH du siège national ;
- Vérifier les allocations par projet et alerter le responsable Financier/RH national en cas de détection d’erreur.

C. Contrôle des coûts
- S’assurer que tous les coûts avant toute dépense, que celle-ci est éligible sur le projet (date, montant, procédure) ;
- Concevoir et tenir à jour un fichier des Running cost pour la base et s’assurer que les prévisions incluses dans les différents BFU soient conformes.

D. Contrôle interne
- Constituer et tenir à jour les classeurs FLAT de la base ;
- Contrôler et faire remonter le solde de caisse et de sa banque chaque fin de semaine avec le N+1 ;
- Constituer et tenir à jour les dossiers du personnel de la base ;
- Sécurisation caisse / coffre ;
- Saisie des opérations dans le logiciel comptable (SAGA).

E. Tenue de la caisse et Saisie comptable
1- Tenir à jour le livre de caisse :
- Contrôler les entrées / sorties de caisse ;
- Détailler les libellés. Notamment indiquer le type d’article acheté et le nom du fournisseur (la raison sociale et non pas le nom du représentant de la société). Cela est aussi valable pour les vouchers de dépenses ;
- Vérifier quotidiennement le solde indiqué ;
- Numéroter les écritures.

2- Suivre les éventuelles avances réalisées au personnel
- Réaliser un suivi journalier sur un cahier, en reprenant l’exemple de tableau annexé au descriptif de poste (annexe intitulée suivi des avances) ;
En fin de journée :
- Inscrire dans le livre de caisse les avances qui n’ont pas été clôturées dans la journée ;
- Réaliser les feuilles d’avance ;
- Ces avances seront par la suite saisies dans SAGA.

F. Gestion administrative
- S’assurer de la tenue à jour de l’ensemble des documents administratifs de la base (Finance et RH) ;
- Veiller à la remontée des documents originaux vers le siège national et conserver l’ensemble des copies sur la base ;
- Servir d’interface en ce qui concerne la gestion administrative du personnel (Congés, FATS, Paie, Dossiers du per-sonnel…) entre la base et le siège national.

II- Logistique

- Assurer la gestion physique des stocks/livraisons sur la base de Korhogo : connaître exactement la quantité en stock de chaque item ; maîtriser et contrôler les entrées/sorties de stock ; maîtriser et contrôler l’organisation de l’entrepôt ; réaliser des inventaires physiques de la base et potentiellement lors d’intervention terrain ;
- Assurer la gestion administrative des stocks/livraisons du Projet THRIVE à Korhogo et réconcilier le stock physique (dans l'entrepôt) avec les rapports et les registres d’état de stock ;
- Agir comme trait d’union entre le programme à Korhogo et le département logistique d’Abidjan, pour garantir la ges-tion rapide des commandes logistiques : montage des dossiers d’achat ; suivi de l’état d’avancement des com-mandes ; retours hebdomadaires sur le formulaire « suivi des commandes » ;
- Assister le département logistique dans toute autre tâche demandée.

INDICATEURS CLES DE PERFORMANCE:
• % des dossiers exhaustifs dans les classeurs FLAT ;
• % des documents numériques et physiques remontés à temps au siège National à Abidjan ;
• % des avances clôturés dans les délais ;
• % des états de coffre/caisse transmis dans les délais ;
• Niveau de la qualité des reporting financiers au Responsable administration et Finance en Capitale ;
• % des dossiers du personnel de la base à jour ;
• Nb de dossiers d’achat montés et transmis en capitale ;
• % de documents logistiques à jour transmis dans les délais en capitale ;

Profil du poste

COMPETENCES REQUISES ET EXIGENCES PROFESSIONNELLES

Compétences techniques

• Diplôme en Administration et Finance ou équivalent (Bac +2 minimum) ;
• Avoir au moins deux (02) années d’expérience professionnelle dans une ONG internationale à un poste similaire ;
• Parfaite connaissance des principes et méthodes de la comptabilité à partie simple et double ;
• Bonne connaissance et maîtrise du logiciel comptable SAGA ;
• Très bonne connaissance de l’outil informatique (Word ; Excel ; Outlook et des applications électroniques ;
• Bonne connaissance des procédures logistiques standards notamment les achats et la gestion des stocks ;
• Familiarité avec les procédures de gestion/finance des bailleurs de fonds (UN ; ECHO, AFD, USAID, EU-ROPAID……)

Compétences personnelles

• Flexibilité/aptitude à travailler dans l’urgence et sous pression ;
• Bonne gestion de temps et d’organisation du flux du travail ;
• Être animé par l’esprit d’équipe et capable de créer un climat propice au travail sur le terrain ;
• Faire preuve de sérieux, de capacité d’adaptation et d’enthousiasme ;
• Avoir un bon sens de l’organisation et le sens des priorités ;
• Être ponctuel, rigoureux, honnête et avoir le sens de la confidentialité.

Dossiers de candidature

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont priés d’envoyer un dossier de candidature composé de :
• Une lettre de motivation adressée à Monsieur le Directeur Pays de Acted CI
• Un Curriculum vitae (CV) actualisé certifié sincère au plus tard le 02 février 2025 à 23h59 aux adresses suivantes : zephirin.dah@acted.org et saidou.traore@acted.org ;
Veuillez s.v.p. ajouter le titre du message suivant : « Chargé (e) FLAT, Votre Nom » ;

Cependant, vu l’urgence, Acted se réserve le droit d’arrêter le processus dès qu’elle aura trouvé les candidats idéaux

Les dossiers incomplets ou ne répondant pas au profil recherché ne seront pas traités.

Les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contactés par téléphone ou par email à venir passer un test.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

× AVIS AUX CANDIDATS :
Ne payez, SOUS AUCUN PRETEXTE, des sommes d'argent aux recruteurs utilisant notre plateforme Educarriere.ci
EDUCARRIERE décline toute responsabilité quant aux préjudices pouvant découler de ces agissements et se réserve le droit de poursuivre les auteurs.

Pour signaler une erreur ou un abus, envoyez un mail à ci@educarriere.net

VOIR AUSSI