Description du poste

Sous la responsabilité du Directeur Pays, le Chargé Senior des achats et de la logistique exécute des tâches relatives aux achats et aux logistiques (chaine d’approvisionnement, gestion de stocks et actifs, et gestion de flotte). Il/elle s’assure que les achats sont faits, entreposés et/ou approvisionnés à temps selon les règles et procédures d’achat de Helen Keller Intl.

A. TACHES SPECIFIQUES

1. Gestion des achats
• Assurer le bon fonctionnement de la chaine d’approvisionnement, y compris la planification des achats, l’achats des biens et des services, leur transport et stockage.
• Soutenir le personnel du bureau dans la gestion des achats selon les plans d’achats établis dans leurs départements respectifs
• Elaborer les dossiers d'appel d'offres des biens et services et veiller à ce que ces dossiers reçoivent les approbations nécessaires, selon les procédures de Helen Keller et/ou des bailleurs ;
• S’assurer que les informations techniques relatifs aux biens et services commandés sont bien comprises par les fournisseurs et s’assurer de la bonne documentation des dossiers d’achats et des contrats ;
• Faire la mise à jour annuelle (année fiscale) du répertoire des fournisseurs, des prestataires et des consultants qualifiés pour les besoins de Helen Keller Intl. ;
• En collaboration avec le département d’administration, établir des contrats de prestation de service et suivre leur exécution et tenir informées toutes les parties prenantes ;
• Organiser et participer aux dépouillements des appels d’offres pour les achats de biens et de services, rédiger les PV et veiller à ce que tous les soumissionnaires ayant pris part aux processus d’appel d’offres reçoivent des réponses après les dépouillements des cotations ;
• Coordonner le processus d’approvisionnement de Helen Keller en assurant la compétition, la transparence, l’équité, l’efficacité et veiller au respect des procédures, et veiller au respect des délais dans tout le processus de passation de marchés ;
• Préparer les demandes de paiements des commandes exécutées et les soumettre à la signature de la hiérarchie ;
• Assurer la supervision et la coordination de la chaine d’approvisionnement : suivre le processus de commandes des biens et des services jusqu’à leur exécution finale tout en priorisant toujours les besoins exprimés sur le terrain et tenir le Directeur Pays informé de toute difficulté d’exécution ;
• Préparer les rapports trimestriels et annuels sur la situation des achats et des contrats ;
2. Gestion des entrepôts et des actifs
• Assurer des normes appropriées d’entreposage et de gestion des stocks dans les tous les bureaux de HKI
• Organiser et participer aux processus d’inventaires annuels (étiquetage du matériel y compris) et tenir à jour les fiches de stocks et les autres fichiers d’inventaire requis ;
• S‘assurer que les projets sur terrain tiennent à jour des inventaires exacts de toutes les ressources matérielles au moyen de contrôles physiques et de vérifications depuis le bureau central jusqu’au terrain
• Vérifier que les biens, les matériaux et les fournitures du programme sont utilisés de manière honnête et transparente
• Collaborer avec l’Administration pour l’entretien des bâtiments de Helen Keller.

• Assister le Directeur Pays à établir des politiques et des procédures de gestion des achats, d’approvisionnement soutenus par des données et des réalités tout en assurant la gestion et la surveillance quotidienne des domaines susmentionnées.
• Effectuer toute autre tâche qui lui serait demandée en lien avec ses compétences et de ses capacités.

3. Gestion de flotte
• Superviser directement les assistants logistiques en veillant à la bonne gestion de la flotte de véhicules et motocyclettes : tenir leur documentation relative aux pièces administratives, à l’entretien et maintenance et à leur consommation à jour
• Organiser la planification hebdomadaires/mensuelle des mouvements du personnel et/ou de véhicules de Helen Keller Int’l ;
• S’assurer que les conducteurs suivent les politiques et procédures établies en matière de sureté et sécurité routière.
B. AUTRES

• Travailler en collaboration et harmonie avec les partenaires (gouvernements, fournisseurs et autres prestataires) toujours en mettant devant les intérêts et valeurs de Helen Keller
• Assister dans la préparation des missions d’audit/contrôle (interne et externe) du bureau ;
• Appuyer l’orientation des nouveaux staffs recrutés, aux procédures d’achat de Helen Keller Intl.
• Exécuter toute autre tâche assignée par la hiérarchie ;

Profil du poste

• Minimum License Logistique, Achats et Approvisionnement ; Gestion de l’Administration ou un diplôme universitaire équivalent
• Expérience professionnelle d'au moins trois (3) ans dont au moins cinq (02) ans dans un poste similaire, de préférence dans une ONG internationale, ou combinaison équivalente d'études et d'expérience.
• La connaissance des règlements des donateurs, notamment de l’USAID, Banque Mondiale et/ou d'autres agences de développement de gouvernements étrangers, et d'autres agences de développement multilatérales en matières des achats est un atout.
• Un intérêt pour les programmes de développement international et de santé publique ainsi qu'une compréhension de la synergie entre les composantes programmatiques, opérationnelles et financières de la conception et de la mise en œuvre des projets sont hautement souhaitables.
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale en français.
• Bon niveau (parlé et écrit) en anglais.
• Très bonne connaissance de l'informatique, notamment de la suite bureautique Microsoft (Word ; PowerPoint ; Outlook), et solides compétences en Excel, y compris les tableaux croisés dynamiques.
• Aptitude à :
o Exercer des fonctions qui requièrent une grande attention aux détails ;
o de hiérarchiser la charge de travail, d'assumer la responsabilité du travail et d'en assurer le suivi jusqu'à son achèvement.
o Maintenir un équilibre en cas de stress.
o Travailler dans une structure organisationnelle décentralisée avec une approche hautement collaborative.

Dossiers de candidature

Les candidats qualifiés doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae à ci.recrutement@hki.org  en indiquant le titre du poste dans l'objet.
LES CANDIDATURES SERONT ACCEPTEES JUSQU'A CE QUE LE POSTE SOIT POURVU.

Helen Keller est dédiée à constituer un effectif inclusif ou la diversité de tous genre est pleinement valorisée.
Tous les candidats qualifiés recevront une considération pour un emploi sans égard à l’appartenance ethnique, la race, la caste, la couleur, la religion, le sexe, l’origine nationale, l’âge, le handicap ou toute autre caractéristique qui n’a aucune incidence sur la capacite d’accomplir les tâches requises.
Nous nous engageons à fournir des aménagements raisonnables aux personnes handicapées.
Si vous êtes une personne handicapée qualifiée et que vous avez besoin de demander une adaptation pendant le processus de demande d’emploi ou d’entretien, veuillez nous contacter l'Administration à l’adresse téléphonique: 22 41 11 14

HELEN KELLER INTL
• NE DEMANDE AUCUN FRAIS PENDANT TOUT LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT (DEMANDE D’EMBAUCHE, TEST, ENTRETIENS, TRAITEMENT DES DOSSIERS OU FORMATIONS)
• NE DEMANDE PAS D’INFORMATIONS SUR LES COMPTES BANCAIRES DES CANDIDATS