L'assistante de Direction joue un rôle clé en fournissant un soutien administratif et organisationnel à la direction et en veillant au bon fonctionnement du bureau.

Missions et activités du poste
1. Gestion de l'agenda :
• Planification et organisation des rendez-vous, réunions et événements pour la direction.

2. Coordination des réunions :
• Préparation des salles de réunion, envoi des invitations, prise de notes et rédaction de comptes rendus.

3. Communication :
• Réception et filtrage des appels téléphoniques, gestion des courriers électroniques et du courrier postal.

4. Rédaction :
• Création et édition de documents, rapports, présentations et correspondances.

5. Support Organisation des événements :

• Aider à la planification, coordination et exécution des événements internes (réunions d'équipe, formations, etc.) et externes (séminaires, conférences, réceptions).

6. Tâches administratives :
• Gestion des fournitures de bureau, traitement des notes de frais, classement et archivage de documents.

7. Support aux ressources humaines :
• Assistance dans le recrutement et l'intégration des nouveaux employés, coordination des formations et événements internes.

8. Support général :
• Assister la direction dans diverses tâches administratives et projets spécifiques selon les besoins.

9. Support général :
• Prise et organisation des rendez-vous,
• Remontée des informations,
• Accueil et prise en charge des visiteurs,
• Traitement du courrier et des appels téléphoniques,
• Gestion de la boîte e-mail de contact de l'entreprise et traitement, enrichissement et suivi de documents divers,
• Elaboration de reportings et tenue de la caisse dans le respect de la procédure comptable,
• Suivi des factures, échéances,
• Suivi des prestataires et fournisseurs ;
• Planification et gestion des interventions ;
• Réapprovisionnements des besoins du bureau (hygiène, eau, café…) ;
• Supervision des agents d’entretien et de sécurité ; et anticipation sur les paiements.

Toute autres tâches liées à vos compétences

Profil du poste

• Profil
Formation et expérience :
• BAC + 2 minimum en Secrétariat, Gestion, Droit ou Similaire ;
• Expressions orale et écrite irréprochables ;
• Bonne présentation sur soi ;
• Sens de la discrétion et des responsabilités ;
• Expérience pertinente d’au moins un an ;
• Sens du service et de la satisfaction client ;
• Sens de l’écoute, sens du contact, empathie, bonne dimension relationnelle ;
• Curiosité intellectuelle, très bonne culture générale ;
• Autonomie, diplomatie, rigueur ;
• Maitrise des outils informatiques et de Microsoft Office 365.

Dossiers de candidature

Pour postuler, envoyez votre CV à recrutement.iag@infinity-africa.com avec en objet ASSISTANTE DE DIRECTION.