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recrute
ASSISTANTE DE L'ADMINISTRATEUR BILINGUE

Description du poste

Organisation de l’agenda de l’administrateur général et accueil
• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien de l’administrateur général (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir physiquement les rendez-vous.
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
• Assurer les formalités administratives et l’organisation des déplacements professionnels de l’administrateur général
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de l’administrateur général (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation de l’administrateur général
• Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à l’administrateur général que les informations essentielles.
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
• Gérer les notes de frais.
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
• Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…).
•
Communication et interprétariat
• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).
• Assurer l’interprétariat lors de Rendez-vous d’affaires de l’administrateur général ;
• Assurer la traduction des textes et documents (anglais/ français/)

Profil du poste

• BAC +3/4 en assistanat de direction Bilingue ou équivalent ;
• Avoir au moins 05 ans d’expérience ;
• Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
• Connaissances en gestion administrative
• Connaissance des normes rédactionnelles
• Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)
• Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de
numérisation
• Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
• Maîtrise de l’organisation d’événements
Aisance relationnelle
Esprit d’équipe
Capacités rédactionnelles
Sens de l’écoute et de la communication
• Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
• Dynamisme
• Esprit d’initiative
• Discrétion
• Organisation et rigueur
• Polyvalence
• Réactivité et autonomie
• Esprit de synthèse et d’analyse
• Aisance relationnelle
• Esprit d’équipe
• Capacités rédactionnelles
• Sens de l’écoute et de la communication
• Disponibilité
• Résistance au stress
• Capacité à prioriser
• Capacité d’adaptation.

Dossiers de candidature

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