SKY ARCHITECTES
recrute
OFFICE MANAGER

Description du poste

Support administratif au fonctionnement de l’Agence

- Gestion de l’archivage :

o Tenir à jour l’archivage physique et électronique de l’ensemble des documents liés à l’activité de l’Agence ;
o Veiller au respect de la procédure d’archivage par l’ensemble du personnel ;
o Faire un état des lieux des dossiers partagés sur le réseau ;

- Assurer le back-up de l’activité administrative assurée par le Responsable Administratif et Financier :

o Veiller à la bonne application des procédures administratives par l’ensemble du personnel ;
o Gérer une partie des ressources humaines : supervision des recrutements, gestion des dossiers du personnel -le cas échéant- interface avec la Consultante RH ;
o Superviser les activités du pôle administratif (accueil, suivi, informatique, gestion et entretien des véhicules, gestion des sorties des équipes agences et des courses des chauffeurs-coursiers) ;
o Faciliter le partage des informations en interne.

Support administratif à l’équipe projet :

- Organisation des chantiers et projets

o Assister l’OPC pour l’élaboration du planning hebdomadaire des chantiers (lui servir de back-up le cas échéant) ;
o Élaborer le planning consolidé hebdomadaire du pôle technique.

- Suivi des chantiers et travaux :

o Assurer le suivi des projets, sur une base hebdomadaire : point d’avancement du pôle technique ;
o Établir et suivre les situations de travaux avec l’OPC ;
o Enregistrer et transmettre les situations de travaux à l’équipe technique ;
o Calculer les situations des travaux des entreprises (à faire double checker par l’assistante au contrôle de gestion ou le RAF) ;
o Participer à des visites de chantier ;
o Coordonner le planning des sorties du pôle technique.

- Gestion administrative projet

o Gestion des dossiers de Consultation entreprise et de mise au point des travaux de Marché :

 Assurer le montage du dossier de consultation des entreprises (appel d’offres) ;
 Assurer la gestion de la phase d’appel d’offres (invitation, diffusion réception des offres, assistance à l‘analyse, rédaction de la synthèse des offres, ouverture des plis, résultats, etc.) ;
 Élaborer les contrats des entreprises prestataires et contrôler tous les documents contractuels (CCAP, CCAG, etc.) en collaboration avec le cabinet juridique ;
 Assurer le suivi des demandes faites à l’administration et aux services publics.


o Gestion des dossiers de Permis de construire

 Collecter la documentation, faire le montage administratif et le dépôt des dossiers de Permis de construire ;
 Mettre à jour les procédures du Permis de construire ;
 Élaborer les contrats des entreprises prestataires ;
 Assister les architectes dans leurs démarches administratives ;
 Assurer la collecte, la mise à jour et l’archivage de la documentation légale et réglementaire et des procédures relatives au Permis de construire et documents connexes.


Support au développement du portefeuille de l’Agence

- Assurer la veille des consultations ouvertes et des appels d’offres pouvant intéresser l’Agence ;
- Monter, mettre en forme et respecter le format des dossiers d’appels d’offres ;
- Tenir à jour les documents administratifs et juridiques nécessaires pour répondre aux appels d’offre (CV, déclaration CNPS, inscription à l’ordre des Architectes, etc.)
- Assistance à la prospection :
o Veille concurrentielle
o Veille des consultations ouvertes
o Gestion de la partie administrative des appels d’offre et consultations auxquels participe l’agence :
 Réunir et renseigner les documents demandés ;
 Tenir à jour les documents administratifs requis : déclaration CNPS, RCCM, Statut, chiffre d’affaires, fiche profil, attestations, etc ;
 Mettre à jour les CV de l’équipe régulièrement (au moins tous les 3 mois) ;
 Organiser le partage des informations en interne ;
 S’assurer de la transmission des dossiers dans les délais impartis.


Gestion de la communication et des relations presse :

- Assurer l’interface avec les prestataires en communication, Relation de Presse, Relations Publiques, Communication réseau, Organisations, etc. et le formatage des documents en collaboration avec eux ;
- Vérifier régulièrement le site web et le compte Facebook ;

Gestion de l’emploi du temps personnel de la Direction :

- Organiser les réunions, les conférences, les voyages ;
- Alerter sur les tâches et les deadlines importantes ;
- Superviser ou suppléer l’assistante support ou la stagiaire en charge volet personnel des activités personnelles des dirigeants (gestion du personnel de maison, des activités, etc.).

Profil du poste

 Niveau d’études BAC+ 3 minimum,
 5 années d'expérience à ce poste ou un poste similaire ,
 Etre discret.e rigoureux.se, organisé.e et structuré.e
Être autonome, agile et savoir s'adapter
Etre orienté.e résultat
Être doté.e de qualités relationnelles et de capacité de fédérer
Avoir le sens du service client
Avoir une bonne gestion du temps et des priorités
Avoir une grande capacité d'écoute
Avoir le sens de la confidentialité et de l’éthique
Capacité à coordonner des équipes
Capacité à travailler en équipe

Dossiers de candidature

Merci de nous envoyer votre CV + lettre de motivation ainsi que vos prétentions salariales à l’adresse email suivante : info@skyarchitectes.com 

Disponibilité immédiate
NB : Fiche de poste disponible à la demande - test de sélection à prévoir