Description du poste

Sous le contrôle direct de la Directrice Générale, la titulaire du poste est chargée de :
a) ACTIVITES TECHNIQUES
• Au Titre des Activités de Secrétariat
- Apporter un support à la Directrice Générale pour les travaux de saisie, de classement du courrier et de gestion de l’agenda ;
- Réaliser des activités particulières à la demande de la hiérarchie (organisation de réunions ou/et de missions) qui devront être menées selon les instructions afin d’atteindre les objectifs fixés en termes de standard de qualité et d’échéances.
- Recevoir et assurer la diffusion des courriers « arrivés » : Correspondances, Factures
- Recevoir et répondre aux appels téléphoniques, faire le filtrage et la transmission ;
- Effectuer la rédaction des courriers à la signature de la Directrice Générale et rédiger les notes à partir de consignes orales ou manuscrites ;
- Accueillir & installer les visiteurs de la Directrice Générale ;
- Transmettre aux différents Services les instructions de la Directrice Générale ;
- Assurer la tenue, le classement et l’archivage des dossiers et de la documentation de la Directrice Générale ;
- Gérer la collation et s’assurer de sa disponibilité.
- Organiser les déplacements professionnels de la Directrice Générale en prenant en charge toute l’organisation matérielle (réservations, achat des billets de transport, location de voiture, préparation de documents…) ;
- Organiser certaines réunions de travail : inviter les personnes concernées, s’assurer de la préparation de la salle, Eventuellement, assister à la réunion et rédiger les comptes rendus ;
- Préparer certains dossiers après avoir reçu les indications nécessaires de la Directrice Générale ;
- Prendre en charge, de manière autonome, des missions particulières à la demande de la Directrice Générale;
- Préparer certains dossiers après avoir reçu les indications nécessaires de la Co-Gérante ;
- Traduire les documents du français en anglais et vice-versa ;
- Prendre en charge, de manière autonome, des missions particulières à la demande de la Directrice Générale;
- Coordonner la transmission de l’information, organiser et contrôler le travail des collaborateurs directs de la Directrice Générale ;
- Se tenir informé des évolutions dans le domaine de la communication orale, visuelle et plus généralement des nouvelles techniques nécessaires à l’évolution de sa fonction ;
- Assurer l'interface avec des interlocuteurs tant internes, qu’externes y compris à l’étranger.
- Gérer le stock de matériel (Carnet bon de commande ; EPI etc) dans le magasin/bureau de la Directrice Générale ;
- Participer à l’élaboration des plaquettes commerciales de l’entreprise et assurer le stock ;
- Organiser et procéder à la confection des gadgets de fin d’année (Agendas, Bloc-notes etc) en coordination avec la Directrice Générale, le service achats et le service commercial.
b) ACTIVITES D’ADMINISTRATION GENERALE
- Participer à la fixation et à la négociation de ses objectifs (annuels ou ponctuels) clairs et mesurables avec la Directrice Générale ;
- Participer à son évaluation de ses performances avec la Directrice Générale ;
- Renforcer ses capacités opérationnelles à travers les sessions de formation organisées par le Service des Ressources Humaines ;
- Valider prioritairement tous documents administratifs (demande de permission, congés,…) par son Supérieur Hiérarchique ;
- Participer à des réunions périodiques pour échanger sur les éventuels dysfonctionnements des différentes Directions, proposer des actions correctives ;
- Rendre compte continuellement de tous les faits et opérations exceptionnels à la Directrice Générale.

Profil du poste

a. Connaissances
Ce poste requiert de bonnes connaissances en :
• Grande Culture Générale ;
• Organisation de l’Entreprise, de sa Culture interne et des Usages établis ;
• Communication Interpersonnelle ;
• Techniques d’accueil ;
• Techniques de Prise de Notes ;
• Techniques Rédactionnelles ;
• Communication Orale ;
• Communication Interne ;
• Très bonne notion en anglais ;
• Classement Electronique et Physique
• La pratique de l’informatique et de l'Internet est une nécessité à ce poste ;
• Bonne connaissance de la communication (Digitale) ;
• Une notion en anglais ;
-La pratique de l’informatique et de l'Internet est une nécessité à ce poste.
b .Formation
BAC+3 en Lettre moderne, Communication, Secrétariat, markéting, ressources humaines, administration etc. ou autre diplôme équivalent
c .Expériences professionnelles
Une expérience professionnelle réussie d'au moins sept-dix (7-10 ans) ans à un poste similaire.
d. Qualités requises
• Total disponibilité
• Sens des Relations Publiques
• Rigueur
• Capacité de rétention
• Disponibilité
• Ouverture d’esprit
• Sens de l’écoute et de l’observation
• Bonne présentation
• Sens de l’organisation (Gestion des priorités)
• Capacité d’adaptation
• Probité morale
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à travailler sous pressions
• Esprit d’initiative

Dossiers de candidature

Envoyez votre CV à l'adresse suivante: recrurtement@exceliam.com