Description du poste

L’Assistant.e administratif.ve a pour mission d'assurer un support administratif à l'ensemble du
personnel de l'agence, la gestion de la logistique opérationnelle de l’agence et le suivi administratif
des projets (procédures PC, appel d’offre, etc.). Il.elle coordonne les actions liées au fonctionnement
de l’agence. Il.elle est également chargé.e de la communication, d’organiser des évènements
spécifiques (organisation de séminaires, réunions, salons, etc.), de l'encadrement et du back up de
l'assistante réceptionniste stagiaire.

ACTIVITES PRINCIPALES
Administration-projets :

 Gérer les dossiers de Permis de Construire :
- Collecter la documentation, faire le montage administratif et le dépôt des dossiers
de Permis de Construire ;
- Mettre à jour les procédures de Permis de Construire ;
- Assister l'équipe technique dans leurs démarches administratives ;
- Assurer la collecte, la mise à jour et l’archivage de la documentation légale et
réglementaire et des procédures relatives au Permis de Construire et documents
connexes.

 Assurer la gestion administrative des appels d’offre et consultations auxquels participe
l’agence ;
 Mettre à jour les CVs de l’équipe régulièrement (au moins tous les 3 mois) ;
 Synchroniser l'activité et le déplacement des équipes ;
 Mettre à la disposition de l’équipe technique :
- Le matériel de travail ;
- Veillez au fonctionnement des outils de travail (ordinateur, internet) ;
- Apporter une aide pour les reliures des documents projets.

Administration-fonctionnement interne :

 Procédures administratives :
- Rédiger, compléter et mettre à jour les procédures administratives ;
- Veiller à la bonne application des procédures administratives par l’ensemble du
personnel.

 Gestion administrative :
- Assurer la transmission des informations en temps réel entre l'agence et ses partenaires
externes ;
- Faciliter le partage des informations en interne ;
- Tenir à jour les documents administratifs : déclaration CNPS, RCCM, Statut, chiffre
d’affaires, fiche profil, attestations, etc.
- Organiser les évènements auxquels participe l’agence ;
- Assurer l'ensemble des tâches liées à l'activités de l'agence : gestion des cadeaux
entreprises etc.

 Ressources humaines
- Gérer une partie des ressources humaines, en collaboration avec le.la Consultant.e
RH : contrats de travail, fiches de poste, accueil des nouveaux arrivants, absences etc.
- Superviser les recrutements (chauffeurs, assistants.es etc.) ;
- Gérer les dossiers physiques et numériques du personnel ;
- Préparer les états de paie ;
- Assurer l’interface avec le.la Consultant RH sur tous les sujets en lien avec le personnel.

Encadrement de l’Assistante réceptionniste stagiaire pour:

 Superviser l’Assistant.e réceptionniste stagiaire dans la réception des visiteurs, des
clients, des fournisseurs. Les diriger, noter les messages et planifier les rendez-vous ;
 Superviser le travail de gestion de l'activité du Chauffeur-coursier par l'Assistant.e
réceptionniste stagiaire dans ce domaine et le.la suppléer le cas échéant : recrutement,
organisation du planning des sorties véhicules, suivi de l’activité (entretien des véhicules,
tenue des carnets de bord, etc.) ;
 Superviser et contrôler l'exécution des contrats de maintenance des équipements de
l'agence ;
 Apporter son support à l’Assistant.e réceptionniste stagiaire pour la vérification et l'état
des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à
passer ;
 Apporter son support à l’Assistant.e réceptionniste pour passer les commandes auprès
des fournisseurs et autres prestataires et s’assurer de leur paiement par la comptabilité.

Gestion de l’emploi du temps personnel de la Direction / gestion du personnel de
maison:

 Organiser avec l'aide de l’Assistant.e réceptionniste stagiaire les réunions, les
conférences, les voyages ;
 Alerter la direction sur les tâches et les deadlines importants ;
 Gérer avec l'aide de l'Assistant.e réceptionniste stagiaire le personnel de maison et les
différentes activités domestiques (dépannage, abonnements CIE, SODECI etc.)

Profil du poste

SAVOIRS-FAIRE SAVOIRS

- Maitrise des outils bureautiques (Microsoft,
Word, Excel, Powerpoint)
- Maîtrise des techniques d'écriture rapide et
de prise de note
- Avoir de bonne qualités rédactionnelles
- Savoir hiérarchiser et classer des
documents
- Maitrise de la langue française orale et
écrite
- Avoir des connaissances de base en
comptabilité générale, élaborer des devis et
des factures

SAVOIRS-ÊTRE

Rigueur dans la réalisation des dossiers,
rédaction des mails, l’application des
procédures
- Avoir le sens de la confidentialité et de
l’éthique
- Capacité à coordonner des équipes
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité à informer et réagir sur les difficultés
rencontrées
- Capacité à communiquer (avec les clients, les
collègues, la direction, les Entreprises etc.)
- Capacité à gérer le stress
- Proactivité et force de proposition
- Gestion des délais et du temps
- Anticipation et hauteur de vue
Réactivité
- Autonomie et souplesse dans la gestion des
missions assignées
- Être orienté résultat
- Avoir une bonne présentation
- Avoir le souci du détail


PREREQUIS
Diplôme : Avoir au minimum un BTS en Secrétariat Bureautique, Assistanat de Direction
ou Communication ou tout autre diplôme équivalent ou supérieur.

Expérience : Avoir au minimum 4 à 5 années d’expérience dans un poste similaire.

Dossiers de candidature

Veuillez joindre votre CV Et précisez en OBJET: ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF (VE)
Email : Recrutement@richedigitalconsulting.com 

NB: Toute candidature sans la mention de l'Objet dans l'email sera disqualifiée.