Description du poste
Sous la supervision de la direction général et de la direction financière, vos missions seront les suivantes :
1. Gestion administrative
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
Assurer les prises de rendez-vous
Organiser les déplacements professionnels du Directeur Général
Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
Suivre la circulation des parapheurs
Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ….), les
reproduire et les diffuser
Traiter et diffuser des informations internes et externes
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
Prendre en charge des aspects logistiques de la DGS (gestion du stock des fournitures
bureautiques, photocopieur …)
Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la
structure en appliquant les procédures dédiées
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
administrative
Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives
Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information
administrative
Participer à l’organisation d'événements internes
Suivre certains dossiers (relations avec la Ferme Pédagogique, l’association Clinamen,
…) et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
2. Organisation administrative et logistique
Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions
Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations
Vérifier la régularité des réunions : quorum ….
Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes
rendus de réunions et les diffuser (interne, ENT …), finaliser les rédactions des
procès-verbaux, les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés
Suivre le prestataire de prise de notes
Profil du poste
Vous êtes titulaire d’un BAC+2/3 d’Assistante de Direction ou autres filières Administratives, justifiant 03 années d’expériences à un poste similaire dans une entreprise, vous avez une bonne connaissance de la communication en entreprise, du management, une bonne Connaissance de l’outil informatique (Word, Excel, power point, etc.),
Personnalité : Bonne présentation, Bonne moralité, Dynamique, Rigoureuse, Discrète Organisée, ponctuelle et courtois.
contrat CDD d’un an renouvelable.
Dossiers de candidature
Votre dossier de candidature composé d’un CV, devra être envoyé Par mail à as_consulting@outlook.fr
