Description du poste
Sous la responsabilité de l'Office Manager le ou la candidat(e) aura à préparer en amont ou participer aux activités suivantes :
• Commandes auprès des fournisseurs : demande de devis et comparatifs, préparation des bons de commande, suivi des commandes, vérification de la conformité des livraisons, demandes d’interventions ;
• Téléphonie : préparer les courriers/mail d’incorporation, de sortie, de modification de formule, etc. destinés aux opérateurs téléphoniques ;
• Recharger à date déterminée les cartes SIM d’utilisateurs identifiés et répondre à des demandes ponctuelles ;
• Péages : vérifier les consommations et préparer les rechargements, faire les demandes d’incorporation et de retrait ;
• Importations : participer au processus administratif préalable à une importation ;
• Flotte automobile : transmettre les courriers de déclaration de sinistre automobile au courtier, suivre la transmission des attestations d’assurance en cas d’incorporation et de sortie de flotte ;
• Fournitures et produits d’entretien : collecter mensuellement les besoins, les compiler pour les commandes, servir les services ;
• Relations avec les prestataires : assurer un suivi avec les relances qui s’imposent jusqu’à la réalisation de la commande ;
• Tableaux de suivi (internes au service ou partagés) : mettre à jour les tableaux de suivi (flotte des forfaits téléphoniques, Sauvegarde des documents par numérisation ;
• Organisation et classement des documents physiques ;
• Remplacement du personnel en charge du standard en cas d’absence ;
Profil du poste
De formation Bac+2/3 Secrétariat ou Assistanat, vous avez les compétences et qualités suivantes :
• Parfaite élocution ;
• Capacité à analyse des situations et à anticiper ;
• Aptitude à argumenter et à bien communiquer ;
• Maîtrise de la techniques de prise de notes ;
• Capacité à jongler entre diverses tâches ou interlocuteurs en même temps ;
• Utilisation aisée de l’outil bureautique : Word, Excel, M-Files ;
• Excellente présentation et personnalité énergique ;
• Etre force de propositions pour améliorer le fonctionnement du service ;
• Avoir un esprit collaboratif et être disponible ;
• Etre capable d'adapter son comportement à des situations évolutives ;
• Etre capable de travailler en toute autonomie ;
• Respecter la hiérarchie et les procédures ;
• Respecter la confidentialité des informations ;
Dossiers de candidature
CV à responsable_rh@flashintervention.ccom
Mettre en objet le titre du poste "Secrétaire Office Manager"