JEAL BTP
recrute
SECRETAIRE OU ASSISTANTE ADMINISTRATIVE
Description du poste
Missions :
L’assistante exécute des actes administratifs et de gestion courante. Elle recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de l’ensemble de l’administration. Elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Elle prend en charge, en lien avec la Direction Générale et celle des Opérations, l’organisation matérielle et logistique des réunions de l’administration en interne comme à l’externe.
Activités :
1. Gestion administrative
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes ;
• Assurer les prises de rendez-vous ;
• Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques ;
• Suivre la circulation des parapheurs ;
• Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances ;
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ...), les reproduire et les diffuser ;
• Traiter et diffuser des informations internes et externes ;
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur ;
• Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions ;
• Prendre en charge des aspects logistiques (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur …) ;
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative ;
• Classer, pré-archiver les documents ;
• Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations ;
• Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser, finaliser les rédactions des procès-verbaux, les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés ;
2. Connaissances :
• Maîtrise des techniques de communication orale et écrite ;
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
• Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie ;
• Connaissance et maîtrise des réseaux sociaux (Facebook, instagram, …).
Profil du poste
BAC +2 en secrétariat de direction ou bureautique
Missions :
L’assistante exécute des actes administratifs et de gestion courante. Elle recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de l’ensemble de l’administration. Elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Elle prend en charge, en lien avec la Direction Générale et celle des Opérations, l’organisation matérielle et logistique des réunions de l’administration en interne comme à l’externe.
Activités :
1. Gestion administrative
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes ;
• Assurer les prises de rendez-vous ;
• Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques ;
• Suivre la circulation des parapheurs ;
• Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances ;
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ...), les reproduire et les diffuser ;
• Traiter et diffuser des informations internes et externes ;
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur ;
• Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions ;
• Prendre en charge des aspects logistiques (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur …) ;
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative ;
• Classer, pré-archiver les documents ;
• Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations ;
• Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser, finaliser les rédactions des procès-verbaux, les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés ;
2. Connaissances :
• Maîtrise des techniques de communication orale et écrite ;
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
• Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie ;
• Connaissance et maîtrise des réseaux sociaux (Facebook, instagram, …).
Dossiers de candidature
- Curriculum vitae
- Lettre de motivation
- Copie du diplôme
à rh.jealbtp@gmail.com
