INTERNATIONAL RESCUE COMMITTEE COTE D'IVOIRE

RECRUTE

UN (E) (01) ASSISTANT (E) MANAGER ADMINISTRATION

Position : Un (e) (01) Assistant (e) Manager Administration

Localisation : Abidjan

Type de Recrutement : National

Type et Durée de contrat : CDD de 06 mois renouvelable

Date limite de dépôt des candidatures : 02 juillet 2021

À propos d’IRC

International Rescue Committee (IRC) a été fondé en 1933. IRC est une agence humanitaire sans but lucratif, non sectaire et qui apporte une assistance aux personnes déplacées, aux réfugiés et aux personnes victimes de conflits et d’oppression. Il souscrit aux idéaux de la liberté et de la dignité humaine. Le personnel de IRC doit adhérer aux valeurs et principes contenu dans le IRC WAY (Standards pour la conduite professionnelle). Il s’agit de l’Intégrité, le Service, la Responsabilité et l’Egalité. Conformément à ces valeurs, IRC met en œuvre et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité fiscale, la lutte contre les représailles et la lutte contre la traite des personnes. IRC est un employeur soucieux de l’égalité des sexes.

Tâches et Responsabilités

Sous la supervision directe du manager Chaine d’Approvisionnement, l’Assistant (e) Manager Administration aura pour mission de Garantir le bon fonctionnement du service Administration de l’ensemble des bureaux de IRC. A ce titre, il : elle est chargé ( e) de : • Gérer l’ensemble des politiques et des procédures administratives • Assurer la coordination des activités de l’administration et des bureaux terrain • Veiller à la maintenance et l’entretien permanent des infrastructures et bâtiments du siège et des bureaux annexes • Assurer la bonne gestion des contrats de prestations de service, des baux et des avenants • Gérer les relations avec les prestataires externes • Superviser et contrôler la bonne tenue du secrétariat du siège • Superviser l’organisation des missions à l’extérieur • Gérer les avantages du personnel expatrié • Gérer le recouvrement des taxes auprès des services étatiques concernés

Tâches

• Gérer l’ensemble des politiques et des procédures administratives

- Mettre en œuvre les procédures administratives et de gestion des bureaux et participer à leur mise à jour - Mettre à jour le document de bienvenue (Welcome pack) et le partager selon les besoins - Veiller à la mise en application stricte des procédures d’achats des prestations diverses et d’achat de billets d’avions et la réservation des réceptifs hôteliers

• Assurer la coordination des activités de l’administration et gérer l’équipe Administration

- Appui technique aux agents administratifs de la mission avec des visites (2 fois au maximum par an) sur les différentes bases

Tenir des réunions 1 :1 avec chaque personnel supervisé ; y compris les techniciens de surface - Superviser et contrôler la bonne tenue du secrétariat du siège - Tenir à jour le fichier fournisseur administratif (RC, DFE, Contrats, ATC etc) et procéder au contrôle ATC systématique des fournisseurs de l’administration - S’assurer de l’archivage de tous les documents administratifs - Informer, sensibiliser et former le personnel de ménage aux bonnes pratiques quant à l’entretien des bureaux - Produire les différents rapports d’activités périodiques du service administratif

• Veiller à la maintenance et à l’entretien permanent des infrastructures et bâtiments du siège et des bureaux annexes

- Contrôler régulièrement l’état des bâtiments, veiller à la réalisation des travaux de maintenance ou de rénovation nécessaire de l’immobilier et du mobilier - S’assurer que tous les contrats des loyers sont à jour et la communication avec les propriétaires/gestionnaires des bâtiments est archivée. - Veiller à l’état de propreté permanent du bureau principal et des bureaux annexes d’Abidjan

• Assurer la e gestion des contrats de prestations de service, des baux et des avenants

- Rédiger les contrats de prestations de services, les baux et les avenants correspondants - S’assurer de la validation des contrats par le conseiller juridique - Classer et archiver tous les contrats de l’administration - Gérer les relations avec les prestataires

• Gestion des dossiers d’exonération

- Coordination avec la Finance pour la mise à disposition de factures payées (1 fois par mois) - Coordination avec la finance pour la mise à jour du fichier électronique de suivi des exos - Point focal du ministère des Affaires Etrangères pour les dossiers d’exo, dépôt avec gestion de la relation partenaire pour un traitement des dossiers dans les délais requis - Faire le point de la situation des dossiers d’exonération avec la hiérarchie mensuellement

• Vérifier et superviser le règlement des factures diverses de l’administration

- Veiller au règlement dans les délais de toutes les factures, communication, loyers et frais de scolarité du personnel expatrié

• Gérer la communication

- Consolider, tenir à jour la contact list et partager régulièrement avec le personnel la liste - Gérer les relations avec les fournisseurs de services de télécommunication - Coordonner avec les fournisseurs de services de télécommunication les opérations d’identification des employés

• Gérer l’organisation des conférences internationales, missions à l’extérieur et des évènements

- Coordonner la logistique des ateliers et conférences internationales réalisées en Côte d’Ivoire

- Soutenir les programmes et département dans l’organisation de leurs missions à l’extérieur : billetterie réservation d’hôtel… - Organiser les évènements du bureau d’Abidjan - Collaborer avec les Ressources Humaines à l’organisation des activités de team building (fête du Travail seniority Day, fête fiscale, fête du Travail…) - Assurer la traduction de documents ; au besoin - S’assurer de la mise à jour du fichier des voyages internationaux

• Gérer les avantages du personnel expatriés et gérer les visiteurs

- Mettre à disposition le welcome pack aux nouveaux expatriés et aux visiteurs - Faire le suivi des visas expatriés et en effectuer systématiquement les demandes de renouvellements - Prendre en charge la gestion de toutes les formalités liées aux voyages du personnel expatrié (R&R, Annual leave Home leave, Fin de mission, - Préparer les lettres d’invitation des visiteurs - Coordonner l’accueil et l’installation des visiteurs

QUALIFICATIONS REQUISES

• BAC+3/4 en Administration, Droit, Finance ou en Management des organisations. • Expérience de travail d’au moins trois ans à un poste similaire avec les organisations internationales non-gouvernementales ; • Expérience en management d’équipe ; • Excellentes capacités de rédaction en anglais et en français, Excellentes compétences en communication et d'excellentes qualités relationnelles

Dossier de candidature

Un dossier mentionnant le titre du poste à pourvoir et comprenant : • Un CV (y préciser au moins 3 références professionnelles récentes) ; • Une Lettre de motivation adressée à la Directrice Nationale de IRC CI ;

Pour postuler : Assistant Manager Administration

SEULS LES CANDIDAT(E) S PRESELECTIONNE(E) S SERONT CONTACTE(E) S