Description du poste
Projet : Projet Eau et Energie Pour l’Alimentation (PEEPA)- GIZ GmbH
Poste: Réceptionniste - CDD 1 AN Renouvelable
A. Domaine de responsabilité
Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :
Accueillir et les visiteurs internes (autres projet GIZ, Bureau GIZ pays) et externes (clients, visiteurs, fournisseurs, consultants, coursiers),
Gérer l'accès (registre, badges d'entrée…)
Filtrer les appels, transmettre les communications ou mettre en attente, prendre des messages,
Assurer la réception et l’envoi de documents/courriers, l'affranchissement du courrier, la réception et la distribution du courrier,
Assurer la gestion (p.e réservations) et préparation des salles de réunion, la prise de rendez-vous, le classement/archivage de documents administratifs.
Assurer le renouvellement de stock de matériel de bureau et pour les toilettes, eau/boissons et des produits d’entretien
Superviser l’entretien du bureau, des salles de réunion et de la cuisine.
Coordonner la livraison et l’installation de services de catering, travaux de maintenance ou autre
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributs suivants :
B. Attributions
1. Services d’accueil téléphonique et de réception
Le/la titulaire du poste
Répondre au téléphone, transmettre, reprendre ou traiter les appels et les messages
Établir des notes concernant tous les appels qui n’ont pu être traités directement par les collaborateurs ou les collaboratrices concerné(e)s, leur indiquer l’identité de l’appelant, l’heure et le contenu de l’appel
Utiliser le répondeur téléphonique
S’occuper selon une procédure de routine du courrier entrant et du courrier sortant, y compris les télécopies, les messages électroniques, les paquets et les messages à délivrer personnellement
2. Travaux et services de bureau
Le/la titulaire du poste
Enregistrer / consigner quotidiennement le courrier, les télécopies, les messages électroniques entrants et sortants
Trier et distribuer les messages électroniques et les télécopies, ainsi que les autres documents officiels entrants
S’occuper de diriger / réceptionner les documents ou paquets destinés au bureau, aux services gouvernementaux, ambassades, etc. ou en arrivant, et en assumer la responsabilité
Veiller à la disponibilité de stock d’eau, de papier, de matériel d’entretien, de matériel pour les toilettes etc
Veiller à la disponibilité de magazines/journaux/matériel de lecture GIZ pour les visiteurs
3. Autres attributions
Le/la titulaire du poste
Gestion du stock du matériel bureautique de la commande à la livraison. Enregistrer les entrées et sorties. Assurer le suivi des commandes du matériel bureautique et consommables des projets.
Assume d’autres activités et tâches en coordination avec l’équipe et sur instruction de son supérieur hiérarchique
Fait proactivement des suggestions pour l’amélioration de la gestion du bureau, pour discussion avec l’équipe et son supérieur hiérarchique
Coordonne avec le responsable Admin-finance la gestion quotidienne des chauffeurs
Profil du poste
C. Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification
BAC+2/3 Licence en secrétariat ; communication ; administration ou formation similaire.
Expérience professionnelle
Au moins 2 anS d’expérience professionnelle (éventuellement à un poste similaire)
Autres qualifications
Bonne connaissance pratique de l’utilisation des moyens de télécommunication modernes (téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) et des logiciels correspondants (telles que Outlook)
Bonne connaissance pratique de l’utilisation des applications informatiques (telles que MS-Office)
Très bonnes connaissances en français
Très bonnes aptitudes relationnelles
Envie d’apprendre et de se développer
Discrétion, disponibilité, courtoisie et bonne organisation
Dossiers de candidature
vous êtes invités à présenter votre dossier au plus tard le 03 août 2020
au cas où votre profil répond aux exigences du poste.
Le dossier contenant :
- Le Curriculum Vitae et la lettre de motivation
- Les copies de vos diplômes (obligatoires)
- Les références des emplois antérieurs et
- Les PRÉTENTIONS SALARIALES EN BRUTS
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est à déposer physiquement sous pli fermé à la réception du Bureau GIZ à Abidjan en face de la grande Mosquée de la Riviera Golf, 01 BP 7172 Abidjan 01, Côte d’Ivoire avec la mention : « NOM DU PROJET ET INTITULE DU POSTE ».
Les candidat(e)s peuvent également envoyer leur dossier par e-mail à l’adresse électronique suivante avec en objet «NOM DU PROJET ET INTITULE DU POSTE »
recrutement-cote-ivoire@giz.de
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