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    • Poste : UN RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER
    • Type d'offre : Emploi
    • Métier(s): Contrôle de gestion/Audit, Finances/Comptabilité, Gestion
    • Niveau(x): BAC+3
    • Expérience: 3 ans
    • Lieu: Côte d'Ivoire
    • Date de publication: 14/01/2020
    • Date limite: 23/01/2020 (Expirée)

L’ONG GFM3

Recrute

UN RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

 

 

CONTEXTE DE LA MISSION

 

Depuis 2013, CARE a noué un partenariat stratégique avec Mondelez International industriel chocolatier pour la mise en œuvre du projet Cocoa life qui a connu plusieurs phases d’extension. Il est désormais basé sur trois (3) axes qui sont :

 La cacao-culture, une affaire prospère ;

Les Communautés cacaoyères autonomes et inclusives ;

Les forêts conservées et restaurées.

Pour la phase 2019-2021, Mondelez a décidé que CARE transfert ses compétences à d’autres structures nationales qui implémenteront directement le projet sous sa supervision. Ainsi, deux (02) ONG et deux (02) cabinets ont été recrutés. Il s’agit de :

      ONG 2A : Départements de Daloa, Vavoua, Duekoué, Zoukougbeu, Issia, Man et Taï ;

      ONG GFM3 : Département de San Pedro.

      CABINET ISTRADEV CONSULTING : Départements Soubré et Méagui ; 

      CABINET TRUST INTERNATIONAL : Départements de Tabou et San Pedro. 

Dans l’objectif d’assurer le suivi de la mise en œuvre des micro-projets des plans d’action communautaire (PAC), des comités de développement communautaire (CDCOM) ont été mis en place dans chacune des localités par les PMO.

Une convention de financement relative à la mise en œuvre du programme Cocoa life couvre la période de Janvier 2020 à décembre 2020 pour l’exécution du plan de travail de l’an 2 a été signé avec CARE International en Côte d’Ivoire.

Dans ce cadre plusieurs actons ont été mise en œuvre et le contact a été établi avec plusieurs parties prenantes dont les communautés. Au titre des actions mise en œuvre l’on peut noter :

-          La prospection des communautés bénéficiaires ;

-          La conduite du Diagnostic Global Participatif (DGP) en vue de l’élaboration des Plans d’Action Communautaire (PAC) ;

-          La mise en place des organes Comité de Communautaire

-          Le renforcement des capacités des équipes pour l’amélioration de la qualité de la mise en œuvre et le transfert de compétence ;

-          Le renforcement des capacités des membres des communautés dans le cadre de leur accompagnement dans la mise en œuvre des PACs ;

-          Les activités de sensibilisation au sein des communautés. 

Afin de renforcer son équipe technique, la Direction de l’ONG GFM3 recrute un Responsable Administratif et Financier (RAF) qui sera basé à Abidjan.

 

  1. I.     MISSIONS, ACTIVITES ET PROFIL DU RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER (RAF)

 

I.1- Missions du poste :

 

Placé sous la supervision du Directeur Exécutif de l’ONG GFM3, le Responsable Administratif et Financier (RAF) a pour principale mission la mise en œuvre, la supervision et le contrôle des actions du Projet aux plans administratif, financier et comptable. A ce titre, il met en œuvre dans les règles de l’art, les mesures administratives, financières et comptables dans le but de :

ü  Maîtriser l’ensemble des opérations pour en assurer la traçabilité à tout moment ;

ü  Minimiser les risques de dysfonctionnement de l’organisation ;

ü  Rendre plus opérationnel le fonctionnement global du projet.

 

I.2- Activités principales :

 

Le Responsable Administratif et Financier a pour mandat principal de :

 

A- Gestion administrative

En matière de gestion administrative, le RAF est chargé de :

 

-       Assurer l’élaboration et la tenue à jour de la liste détaillée et chiffrée des acquisitions de biens et de services prévues sur le financement du Projet « Pilotage »;

 

-       Assurer l’élaboration et la tenue à jour des rapports sur l'utilisation et le fonctionnement des

 

-       Équipements mis à la disposition des bénéficiaires et veiller à ce que les moyens du Projet notamment les véhicules et motos soient exclusivement utilisés dans des conditions de transparence, d’économie et de sécurité ;

 

-       Veiller à la protection des actifs acquis dans le cadre du Projet et au respect de ses engagements contractuels ;

 

-       Assurer la gestion et veiller à la sauvegarde du patrimoine du projet ;

 

-       Participer à la planification et à l’exécution des travaux d’inventaire ;

 

-       Assurer la préparation et la gestion administrative et financière des contrats.

 

B-  Affaires générales et juridiques

En matière d’affaires générales et juridiques, le RAF est chargé :

 

-       Suivre les baux et contrats conclus avec les prestataires externes (loyers des locaux à usage de bureau, maintenance et entretien des équipements …) ;

 

-       Suivre les polices d’assurance ;

 

-       De la réalisation de tous travaux confiés par le Coordonnateur.

 

C- Gestion des ressources humaines

En matière de gestion des ressources humaines, le RAF est chargé de :

 

-       Préparer les actes de recrutement ;

 

-       Déclarer le personnel à la CNPS ;

 

-       Tenir et de mettre à jour les dossiers individuels du personnel ;

 

-       Veiller au pointage du personnel (heure d’arriver et de départ)

 

-       Préparer et de mettre en œuvre le paiement des salaires ;

 

-       Traiter les requêtes individuelles ;

 

-       Établir et de liquider les déclarations fiscales et sociales ;

 

-       Planifier et de notifier les congés annuels ;

 

-       Préparer et de suivre les dossiers de formation et de perfectionnement du personnel ;

-       Mettre en œuvre la formation initiale et continue de l’ensemble des acteurs de la Cellule de

-       Coordination pour une utilisation effective des procédures administratives, financières et comptables ;

-       Suivre les questions relatives à l’hygiène, la santé et la sécurité sur les lieux du travail.

 

D-  Gestion comptable et financière

En matière de gestion financière, le Responsable Administratif et Financier est chargé de :

 

-                 Préparer et suivre les budgets ;

-                 S’assurer de l’enregistrement des pièces comptables dans le logiciel ;

-                 Procéder à l’analyse des comptes (imputation comptable, budgétaire et par bailleur) ;

-                 S’assurer de la production mensuelle des états de rapprochement bancaire ;

-                 S’assurer du classement des pièces comptables ;

-                 Établir les états financiers (comptable et budgétaire)

-                 Analyser les rapports et expliquer les éventuels écarts ;

-                 Élaborer et actualiser le tableau de bord et les états financiers ;

-                 Préparer et assurer la transmission régulière des Demande d’appel de Fonds ;

-                 Suivre l’état de la trésorerie du Projet ;

-                 Gérer les contrats d’audit comptable ;

-                 Préparer les éléments des audits financiers ;

-                 Faciliter les missions d’audit externe et de supervision financière ;

-                 Coordonner l’élaboration des rapports, des plans d’opération et budgets annuels du Projet et des autres contributions au plan stratégique ;

-                Participer à la rédaction des rapports d'activités.

 

E-      Autres tâches

En plus des tâches ci-dessus énumérées, le Responsable Administratif et Financier est chargé de :

-                Assurer le suivi financier des ressources du Projet instruire tout dossier que le Directeur ou le Coordonnateur de l’ONG GFM3 lui aura confié ;

-                D’assurer le suivi budgétaire et la tenue des tableaux de bord du projet ;

-                De mettre en place des procédures de classement et d’archivage des pièces comptables ;

-                D’assurer le contrôle interne des ressources du projet et préparer les missions d’audit annuel ;

-                D’être l’interface des auditeurs externes pour la conduite des audits du projet ainsi que des missions de supervision du projet ;

-                Participer à l’élaboration d’un plan de formation ;

-                 De contribuer à l’évaluation du personnel administratif et d’appui en fin d’année.

 

  1. I.              3- Profil exigé :

 

-  Être titulaire d’un diplôme de 2nd cycle universitaire en Comptabilité, Gestion, contrôle de gestion ou diplôme équivalent en gestion financière ou comptabilité (minimum Bac + 3) ;

-  avoir, au moins, cinq (3) ans d’expériences professionnelles dans un cabinet comptable, d’audit, entreprise, administration publique ou projet, notamment dans les domaines de la gestion administrative, comptable et financière des projets et programmes de développement ; de la conception et la mise en place d’une comptabilité informatisée ; de la gestion d’un service comptable, l’élaboration d’instruments de gestion financière et comptable, de mise en place et de gestion de ces systèmes ; dont au moins 3 ans d’expérience comme Responsable administratif et financier dans des projets de développement à financement extérieur.

-  Avoir confiance en soi, avoir une capacité à travailler en équipe ;

-   Avoir une bonne capacité d’analyse et d’organisation ;

-   Avoir d’excellentes compétences en communication et gestion de l’information ; -

-   Avoir des aptitudes à assurer la mise en place et la tenue de façon rigoureuse d’une comptabilité et d’outils de gestion ; 

-   Avoir une expérience dans la gestion des projets financés par des bailleurs de fonds multilatéraux, sera un atout ;

-   Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (notamment les logiciels Word, Excel, Accès, logiciels de gestion et comptabilité) ;

-   Être apte à diriger une équipe et à gérer de façon harmonieuse l’ensemble des ressources humaines ;

-   Avoir une connaissance et la maîtrise des logiciels comptables usuels et du système informatisé de gestion adaptée aux projets de développement ;

-   Disposer d’une bonne capacité en analyse financière, en communication et en rédaction des rapports financiers.

 

II. Qualité Exigée :

 

-     Être de bonne moralité ;

-     Jouir de ses droits civiques ;

-     Être intègre, appliqué et rigoureux ;

-     Être capable de saisir les détails ;

-     Être physiquement apte pour les activités de terrain ;

-     Avoir une conscience professionnelle et des aptitudes à travailler en équipe et sous pression ;

-     Avoir une bonne capacité d’analyse, de rédaction et de synthèse ;

-     Avoir le sens de l’organisation du travail ;

-     Avoir le sens des relations humaines ;

-     Avoir un esprit d’initiative et de rigueur dans le traitement des dossiers ;

-     Avoir une large ouverture d’esprit, être disponible à travailler en équipe ;

-     Avoir des qualités d’écoute et de dialogue.

 

III.  CONDITIONS DE PARTICIPATION

 

Le poste est ouvert aux candidats indépendants et agents de l’Etat de Côte d’Ivoire qui répondent aux critères ci-dessus. Il s’agit d’un poste à temps plein qui ne peut être cumulé avec d’autres fonctions, dans le secteur privé ou au sein de l’administration.

 

  1. IV.             DUREE DE LA FONCTION

 

La durée du contrat de chaque agent est d’un (01) an renouvelable sur la durée du Projet. Le renouvellement ne peut intervenir que si ses états de service sont satisfaisants pour l’ONG GFM3.

 

  1. V.                EXIGENCE DU POSTE

 

Le lieu d’affectation est le siège du projet basé à Abidjan avec des déplacements fréquents dans la zone d’intervention.

NB : Les Candidatures féminines sont fortement demandées

 

 

VI.    COMPOSITION DU DOSSIER DE CANDIDATURE ET DATE LIMITE

 

  1. Une demande adressée à Madame la PCA de l’ONG GFM3 tenant lieu de lettre de motivation ;
  2. Un Curriculum Vitae détaillé faisant ressortir les expériences professionnelles ou personnelles, notamment dans le domaine de gestion de projets ;
  3. Une copie certifiée conforme des diplômes obtenus et une copie des certificats de travail et attestations de formations ou stages ;
  4. Les noms et adresses de deux personnes références.

 

Le dossier complet doit être déposé sous plis fermés, portant la mention « Recrutement pour le poste

 

De Responsable Administratif et Financier (RAF) ONG GFM3-CARE-COCA LIFE » au plus tard le Jeudi 23 Janvier 2020 à 17h00, au Secrétariat de l’ONG GFM3, sise à Cocody-2 Plateaux les perles, carrefour OPERA quartier commandant SANON. Tél. : (225) 22522065

Auprès de mademoiselle Ouattara Nassana

 

ou transmettre votre candidature à l'adresse suivante: gfem3recrute@gmail.com

 

  1. VII.          DEROULEMENT DU RECRUTEMENT

 

Le recrutement se déroulera en trois (03) phases :

Phase 1 : présélection sur dossier en vue de la constitution d’une liste restreinte de candidats qualifiés ; Phase 2 : évaluation des CV de la liste restreinte ;

Phase 3 : test pratique pour les candidats présélectionnés sur la base des termes de référence du poste suivi d’un entretien oral avec un jury.

 

NB : Toute candidature reçue hors délai ou sous pli ouvert sera rejetée. Seuls les candidats ayant franchi la phase précédente seront contactés pour la phase suivante. Les candidats seront classés par ordre de mérite à l’issue de la sommation des notes des phases 2 et 3

 

Le candidat retenu devra fournir avant tout engagement, un casier judiciaire datant de moins de trois (03) mois


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