GIZ GMBH BUREAU ABIDJAN

recrute

ASSISTANT/E ADMINISTRATIF/VE ET COMPTABLE

Description du poste

GRSE ABIDJAN CDD RENOUVELABLE

A. Domaine de responsabilité

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :
 Services de secrétariat,
 Tenir la caisse du projet, effectuer les opérations quotidiennes et documenter les mouvements conformément aux procédures GIZ
 Classer les documents comptables et les documents du projet dans des dossiers conformément aux règles de classement de la GIZ
 Appuyer les experts nationaux et internationaux dans leurs fonctions administratives

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributs suivants :

B. Attributions
1. Services de secrétariat
Le/la titulaire du poste
 Répond au téléphone, traitent reprend ou transfère les appels et les messages
 Enregistre, documente et organise régulièrement le courrier entrant et sortant (télécopies, messages électroniques, paquets et messages à délivrer personnellement)
 Assure une bonne communication et transmission de l’information au sein du projet et avec le Bureau GIZ
 Photocopie et numérise les documents en fonction des besoins
 Aide à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des dossiers pour le projet, traite les informations de manière confidentielle et intègre, en particulier dans les domaines des ressources humaines et des finances
 Prend des dispositions pour se faire remplacer en cas d’absence
 Soutient la préparation de programmes de visite, gère le planning des déplacements, organise le transport des visiteurs/visiteuses
 Prête assistance pour l’organisation d’évènements et la documentation de réunions/ateliers séminaires au sein et en dehors du projet
 Participe aux réunions (d’équipe/ateliers internes et externes et aide) leur documentation
 Correspondance en français
 Traitement de textes et des tableurs sous MS Office
 Organisation des réunions et séminaires

2. Tâches d’organisation et d’administration

 Suivi administratif des contrats
 Gestion des équipements (inventaire, onsite Asset)
 Suivi des achats et la remise du matériel selon les règles de la GIZ en collaboration avec le service « achat et logistique » du bureau GIZ
 Traitement de frais de mission et leurs décomptes en collaboration avec la gestionnaire de contrats
 Suivi des carnets de bord des véhicules du projet et des consommations carburant

3. Tâches de suivi des moyens financiers
 Préparer le budget mensuel en collaboration sur indication du supérieur hiérarchique
 Veiller aux procédures financières des différents contrats et subventions locales établies avec les partenaires
 Contrôler la validité de toutes les pièces comptables parvenues
 Préparation bimensuelle des pièces justificatives avant l’envoi au bureau pour la saisie à la comptabilité
 Suivi administratif des contrats
 Tenue de caisse selon les règles GIZ

4. Tâches de Secrétariat

 Assurer toutes les tâches de secrétariat qui lui sont confies

Profil du poste

C. Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification
 BAC+2/3 BTS Secrétariat, gestion administrative et/ou comptabilité ou certificat / diplôme similaire

Expérience professionnelle et compétence
 au moins trois (3) ans d’expérience professionnelle à un poste similaire
 bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants : téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (MS Office, Cashbook, Outlook)
 très bonne maitrise (à l’oral et à l’écrit) des langues française et anglaise ; connaissance en allemand serait un atout
 excellentes capacités de gestion, bonne organisation, rigueur, disponibilité, courtoisie, discrétion
 acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées seront sélectionnées en concertation avec le cadre de direction compétent.

Dossiers de candidature

DEPOT PHYSIQUE DES DOSSIERS DE CANDIDATURE
Le dossier contenant : - Le Curriculum Vitae détaillant les tâches des différents postes antérieurs - Les copies de vos diplômes (obligatoires) - Les références des emplois antérieurs - La lettre de motivation et PRETENTIONS SALARIALES est à déposer sous pli fermé à la réception du Bureau GIZ à Abidjan en face de la grande Mosquée de la Riviera Golf, 01 BP 7172 Abidjan 01, Côte d’Ivoire avec la mention « GRSE + Intitulé du poste ». Les dossiers ne contenant pas l’intégralité des documents mentionnés ci-dessus seront immédiatement rejetés. Les candidatures féminines sont vivement recommandées . Date Limite de dépôt: 04 DECEMBRE 2019 délai de rigueur Seuls(les) les candidats/tes sélectionnés(es) seront contactés(es).