PARCO
recrute
SECRETAIRE
Description du poste
Dans le cadre du déploiement de ses activités sur tout le territoire national, une société ivoirienne, spécialisée dans la distribution de la monnaie électronique, est engagé dans le processus de recrutement d’une (1) SECRETAIRE.
Mission
La secrétaire est chargée de réserver un accueil de qualité aux visiteurs. Elle assure le secrétariat d’un pool de Directeurs et réserve un accueil de qualité aux usagers du service. Au besoin, elle assure la bonne circulation des informations. Tâches et responsabilités
• Accueillir les visiteurs en les orientant et en enregistrant lesdites visites et leurs motifs dans le registre des visites
• recevoir, rédiger et transmettre le courrier et les e-mails ;
• assurer le classement et l'archivage des dossiers qui lui sont confiés ;
• tenir à jour l'agenda de son service et de sa hiérarchie ;
• préparer les déplacements de sa hiérarchie ;
• organiser des réunions, des colloques et autres meetings ;
• assurer la prise de notes lors des réunions, puis rédiger les comptes-rendus.
• Effectuer le traitement des textes et des documents reçus en faisant les saisies, les mises en forme, les enregistrements dans le chrono et en les archivant en fin de processus.
• Traiter les appels téléphoniques échangés entre tous les services et l’extérieur, et s’assurer qu’ils sont correctement transmis.
• Gérer le stock de fournitures de bureau du Programme en élaborant la liste des existants, en assurant son approvisionnement et le suivi des sorties de stocks, en effectuant les différents inventaires et le suivi des écarts éventuels etc
• Réceptionner les réponses aux appels d’offres (facture pro-forma, devis, etc.)
• Gérer les recharges du téléphone portable du bureau en veillant à ce que tous les appels soient enregistrés, que les factures du fournisseur soit correctement payées.
• Effectuer des achats sur instructions de son supérieur hiérarchique quand c’est nécessaire.
• Assister les Directeurs de services dans l’organisation de leurs activités quotidiennes.
• Participer activement à l’organisation des réunions, séminaires
• Cette liste n’est pas limitative.
Profil du poste
Etre âgé(e) de 30 ans au moins
• Etre titulaire du BAC+2 secrétariat /Assistanat de Direction
• Justifier d’une expérience d’au moins deux (2) ans dans une fonction similaire • Maîtriser les outils bureautiques et internet Attitudes et qualités personnelles
• Sens de la responsabilité et du leadership
• Disponible et physiquement bien portant
• Flexibilité- écoute
• Pro-activité
• Résistance au stress
• Capacité à communiquer clairement
Dossiers de candidature
Un dossier contenant une lettre de motivation, la prétention salariale adressée au DRH, un vitae détaillé avec mention de trois (3) références et une copie des diplômes et attestations doit être déposé à recruitmentparco6@gmail.com
