Description du poste
-L’assistante exécute des actes administratifs et de gestion courante.
-Elle recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale des Services.
-Elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
-Elle l’organisation matérielle et logistique des réunions
-Elle Assure l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Assurer les prises de rendez-vous
-Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
- Suivre la circulation des parapheurs
-Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances
-Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ….), les reproduire et les diffuser
- Traiter et diffuser des informations internes et externes
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
-Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
- Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
-Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives
Profil du poste
-Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
-Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.
Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
- rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail
- Sens des priorités
- Sens de l'organisation
- Capacité à prendre des initiatives
- Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
- Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs directeurs
Dossiers de candidature
Envoi d'un CV avec intitulé du poste "ASSISTANTE DE DIRECTION" à l 'adresse suivante : textrecrutement@yahoo.com
