GIZ GMBH

recrute

RESPONSABLE ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE BILINGUE (FRANÇAIS-ANGLAIS), CDD

Description du poste

RESPONSABLE ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE BILINGUE (FRANÇAIS-ANGLAIS), CDD 1 AN RENOUVELABLE
PROJET COMCASHEW, ABIDJAN

A. Domaine de responsabilité :

Le titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

 Assurer le bon fonctionnement de la Banque conformément aux procédures standard GIZ (Entrées et sorties du bank/bankbook)
 Soutenir l'équipe "Administration-Comptabilité-Logistique".
 Soutenir la hiérarchie pour le suivi financier périodique du budget de ComCashew
 Coacher l'équipe du programme en relation avec les procédures GIZ
 Appui aux missions de contrôle interne et d'audit
 Vérifier les dossiers de demandes d'établissement de contrats selon la délégation de pouvoir et établir les contrats
 Assurer la communication avec le bureau de pays concernant les services fournis et les besoins des projets
 Effectuer les tâches administratives et comptables du programme de façon indépendante.
 Appui à l'équipe Administration-Comptabilité-Logistique pour les activités des autres bureaux de projets au Ghana, au Burkina, en Sierra Leone, au Bénin et au Mozambique
 Discuter régulièrement avec le supérieur hiérarchique de la situation et des contraintes de l'Administration
Dans ce contexte, le titulaire du poste a les responsabilités suivantes

A. Attributions :

1. Service et tâches d'organisation
Le titulaire du poste :

 Assurer une bonne organisation et communication de l'équipe du projet Administration-Comptabilité-Logistique
 Superviser l'équipe d'administration et de comptabilité du programme.
 Assure l'exécution autonome des tâches assignées à l'équipe Administration- & Comptabilité-logistique.
 Exécute les tâches administratives, comptables et financières du programme de façon indépendante.
 Contribuer à l'organisation de missions, d'ateliers et d'autres réunions de projet ;
 Gérer les réservations d'hôtel, les salles de conférence, etc.
 Superviser le travail du personnel (assistant administratif et comptable, chauffeur, femme de ménage, jardinier)


2. Tâches d’administration et finances
Le titulaire du poste :

 Suivre la planification consolidée des congés du personnel national du Programme national
 Vérifier les enregistrements d'heures supplémentaires.
 Accompagne l'équipe d'Assistants Administratifs & Caissiers, Comptable, Logistique dans leurs tâches quotidiennes.
 Établit et met à jour les notes de programme internes conformément aux procédures de la GIZ.
 Accompagnement et mise à jour des procédures GIZ pour les nouveaux collègues du programme à Abidjan.
 Assurer la vérification et le traitement des dossiers pour l'élaboration des contrats (Services & conseil) au niveau du projet
 Appui à la logistique
 Soutien à la vérification des dossiers d'approvisionnement traités dans le cadre du projet
 Offrir un encadrement à distance et en cours d'emploi aux adjoints administratifs en comptabilité et aux caissiers de programme dans le cadre de leurs activités administratives quotidiennes.
 Assurer la vérification de l'étiquetage de l'inventaire des différents bureaux avant validation de la liste d'inventaire par la hiérarchie (Liste d'inventaire, hors inventaire, etc.…)
 Appuie les équipes de l'Administration-Comptabilité dans la remise, le transfert et l'élimination de tout le matériel d'inventaire.
 Assurer la classification des dossiers papier (classeurs) et des dossiers (PC et/ou DMS) sous sa responsabilité selon les règles de classification GIZ

3. Tâches d’administration et finances

Comptabilité
Le titulaire du poste :

 Assurer le bon fonctionnement de la banque ComCashew à Abidjan conformément aux procédures
 Effectuer toutes les fins de mois le rapprochement bancaire
 Effectue des paiements par l'intermédiaire du système bancaire OMNI
 Assurer la validation des documents comptables avant le paiement par la caisse
 Assurer la validation des documents comptables avant le paiement par la banque
 Assure le suivi mensuel consolidé des comptes débiteurs et créditeurs du bureau
 Assurer la validation des frais de déplacement des employés nationaux avant la signature de la hiérarchie
 Assurer la validation des budgets des ateliers au niveau du programme
 Effectuer des contrôles inopinés de la caisse.
 Encadre les assistants comptables, logistiques et administratifs de caisse dans le cadre des procédures GIZ pour leurs activités quotidiennes.
 Vérifie les documents comptables du projet avant de les transmettre au bureau de pays
 Assurer la vérification des formulaires de clôture mensuels winpaccs avant la validation de la hiérarchie
 Suivi des corrections apportées aux pièces comptables (feuille d'erreurs)
 Prise en charge de la validation des documents comptables des autres PN par la hiérarchie avant leur transmission au bureau de pays.
 Prise en charge de la validation des documents relatifs au règlement des subventions locales avant la signature de la hiérarchie
 Appuie les experts d'autres PN dans leurs activités quotidiennes liées à ses tâches.
 Faire immédiatement rapport au directeur des finances et de l'administration sur toutes les questions de comptabilité et de conformité. Tâches d’administration et finances

4. Tâches d’administration et finances

Finance
Le titulaire du poste

 Appuie la préparation du budget prévisionnel (mensuel et annuel) du programme
 Surveiller le flux de trésorerie du programme (FIMO Control)
 S'assurer que le programme demande des fonds au bureau de pays (PFMA)
 Effectuer des transferts d'argent sur le terrain pour les activités mensuelles.
 Gérer le projet en toute sécurité à Abidjan
 Supporte le suivi mensuel des dépenses de ComCashew par rapport au budget détaillé reçu de la hiérarchie à l'aide du logiciel autorisé par la hiérarchie.
 Transmet périodiquement la situation des obligations de ComCashew au bureau de pays afin d'attirer leur attention sur les régularisations à effectuer.
 Assure la gestion financière du programme, y compris, par exemple, les retraits d'espèces, la tenue de livres, les comptes bancaires, le traitement et l'entrée des reçus dans le livre de caisse, le livre de banque et les winpaccs.
 Prise en charge des missions d'audit et de contrôle interne (1K - Fiche de contrôle A+C)
 Assure le suivi des recommandations en matière de contrôle interne et envoie un retour d'information au bureau.
 Suit sur les feuilles de contrôle A et la feuille d'erreur

Profil du poste

C. Qualifications, compétences et expérience requises :
Exigence du poste
 Être entièrement bilingue et capable de communiquer facilement en anglais et en français ; Avoir une bonne capacité à utiliser des outils informatiques généraux et spécifiques (tableurs, internet, logiciels utilisés par le projet : Word, PowerPoint) ; Faire preuve d'autonomie et d'initiative. Le poste requiert dynamisme, savoir-faire et flexibilité dans les relations avec ses interlocuteurs ;

D. Qualifications :

 Niveau minimum de BAC + 4 en Finance et/ou diplôme équivalent (MBA, DESS, etc.…) ; Certificat/diplôme délivré par une école de formation reconnue ; Expérience dans des postes de responsabilité dans le domaine que vous recherchez ;

 Expérience professionnelle : Au moins 3-5 ans d'expérience dans un poste similaire ;

Dossiers de candidature

Le dossier contenant : - Le Curriculum Vitae détaillant les tâches des différents postes antérieurs - Les copies de vos diplômes (obligatoires) - Les références des emplois antérieurs - La lettre de motivation et PRETENTIONS SALARIALES est à déposer sous pli fermé à la réception du Bureau GIZ à Abidjan en face de la grande Mosquée de la Riviera Golf, 01 BP 7172 Abidjan 01, Côte d’Ivoire avec la mention « Intitulé du poste + le nom du projet ». Les candidats/tes peuvent également envoyer leur dossier par e-mail à l'adresse électronique suivante: giz-cote-ivoire@giz.de Les dossiers ne contenant pas l’intégralité des documents mentionnés ci-dessus seront immédiatement rejetés. Les candidatures féminines sont vivement recommandées
Date Limite de dépôt: 16 juillet 2019 délai de rigueur