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recrute
ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET COMPTABLE ABENGOUROU (H/F)
Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :
Services de secrétariat,
Tenir la caisse du projet, effectuer les opérations quotidiennes et documenter les mouvements conformément aux procédures GIZ
Classer les documents comptables et les documents du projet dans des dossiers conformément aux règles de classement de la GIZ
Appuyer les experts nationaux et internationaux dans leurs fonctions administratives
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributs suivants :
B.Attributions
1. Services de secrétariat
Le/la titulaire du poste :
Répond au téléphone, traitent reprend ou transfère les appels et les messages
Enregistre, documente et organise régulièrement le courrier entrant et sortant (télécopies, messages électroniques, paquets et messages à délivrer personnellement)
Assure une bonne communication et transmission de l’information au sein du projet et avec le Bureau GIZ
Photocopie et numérise les documents en fonction des besoins
Aide à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des dossiers pour le projet, traite les informations de manière confidentielle et intègre, en particulier dans les domaines des ressources humaines et des finances
Prend des dispositions pour se faire remplacer en cas d’absence
Soutient la préparation de programmes de visite, gère le planning des déplacements, organise le transport des visiteurs/visiteuses
Prête assistance pour l’organisation d’évènements et la documentation de réunions/ateliers séminaires au sein et en dehors du projet
Participe aux réunions (d’équipe/ateliers internes et externes et aide) leur documentation
Correspondance en français
Traitement de textes et des tableurs sous MS Office
Organisation des réunions et séminaires
2. Tâches d’organisation et d’administration
Suivi administratif des contrats
Gestion des équipements (inventaire, onsite Asset)
Suivi des achats et la remise du matériel selon les règles de la GIZ en collaboration avec le service « achat et logistique » du bureau GIZ
Traitement de frais de mission et leurs décomptes en collaboration avec la gestionnaire de contrats
Suivi des carnets de bord des véhicules du projet et des consommations carburant
Organisation et coordination du travail du personnel auxiliaire du projet et travaille efficacement avec lui
3.Tâches de suivi des moyens financiers
Préparer le budget mensuel en collaboration sur indication du supérieur hiérarchique
Veiller aux procédures financières des différents contrats et subventions locales établies avec les partenaires
Contrôler la validité de toutes les pièces comptables parvenues
Préparation bimensuelle des pièces justificatives avant l’envoi au bureau pour la saisie à la comptabilité
Suivi administratif des contrats
Tenue de caisse selon les règles GIZ
4.Tâches de Secrétariat
Assurer toutes les tâches de secrétariat qui lui sont confies
Profil du Candidat
C.Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification :
BAC+2/3 BTS Secrétariat, gestion administrative et/ou comptabilité ou certificat / diplôme similaire
Expérience professionnelle et compétence :
au moins trois (3) ans d’expérience professionnelle à un poste similaire
bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants : téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (MS Office, Cashbook, Outlook)
très bonne maitrise (à l’oral et à l’écrit) des langues française et anglaise ; connaissance en allemand serait un atout
excellentes capacités de gestion, bonne organisation, rigueur, disponibilité, courtoisie, discrétion
acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées seront sélectionnées en concertation avec le cadre de direction compétent.
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