ASCENS SERVICES
recrute
UNE ASSISTANTE DE DIRECTION
Description du poste
ASCENS Services est une société de prestations informatiques spécialisée dans l’intégration et le support de solutions logicielles.
Nos clients sont présents dans toute l’Afrique et appartiennent au secteur de la logistique. Ils sont présents dans les domaines du Shipping, de la manutention portuaire et aérienne, du transit, de l’entreposage et du transport.
Rattachée au Directeur Général de l’entreprise, vous lui apportez assistance et contribuez à la gestion administrative de l’entreprise, conformément aux missions suivantes :
• Assister le Directeur de l’entreprise afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil).
• Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de l’entreprise.
• Prendre en charge le suivi de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion des missions du personnel) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires).
Vos principales activités :
• Réception et filtrage des appels téléphoniques ;
• Accueil des visiteurs (clients, prestataires, …) ;
• Gestion de l’agenda du Directeur Général (réunions, conférences téléphoniques)
• Gestion des courriers et e-mails (réception, réponse, transmission, rédaction)
• Suivi de dossiers spécifiques (Présentations, rapports, Comptes rendus, formalités, relances) ;
• Organisation des déplacements professionnels (billets, réservation d'hôtel, visas)
• Coordination de la circulation d'informations auprès des autres managers ;
• Classement, archivage (papier et électronique) ;
• Contrôle et suivi du bon état des locaux et du matériel de bureau ;
• Organisation de séminaires, ou de visites de travail ;
• Suivi du budget du service et de la commande de consommables ;
• Suivi des contrats Clients et Fournisseurs ;
• Gestion des stocks et achats relatifs aux fournitures de bureau ;
• Gestion de la relation avec les fournisseurs ;
• Réalisation du processus de gestion des achats et moyens généraux ;
• Participation au processus de facturation Client.
Profil du poste
• Vous disposez au minimum d’une formation supérieure Bac+2/3 en en assistanat de direction, secrétariat bilingue, assistanat de manager et justifiez d’au moins quatre (4) années d’expérience à un poste similaire, idéalement dans un contexte international.
• Vous avez une excellente maitrise des outils bureautiques Microsoft (traitement de texte, tableur) et êtes très à l’aise avec les outils informatiques en général.
• Vous-vous exprimez parfaitement en Français et en Anglais, à l’oral et disposez de bonne capacités rédactionnelle
• Vous avez un bon esprit d’initiative, une grande autonomie et une bonne capacité d’adaptation
• Vous êtes dotée de bonnes qualités relationnelles,
• Vous êtes capable de gérer le stress, travailler sous pressions, dans un environnement multiculturel
• Vous avez un bon sens de l'organisation et de gestion du temps (le vôtre et celui des autres)
Dossiers de candidature
Les candidats doivent adresser un CV avec photo, une lettre de motivation et leur prétention salariale, à l’adresse suivante : recrutement@ascens-services.com en précisant impérativement dans l’objet du mail la référence : AS-DIR/2019/03
