PATHFINDER INTERNATIONAL

recrute

ASSISTANT ADMINISTRATIF

Description du poste

Assistant(e) Administratif(ve)
Côte d’Ivoire
Résumé: Fournit une variété de services de soutien administratif et financier afin de promouvoir la prestation efficace de services pour le personnel du secteur fonctionnel. Maintient des normes élevées de professionnalisme, d’efficacité, de communication personnelle, de discrétion et de jugement indépendant dans la coordination et la programmation d’activités, l’archivage, la préparation de documents et les activités des secteurs fonctionnels. Gère un large éventail de questions très sensibles dans des délais très courts.
Pathfinder International est récipiendaire du projet AMPLIFY PF. Amplify-FP est le projet phare de planification familiale et de santé reproductive de l'USAID / Bureau Régional de la Santé en Afrique de l'Ouest. AMPLIFY-FP vise à soutenir stratégiquement et à influencer la réplication et l'intensification des principales Pratiques de PF à Haut Impact (HIP) par toutes les parties prenantes dans les grands centres urbains et périurbains, afin de développer durablement ces approches dans quatre pays cibles (Burkina Faso, Côte d'Ivoire, Niger et Togo) et dans toute la sous-région. Amplify-FP contribuera à la réalisation des objectifs du Partenariat de Ouagadougou - atteindre 2,2 millions d'utilisateurs supplémentaires de PF d'ici à 2020 et atteindre des objectifs au-delà de 2020. AmplifyFP s'appuie sur les réussites et les leçons tirées du précédent «AgirPF» et d'autres projets en Afrique de l'Ouest; et aussi sur l'adoption récente de la politique de délégation des tâches par l'Assemblée des ministres de la Santé de la CEDEAO.
En Côte d’Ivoire, AMPLIFY PF interviendra dans les régions de d’Abidjan, Bouaké et Daloa.
Principaux Résultats de la Fonction :
1. Programmation d’Activités : Gère et tient les calendriers. Planifie et coordonne les événements spéciaux tels que les réunions hebdomadaires/mensuelles de département et à l’échelle de toute l’organisation. Organise les voyages et réunions domestiques et internationaux en élaborant des itinéraires et agendas, en prenant des dispositions concernant les moyens de transport et l’hébergement pour le personnel du secteur fonctionnel.
2. Préparation de la Documentation: Prépare et traite les textes des correspondances, communications et présentations PowerPoint. Rédige les versions préliminaires et développe les formats des communications et rapports départementaux.
3. Traitement et enregistrement des factures dans le logiciel comptable.
4. Communication: Communique et gère les appels entrants et sortants au nom du superviseur direct. Sert de premier point de contact du secteur fonctionnel pour les parties prenantes internes et externes.
5. Traitement, Archivage et Audit : Dispose et tient les dossiers et formulaires en conformité avec les directives légales.
6. Expert en la Matière. Agit comme expert des systèmes du secteur fonctionnel.
7. Gestion du Projet et Participation : Dirige, gère ou participe aux équipes de projet inter-fonctionnelles.


Compétences Minimales Requises Spécifiques au Poste :
• Organisation, Planification et multitâches : Compétences avancées en organisation et planification, en planification et gestion de projet. Capacité avérée à fixer des priorités, à respecter les délais et à effectuer de tâches multiples sous supervision minimale. Capacité avérée à coordonner des activités.
• Rédaction et Traitement de Texte: Aptitude à composer et à traiter une correspondance, des rapports et des documents en général.
• Gestion financière et suivi des dépenses.
• Classement et Tenue de Documents : capacité à classer et à tenir des dossiers.
• Expertise en Systèmes du Secteur Fonctionnel : Connaissance avancée des systèmes fonctionnels

Compétences Organisationnelles Minimales Requises :
• Logiciels : Connaissance Avancée des produits Microsoft, y compris MS Word, PowerPoint, Excel, Access, Outlook. Connaissance Avancée du logiciel spécifique au secteur fonctionnel.
• Planification et gestion de Projet: Aptitude à planifier et gérer des initiatives inter-fonctionnelles.
• Analyse et jugement judicieux : Compétences avancées en analyse et en dépannage. Capacité à effectuer des jugements judicieux. Capacité à améliorer les processus, promouvoir l’excellence et faire preuve de justesse et de rigueur.
• Langues: Capacité avérée à écrire et parler en langue locale et en Anglais
• Communication : Compétences Avancées en communication orale et écrite à l’aide de diverses formes de médias. Aptitude à interagir de manière professionnelle avec un personnel et des clients culturellement et linguistiquement divers.
• Santé et Droits Sexuels et Reproductifs : Connaissance de base des principes, pratiques et services de planification familiale et de santé reproductive, y compris les stratégies et indicateurs du programme. Connaissance de base de la fonction de l’unité opérationnelle assignée et des livrables soutenant la santé et les droits sexuels et reproductifs.
• Passion pour les Services de Santé Sexuelle et Reproductive: Engagement manifeste en faveur des services de planification familiale et de santé reproductive, des services liés au genre, à la santé maternelle et infantile, et de l’éradication des pratiques traditionnelles néfastes.
• Qualités d’Influence et de Service-Clientèle : Capacité avérée à influencer en utilisant des qualités diplomatiques avec les parties prenantes clés. Qualités avérées en matière de service à la Clientèle.
• Autogestion et Travail en Équipe : Capacité à travailler de manière autonome ou en tant que membre d’équipe, capacité à être axé sur les détails et à toujours faire preuve de justesse, capacité à gérer efficacement le stress dans un environnement dynamique et aptitude à apprendre rapidement de nouveaux systèmes, processus et procédures et à adapter les pratiques locales aux normes universelles
• Gestion Matricielle : Capacité à prospérer au sein d’une organisation matricielle.
• Confidentialité : Aptitude avérée à garder confidentiels les questions liées au travail.
• - Sens de l’organisation
• - Fiabilité, ponctualité
• - Ethique professionnelle, respect de la confidentialité et de la réserve nécessaires à l’exercice de la fonction
• - Bon relationnel
• - Disponibilité et discrétion

Profil du poste

Éducation, Formation et Expérience Requises :
• Titulaire d’un BTS ou d’une licence en gestion (comptable, financière,…) ou tout diplôme équivalent.
• Licence, ou une combinaison d’études et d’expérience qui donne les compétences requises
• 4 années d’expérience liée, y compris expérience en administration et gestion financière
• Préférence : Expérience avec des organisations à but non lucratif

Autres Informations :
• Exigence de voyage (10% ou moins)

Dossiers de candidature

Date limite de dépôt des candidatures : 26 décembre 2018 avant 18H

Les personnes intéressées sont priées de postuler : en envoyant leur curriculum vitae et une letter de motivation à l’adresse email suivante tout en mentionnant le titre du poste pour lequel elles postulent : CotedivoireJobs@pathfinder.org