IPA
recrute
ASSISTANT/E DE GESTION LOGISTIQUE ET ADMINISTRATIVE POUR ONG

Description du poste

TYPE DE POSITION : consultant(e) pour 4 mois avec possibilité de CDD par la suite selon la performance

I- A propos d’IPA

IPA (Innovations for Poverty Action) est une organisation internationale avec un siège aux Etats-Unis et 18 bureaux pays donc la Côte d’Ivoire. IPA découvre et promeut des solutions efficaces pour résoudre les problèmes de pauvreté mondiale. Nous réalisons des évaluations pour tester et améliorer l’efficacité de politiques et de programmes visant à réduire la pauvreté. Pour plus d’information, visitez le site internet www.poverty-action.org.
Le bureau Côte d’Ivoire travaille en étroite collaboration avec les bureaux du Burkina Faso et du Mali. Nos opérations consistent à mener de très larges collectes de données parfois par téléphone mais le plus souvent sur le terrain, sur tout le territoire ivoirien, en milieu urbain comme en milieu rural. La mise en œuvre d’enquêtes terrains repose sur une importante coordination logistique avec la mise à disposition du matériel pour les enquêteurs incluant les sacs à dos, imperméables, tablettes, téléphones, location de véhicules, etc. Tout ce matériel doit être acheté, inventorié, entretenu et partagé entre les différents projets. Nous avons également une équipe de recherche travaillant au bureau, qui doit être aménagé et disposer de toutes les fournitures nécessaires. Finalement, nos activités entraînent de nombreuses tâches administratives telles que le paiement des factures, la gestion de courriers, et autres.
Nous sommes une équipe internationale, dynamique et intègre, motivée par la mission d’IPA de lutter contre la pauvreté. Nous travaillons avec plusieurs projets en simultané et des délais courts, ce qui requiert beaucoup de réactivité, d’adaptation, une excellente communication et le goût pour le travail en équipe et la solidarité. Nous recherchons un/e assistant/e logistique et administratif qui se sente en phase avec cet environnement et soit prêt/e à relever le défi.

II- Descriptif des tâches

Sous la responsabilité de la représentante pays, et en étroite collaboration avec l’assistant financier en Côte d’Ivoire et la logisticienne IPA Burkina Faso, l’assistant/e de gestion logistique et administrative sera chargé/e de la mise en œuvre des activités logistiques du bureau et de la gestion administrative du bureau. Plus spécifiquement, ses tâches consisteront à :

Achat :
- Garantir l’application des procédures logistiques d’achat conformément au manuel des procédures et en collaboration avec la logisticienne IPA Burkina Faso ;
- Réaliser les différentes étapes des achats de biens et services ;
- Gérer la base de données des fournisseurs ;
- Mettre en place des actions préventives et de contrôle concernant les achats ;
- Garantir la négociation et la recherche de la meilleure qualité au meilleur prix ;
- Veiller à la sécurisation des biens réceptionnés et stockés dans les locaux d’IPA.

Transport :
- Assurer la mise en place et le suivi des feuilles de vérification des véhicules avant tout départ et au retour du personnel d’IPA ;
- S’assurer de la présence et de la bonne utilisation du carnet de bord des véhicules ;
- Superviser le suivi des consommations des véhicules et des groupes électrogènes des équipes.

Gestion des équipements :
- Veiller et suivre l’organisation de l’affectation et la mise à disposition des équipements entre les différents projets ;
- Assurer que les équipements tels que les tablettes utilisées pour la collecte de données sont suivis dans la base de données de gestion des équipements ;
- Faire l’inventaire technique des équipements conformément aux procédures IPA ;
- Veiller au suivi des équipements à déclasser et le soumettre à son responsable hiérarchique ;
- S’assurer que la maintenance des équipements et de leurs réparations soient effectués dans les normes IPA ;
- Former les nouveaux employés à la maîtrise des procédures d’achat ;
- Mettre en place des fiches de stock et assurer la gestion physique des stocks.

Administration
- Gérer les locaux et leur fonctionnalité, responsable de l’ameublement et arrangement de l’espace de travail ;
- Gérer les relations avec la compagnie de sécurité et superviser la femme de ménage ;
- Gérer le matériel de bureau (Internet, encre, fournitures, etc.) ;
- Gérer le standard : réception des appels, prise de messages, orientation des visiteurs, provision de renseignements ;
- Enregistrer le courrier départ/arrivé, transmission aux destinataires, gestion du carnet d’adresses ;
- Déposer les paiements, payer les factures et autres courses administratives

Profil du poste

Qualifications
- Au moins niveau bac + 2 en logistique, gestion, administration ou autre diplôme pertinent ;
- Avoir des connaissances sur les procédures de logistiques et achats en général ;
- Avoir une expérience minimum de 1 ans dans une position similaire ;
- Parfaite maîtrise parlée et écrite du français ;
- Un bon niveau d’anglais écrit et oral serait un atout ;
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Outlook, tableur Excel, Word et Powerpoint)

Aptitudes personnelles
- Capacité et goût pour le travail en équipe ;
- Bon sens de l’organisation et de la prise d’initiative ;
- Facilité à gérer différentes tâches de manière simultanée tout en ayant le sens des priorités ;
- Aptitude à communiquer efficacement par email ;
- Grande capacité d’adaptation et d’autonomie ;
- Capacité à faire preuve de rigueur et de précision dans le travail,
- Habileté à suivre les procédures et à être méthodique ;
- Avoir le sens des responsabilités, intégrité, honnêteté et professionnalisme.

Dossiers de candidature

Si vous êtes intéressé/e par cette annonce, veuillez remplir le formulaire en ligne Google à l'adresse suivante : https://goo.gl/forms/cONNOVdfW6pmOQBX2

Les candidat/es présélectionné/es seront invité/es à soumettre un dossier de candidature composé de :
- Curriculum daté et signé comprenant 3 références dont 2 correspondants aux 2 plus récents superviseurs directs ;
- Lettre de motivation adressée à Mme la Représentante Pays Côte d’Ivoire de l’ONG Innovations for Poverty Action ;
- Photocopie de la pièce d’identité (ou passeport) valide ;
- Photocopie des diplômes, copies certificats et attestations de travail

V- Procédure de recrutement

(1) Formulaire en ligne (2) présélection sur dossier ; (3) tests écrit et informatique ; (4) entretien individuel ;
NB :
- Les dossiers incomplets ou ne correspondant pas au profil ne seront pas examinés.
- Seul/es les candidat/es qui auront franchi l’étape du test en ligne seront invité/es à envoyer un dossier
- Seul/es les candidat/es qui auront franchi l’étape de la présélection sur dossier seront contacté/es pour les tests écrit et informatique.

Date limite pour postuler : dimanche 27 mai 2018