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recrute
AGENT ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE
Description du poste
A – RESUME DU POSTE
Les responsabilités de l’agent administratif et logistique sont de 3 :
- Le suivi administratif des importations, et ce jusqu’à l’achèvement complet des dossiers de cout des commandes
- La gestion des achats
- La logistique
Environnement de travail
Le travail est base à Bamako mais, de par les besoins de la société et de par le fait que la majorité de l’activité de la société et de ses employés se trouvent sur les sites, l’agent administratif et logistique peut être amené à effectuer des missions sur (ou hors) du territoire national. De façon similaire, son poste peut être transféré sur (ou hors) du territoire national.
L’agent administratif et logistique est amené à être en contact avec les fournisseurs. A ce titre, il lui est demande honnêteté, discrétion et excellente présentation.
B – TACHES ET RESPONSABILITES
B1 - Respect des procédures du Groupe
- Procédures HSE (Sante Security et Environnement)
- Procédures ABC – (Anti Corruption) il est remis à l’employé différents documents relatifs à la politique ABC du Groupe. Il confirme leur lecture et leur compréhension et en accepte les termes
- Procédures RH
- Procédure d’évaluation
- Toute autre procédure mises en place par la Direction ou sa hiérarchie
L’agent administratif et logistique adhère totalement aux procédures actuelles et futures du Groupe.
B2 -Taches et responsabilités spécifiques
. Il a les responsabilités directes suivantes :
a) Description des taches
Stocks :
- Il suit du début à la fin le processus des importations. A ce titre :
- Il est en relation avec les transitaires, les exportateurs et tout acteur intervenant dans le processus
- Il prépare les documents nécessaires et les transmet aux acteurs concernés : banque, Bivac, transitaire,etc…
- Il constitue un dossier complet pour chaque commande
- Il tient à jour un fichier de suivi des commandes – ce fichier étant la copie électronique du dossier papier
- Il prépare l’ensemble des documents requis pour le paiement, calcule le cout complet de chaque commande et puis transmet le tout à la Comptabilité
- Il participe activement aux inventaires des WS (saisie des ‘check list’ et autres fichiers, saisie dans accpac des écarts, responsable de la collecte et de l’archivage des documents relatifs à chaque inventaire)
- Il participe activement à la vérification des livraisons de stock
- Il enregistre dans Accpac les transferts de stocks inter - WS
Facturation :
- Il saisi dans Accpac les WB
- Il prépare le récapitulatif de transmission pour chaque client et se charge de leur envoi
- Il est responsable de l’archivage des factures clients
Achats locaux :
- Il est en charge des achats (biens et service):
o il recherche les pro-forma, établît les requisitions et les bons de commandes(PO)
o il vérifie la conformité des réceptions et relance le fournisseur en cas de différence. Stocks mis a part, il effectue ce contrôle avec le comptable AP
Logistique :
- Il gère l’acheminement des achats vers les sites
Autres :
- Toute autre tâche demandée par sa hiérarchie
b) Capacites techniques
- Gérer le travail quotidien et en correspondance avec ses taches
- Reporter à sa hiérarchie en cas de problème, d’information,etc…
- Anticiper les problèmes relatifs à ses taches, informer immédiatement sa hiérarchie et proposer des solutions
- Reporter une information complète, fiable et dans les délais
- Bien respecter le calendrier communiqué par sa hiérarchie, notamment pour le fichier de suivi des importations
c) Equipe
- Communiquer, inter agir, et prendre toutes les mesures nécessaires pour atteindre ses objectifs
- Doit savoir travailler avec l’ensemble des collegues, operationnels ou administratifs
- Etre un (excellent ?) contact avec les tierces personnes – Oui correct
d) Culture de travail
- Etre polyvalent, flexible, réactif et proactif
- Capacité à Travailler avec les autres vers un même objectif
- Capacite à Proposer et aussi à apprendre des autres
- Savoir Respecter les autres
- Faire preuve d’ouverture d’esprit
Profil du poste
QUALITES ET CONNAISSANCES REQUISES :
- Rigueur
- Intégrité
- Organisation
- Discrétion
- Avoir une approche de résolution de problème
- Bonne Communication
- Bonne connaissance de MSOFFICE
- Sens du travail d’équipe
- Anglais écrit au minimum
EXPERIENCE EXIGEE :
- Minimum de 3 ans dans un poste similaire
- Expérience dans une structure de faible dimension – pas nécessaire
- Expérience de management – pas nécessaire
FORMATIONS :
- Equivalent BTS – DUT
N.B : Ce poste est basé au Mali
Dossiers de candidature
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