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recrute
ASSISTANCE DE DIRECTION
Description du poste
1. Assiste la Direction Générale, afin d'optimiser la gestion des activités
a. Gestion de planning,
b. Organisation de déplacements,
c. Communication,
d. Préparation de réunions,
e. Accueil, ...).
2. Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
3. Prendre en charge le suivi complet de dossiers confier par le DG (suivi de relance clients, gestion administrative de la DG ...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...)
4. Peut coordonner une équipe si besoin à la demande de la DG.
Générale
1. Organiser les rendez-vous, le planning de la DG, et filtrer les appels et les accueils physiques
2. Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes, ... et / ou à la demande de DG
3. Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les contrats en interne aux différents responsables
4. Organiser les déplacements de la DG
5. Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...)
6. Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques
Assurer la qualité du secrétariat de la DG
1. En réceptionnant et filtrant les appels et les courriers
2. En constituant, mettant à jour, classant et archivant les dossiers
3. En suivant les agendas et anticipant les besoins de réservations et la mise en œuvre des actions nécessaires,
4. En organisant les réunions et manifestions en interne ou à l’extérieur,
5. En fournissant une information fiable et régulière au(x) responsable(s) de service(s) et collaborateurs,
6. En veillant à la confidentialité des informations,
7. En analysant les résultats et proposant des voies de progrès.
Assurer le reporting de la DG dans le respect des délais
1. En recueillant et compilant les informations des directions et services,
2. En contrôlant la cohérence des éléments fournis,
3. En assurant la diffusion des rapports, compte rendus, dossiers, etc.
4. En participant au suivi des actions.
Assurer un accueil de qualité pour la DG
1. En contrôlant la bonne application des procédures et leur mise à jour,
2. En veillant à la prise en charge de qualité des visiteurs surtout des VIP et des appels sur le standard,
3. En alertant et participant avec le service Accueil sur des améliorations à apporter.
Garantir l’amélioration de la productivité de la DG
4. En organisant et planifiant le travail,
5. En recherchant, proposant et organisant la mise en œuvre de méthodes de travail et d’outils efficaces,
6. En contrôlant l’exigence des objectifs et des plans d’action DG,
7. En contrôlant les activités et tâches déléguées par le DG,
8. Garantir l’élaboration des outils de communication, la diffusion et la qualité de l’information en interne et en externe :
9. En mettant à jour et en vérifiant l’homogénéité de l’information diffusée (intranet, site internet, présentations,)
10. En diffusant les informations attendues dans les délais
Profil du poste
Titulaire à minima d'un Bac +2, tu as une expérience sur un poste d'Office Manager ou d'Assistant(e) de Direction.
Tu apprécies d'être sollicité(e) régulièrement sur des tâches différentes mais complémentaires. Tu as la volonté de te saisir de nombreux sujets et d'être en responsabilité d'un grand nombre de tâches et projets en parallèle.
Tu as un sens relationnel très développé et tu sais te positionner comme le point central de l'entreprise, vers qui les salariés savent qu'ils peuvent se tourner en cas de besoin.
Ton orthographe ainsi que ta maîtrise de la langue française, tant à l'écrit qu'à l'oral, sont parfaites, et une bonne compréhension de l'anglais est un plus.
Dossiers de candidature
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