HEALTH ALLIANCE INTERNATIONAL
recrute
ASSISTANT DE DIRECTION

HEALTH ALLIANCE INTERNATIONAL (HAI) est une ONG Internationale qui travaille en Côte d’Ivoire en partenariat avec le Ministère de la Santé et de la Lutte contre le SIDA (MSLS) avec pour objectif d’assurer une fourniture complète de soins et traitement aux personnes Infectées et /ou Affectées par le VIH (PIAVIH). Dans le cadre de la mise en œuvre de son projet dénommé « Projet LINKS » financé par le CDC à travers les fonds du PEPFAR, HAI-CI voudrait s’attacher les services d’un(e) Assistant(e) de Direction.

Poste : Assistant de Direction.

Lieu d’affectation : Bureau-Pays Abidjan

Superviseur Direct : Directeur Pays

Date limite de dépôt des candidatures : 06 Février 2018 à 17h

TACHES ET RESPONSABILITES PRINCIPALES
Sous la supervision du Directeur Pays, l’Assistant (e) de Direction a pour mission de garantir la réalisation des activités liées à l’organisation et à la Gestion du secrétariat du Directeur Pays de HAICI.
Il/elle doit notamment :
1. Administration

• Organiser et suivre l’agenda du Directeur ¨pays et des différents membres de la Direction
• Organiser des voyages du personnel (Elaboration des ordres de mission, réservation d’hôtels, réservation de vol …)
• Réceptionner et traiter les courriers entrants et sortants
• Coordonner l’organisation des séminaires et ateliers (réservation de salle, hébergement des participants, organisation de pauses déjeuné et pause-café préparation de kits etc.
• Faire le suivi et la mise à jour des contrats de prestations avec les différents partenaires (Orange, assurance, locataire, société de gardiennage, assurance, hôtels etc.).
• Saisir et mettre en forme divers documents (courriers, rapports, compte-rendu de réunion, ordre de mission, termes de références, etc.), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser.
• Veiller au suivi de la procédure d’envoi de courrier interne
• Recevoir et orienter les visiteurs au niveau du bureau
• Recevoir les appels téléphoniques, les courriers écrits et tout autre message professionnel destiné à HAI
• Recevoir et orienter les visiteurs au niveau du bureau
• Recevoir et envoyer les courriels officiels (courriers électroniques) à travers l’adresse électronique HAI
• Réceptionner, enregistrer et classer tout le courrier entrant et sortant du bureau-Pays

2. Logistique 

• Assurer la gestion du stock des fournitures du bureau -Pays (matériels bureautique et produits d’entretien)

3. Communication

• Mettre à jour le répertoire téléphonique du bureau pays et des bureau Régionaux
• Distribuer et afficher les notes de services et des notes d’informations à l’ensemble du staff
• Assister aux réunions et / ou conférences
• Contrôler la boite aux lettres de HAI et répondre aux requêtes selon les besoins

QUALIFICATIONS

• Diplôme BAC +3 en Assistanat de Direction, Administration des affaires, secrétariat Bilingue ou tout autre diplôme équivalent
• Avoir au moins 05 ans d’expérience dans un poste similaire,
• Avoir une parfaite maîtrise des outils MS Office
• Etre bilingue : Français-Anglais
• Profil : Capacité à travailler avec une équipe multidisciplinaire, polyvalences, aisance relationnelle, autonomie, dynamisme, discrétion, sens des responsabilités, proactivité, capacité à travailler sous pression. etc.

COMMENT POSTULER
Déposer votre CV détaillé et une lettre de motivation dans l’un des bureaux de HAI-CI mentionnées ci-dessous :

• Abidjan : Sis dans les locaux de l’Institut National de la Santé Publique (INSP), non loin du Camp Gallieni à Adjamé: Tél : 20 21 31 05/ 49 79 43 45
• Bouaké : Sis au quartier Kennedy, Ex Bureau du PAM : Tel : 31 63 63 25/ 49 88 77 13
• Korhogo : Sis dans les locaux du District sanitaire : Tel : 36 86 00 86/49 87 66 52
• Bondoukou : Sis au Quartier Lycée non loin de l’ONUCI en face du Centre de Formation Professionnelle de Bondoukou. Tel : 35 91 60 42/79 47 45 46

Ou par email à : hairh-cotedivoire@hai-ci.org  Veuillez indiquer sur l’enveloppe ou en objet de votre email le code de référence de l’offre cidessous : OE 01/HAI-CI/18/ Assistant de Direction. Pour plus d’informations, contactez le Bureau des Ressources Humaines au 31-63-63-25 ou visitez le site www.healthallianceinternational.org  . Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour la suite.

LES CANDIDATURES FEMININES SONT VIVEMENT ENCOURAGEES