ONG TOUS POUR LE TAUKPE
recrute
SECRETAIRE CAISSIERE
Responsabilités et activités clés
1- Secrétaire
-Effectue toutes les opérations du secrétariat mais se distingue pour partie de ses fonctions par la nature des documents traités et en particulier leur confidentialité
-Effectue les opérations de transmission et traitement des informations, nécessaires à la bonne marche des services et à ses relations internes et externes.
- Assure ponctuellement l’accueil du public par alternance. Vient le cas échéant en appui du travail de secrétariat assuré par les agents dans le cadre de leurs missions.
- Tenue du journal de caisse de la structure.
-Participe à la gestion administrative du paiement des salaires et indemnités de l’ensemble des intervenants de l’association ainsi que les retenues légales (cotisations sociales, timesheet, etc.)
-Assure la circulation de l’information entre la direction générale et les différents services, ainsi qu’avec les élus.
- Diffuse des notes de service : rédige les notes de services internes à partir d’instructions orales ou manuscrites, les soumet au contrôle et à la signature du directeur, les reproduit et les diffuse.
- Classe et archive les documents de la direction
- Prend en charge l’organisation matérielle des diverses relations qu’entretient la direction avec les services internes et organismes externes :
- Assure le planning des rendez-vous et des réunions de travail
- Prépare et organise les différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables ….
- Réalise et / ou centralise les comptes rendus.
- Prise de notes dans des réunions
- Assure, en tant que collaboratrice du Coordinateur, son secrétariat personnel classique : gestion des agendas et des plannings, filtrage des informations et des appels, organisation, suivi et compte-rendu des réunions, préparation et organisation des déplacements. L’affectation du courrier, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondance …..
2- Caissière
-Fais les approvisionnements de la caisse
-S’occupe des règlements en espèce
-Enregistre les opérations dans le journal de caisse
-Fais le procès-verbal de la caisse avant et après les approvisionnements
Autre
- Exécuter toutes autres activités concourant à la bonne marche de l’association
- Aider à l’organisation administrative des formations et ateliers organisés par l’association
SAVOIR :
-Maîtrise des outils bureautique : connaissance des principaux logiciels : traitement de texte et tableurs, gestion de fichiers
- Savoir s’organiser efficacement
- Savoir être réactif et disponible – Autonomie – Sens aigu de l’initiative
- Capacité relationnelle dans l’usage des outils de communication : téléphone et internet
- Aptitude rédactionnelle, synthèse, prise de note
- Bonne expression orale et écrite
- Capacité à gérer simultanément plusieurs activités
- Capacité d’adaptation
- Une bonne connaissance de la comptabilité
-Une bonne connaissance et/ou expérience des règles et procédures de décaissement des projets financés par les partenaires techniques et financier.
-Une bonne maîtrise des langues de travail : français et anglais.
Profil du poste
SAVOIR :
-Maîtrise des outils bureautique : connaissance des principaux logiciels : traitement de texte et tableurs, gestion de fichiers
- Savoir s’organiser efficacement
- Savoir être réactif et disponible – Autonomie – Sens aigu de l’initiative
- Capacité relationnelle dans l’usage des outils de communication : téléphone et internet
- Aptitude rédactionnelle, synthèse, prise de note
- Bonne expression orale et écrite
- Capacité à gérer simultanément plusieurs activités
- Capacité d’adaptation
- Une bonne connaissance de la comptabilité
-Une bonne connaissance et/ou expérience des règles et procédures de décaissement des projets financés par les partenaires techniques et financier.
-Une bonne maîtrise des langues de travail : français et anglais.
SAVOIR-FAIRE / SAVOIR-ETRE :
Savoir travailler en équipe
Savoir s’organiser et gérer les priorités
Savoir prendre des notes
Savoir rédiger un rapport
Gérer les situations de stress
Respecter la confidentialité
Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
Capacité à faire circuler l’information
FORMATIONS ET DIPLOMES REQUIS :
Niveau d’étude supérieur en gestion commerciale, en finances comptabilité ou équivalent.
Dossiers de candidature
Envoyer CV, lettre de motivation adressée à Monsieur le coordonnateur de l'ONG Tous pour le taukpê, copies de diplômes, de la pièce d'identité à l'adresse suivante: tptrecrutement@gmail.com au plus tard le 24 octobre 2017 à 17heures 30 . Préciser dans l'objet l'intitulé du poste.
