La BAD 
recrute 
ASSISTANT(E) CHARGÉ(E) DES CONTRATS

• Titre du poste: Assistant(e) chargé(e) des contrats
• Grade: GS7
• Poste N°: 50050050
• Référence: ADB/17/410
• Date de publication: 30/08/2017
• Date de clôture: 19/09/2017
• Pays: Côte d'Ivoire 

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social sur l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (les Cinq grandes priorités – Top 5) dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été définis, à savoir : l'énergie, l'agro-industrie, l'industrialisation, l'intégration et l'amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

La Vice-présidence des ressources humaines et des services institutionnels (CHVP) assure la fourniture de services institutionnels efficaces centrés sur les personnes et répondant aux besoins des clients afin de garantir une efficacité institutionnelle globale dans tous les aspects des services institutionnels de la Banque. Le Complexe pilote les efforts visant à assurer la compétitivité de la Banque en tant qu'employeur de choix et est chargé d'assurer le leadership en matière de formulation et de mise en œuvre des stratégies de la Banque relatives aux personnes, aux technologies de l'information, aux services généraux et achats institutionnels, aux services linguistiques, à la continuité des activités, ainsi qu'à la santé et à la sécurité.

DÉPARTEMENT/DIVISION :

Le Département des services généraux et des achats (CHGS) a pour rôles principaux de gérer les actifs de la Banque, de superviser l'ensemble des activités d'acquisition institutionnelle des biens, des services, des travaux et de l'immobilier ; de coordonner tous les voyages et le transport des biens et du personnel de la Banque, les services de restauration et autres dispositions logistiques ainsi que les services courriers ; et de tenir le personnel informé des services offerts. À cette fin, le Département des services généraux et des achats élabore et applique les règles en matière d'acquisition, de stockage et d'entretien du mobilier, du matériel et des fournitures de bureau. Le Département conçoit, prépare et met en œuvre les programmes de construction ou d'acquisition et d'entretien des bâtiments et des locaux ; il élabore les politiques administratives et veille à leur application adéquate et efficace au sein de la Banque dans les domaines tels que les communications, le transport, les voyages, la sécurité, la protection et la sûreté du personnel et des biens de la Banque ; il effectue également des tâches connexes. Le Département est responsable de la gestion des immobilisations de la Banque (estimées à 100 000 000 d'UC). Le Département des services généraux et des achats (CHGS) comprend trois divisions supervisées par le Directeur des services généraux et des achats, à savoir : i) la Division de l'exploitation et de l'entretien (CHGS.1) ; ii) la Division des achats institutionnels (CHGS.2) et iii) la Division des services d'appui (CHGS.3).

LE POSTE :

Ce poste a pour objectif d'administrer les contrats, d'assurer la liaison avec les départements utilisateurs et avec les fournisseurs afin de suivre la performance, d'assurer la conformité et de régler tout litige éventuel. Le/la titulaire du poste fournit un appui à la planification des activités liées à la fonction d'établissement des contrats et à la préparation des statistiques pertinentes.

Sous la supervision du Chargé des achats en chef, l'Assistant(e) supérieur(e) chargé(e) des contrats devra :

1. Administrer les contrats ; assurer la liaison avec les départements utilisateurs et avec les fournisseurs afin de suivre la performance, d'assurer la conformité et de résoudre tout litige éventuel ;
2. Examiner et approuver les contrats dans les limites de l'autorité qui lui est déléguée ;
3. Préparer régulièrement les rapports sur l'état d'avancement des activités de contrats et répondre aux questions concernent les achats et les contrats ;
4. Programmer et participer aux réunions avec les départements utilisateurs pour discuter et résoudre les questions liées aux contrats ;
5. Apporter un appui aux activités de contrats liées à la fonction d'achat et préparer les statistiques pertinentes ;
6. Élaborer des formats modèles et des documents d'orientation pour la fonction d'établissement de contrats du Département ;
7. Assurer la formation des départements utilisateurs pour l'amélioration de la gestion des contrats ;
8. Élaborer et suivre le programme d'administration des contrats avant et après leur attribution, en donnant une orientation et une direction pour appuyer l'exécution des activités liées aux questions de contrats ;
9. Élaborer et gérer les calendriers de renouvellement pour tous les contrats en cours ;
10. Apporter un appui aux efforts des clients dans l'élaboration des devis et des plans des programmes d'activités annuels.

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

1. Être titulaire d’au moins Licence en administration des affaires, économie, droit, marketing, gestion, informatique ou dans d'autres disciplines connexes ;
2. Au moins cinq (5) années d'expérience professionnelle pertinente en qualité d'administrateur(trice) de contrats, de gestionnaire de contrats ou toute autre fonction pertinente, avec une expérience du secteur privé constituant un atout supplémentaire ;
3. Bonne compréhension et interprétation des règles et procédures de la Banque et des principes de passation de marchés publics, ainsi que de leur application ;
4. Connaissance des obligations juridiques qu'impliquent les contrats ;
5. Familiarité avec les procédures comptables ;
6. Expérience dans l'établissement et le suivi des contrats ;
7. L'expérience dans le secteur privé sera un avantage supplémentaire.
8. Souci du détail et attention particulière aux éléments essentiels et à l'exactitude de l'information avant la prise de décisions ou la mise à disposition de l’information ;
9. Capacité à décomposer des situations complexes, à les examiner sous différents angles et à élaborer des recommandations/solutions pratiques et réalistes ;
10. Capacité à comprendre la manière dont les clients perçoivent et évaluent la qualité des services fournis et à répondre rapidement aux requêtes des clients internes et externes ;
11. Capacité à communiquer efficacement à l'écrit comme à l'oral en anglais ou en français, de préférence, avec une connaissance pratique de l'autre langue ;
12. Maîtrise de l'utilisation des logiciels courants de MS Office (Word, Excel, PowerPoint) ; une connaissance pratique des systèmes SAP constituera un atout supplémentaire.