La BAD 
recrute 
ASSISTANT(E) AUX OPÉRATIONS

• Titre du poste: Assistant(e) aux Opérations
• Grade: GS7
• Poste N°: 50093555
• Référence: ADB/17/334
• Date de publication: 12/07/2017
• Date de clôture: 25/07/2017
• Pays: Côte d'Ivoire 

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social sur l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux).Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (les Cinq grandes priorités – Top 5) dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été définis, à savoir : l'énergie, l'agro-industrie, l'industrialisation, l'intégration et l'amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

La Vice-présidence de l’agriculture, du développement humain et social est un complexe sectoriel axé sur les objectifs prioritaires « Nourrir l’Afrique » et « Améliorer la qualité de vie des populations africaines » du Top 5 de la Stratégie décennale de la Banque. Le Complexe a pour principaux objectifs : i) l’élaboration de politiques et de stratégies ; ii) la mise à disposition d’une expertise sectorielle pointue aux centres régionaux, grâce à un pool de spécialistes qui peuvent être consultés pour une expertise sectorielle sur les transactions complexes ; iii) l’élaboration de nouveaux instruments de financement ; et iv) la représentation de la Banque auprès de parties prenantes externes afin de promouvoir ses actions visant à « nourrir l’Afrique » et à « améliorer la qualité de vie des populations africaines ».

LE DÉPARTEMENT QUI RECRUTE :

Le Département du financement agricole et du développement rural appuie la mise en œuvre du programme « Nourrir l’Afrique : Stratégie pour la transformation de l’agriculture en Afrique (2016-2025) ». La stratégie vise à éliminer la faim et la pauvreté en milieu rural au cours de la prochaine décennie grâce à l’autosuffisance alimentaire dans quinze (15) chaînes de valeur prioritaires axées sur les produits de base propres aux zones agro-écologiques du continent. La réalisation des objectifs énoncés dans la stratégie requiert l’accroissement de la productivité, la création de la valeur ajoutée, l’investissement dans les infrastructures d’appui, un environnement propice à l’agro-industrie, des flux de capitaux agricoles, l'inclusion, la durabilité et une nutrition efficace.

Le Département pilote l'effort de la Banque visant à mobiliser le financement nécessaire à la mise en œuvre de l'objectif prioritaire «Nourrir l'Afrique » et fournit un appui à l'exécution de toutes les activités de développement rural dans les pays membres régionaux.

LE POSTE :

L'Assistant(e) aux opérations a pour rôle de superviser la bonne marche des activités d'appui et des systèmes y afférents en assurant l'organisation et la coordination du flux de travail et en examinant le traitement et l'exécution d'une variété d'opérations de comptabilité et de gestion des ressources.

L'Assistant(e) aux opérations relève du Directeur du Département du financement agricole et du développement rural, il/elle est chargé(e) de :

Gestion des ressources

1. Gérer les systèmes, créer et traiter les rapports de dépenses dans SAP ;
2. Aider la direction dans les questions liées aux ressources telles que le budget administratif, suivre et examiner les dépenses et porter les problèmes à l'attention de la direction ;
3. Participer à la préparation de l'examen annuel et semestriel du budget en apportant des données et en assurant le suivi.

Activités d'analyse

4. Produire les documents, les notes d'information, les rapports, les feuilles de calcul et les présentations ;
5. Prendre note lors des réunions, rédiger les correspondances et élaborer les procès-verbaux tels que requis ;
6. Aider, le cas échéant, dans la programmation des activités opérationnelles en utilisant le logiciel approprié, en saisissant les informations relatives aux projets et en produisant les différents rapports sur l'état d'avancement, notamment sur les Documents de Stratégie Pays, les projets en cours, les Revues de portefeuille, etc.

Résolution des problèmes

7. Apporter des réponses aux préoccupations concernant les questions opérationnelles soulevées par les Administrateurs, se concerter avec les pays membres régionaux et d'autres membres du personnel, assurer la coordination avec les membres de la direction et les partenaires et œuvrer avec d'autres Assistant(e)s aux opérations, secrétaires et groupes dans différents endroits ;
8. Mener des recherches de base dans son domaine de compétence et les présenter de manière logique ;
9. Accomplir toute autre tâche demandée avec des raisons valables par la direction.

Gestion du flux de travail

10. Mettre au point et maintenir des systèmes de bureautique efficace ;
11. Assurer le suivi des documents ; gérer les courriels, les faxes et les correspondances générales entrants ;

Administration du bureau

12. Organiser et assister aux multiples réunions, rendez-vous et événements pour s'assurer que les membres de la direction sont bien préparés ;
13. Faire les démarches pour les voyages, les visas et le logement, voyager occasionnellement avec les membres de la direction afin de fournir une assistance générale ;
14. Initier et préparer les différents documents et fiches administratifs tels que la liste du personnel, les voyages du personnel, les absences du personnel (congés annuels, congés dans les foyers, absences exceptionnelles et congés de maternité) et les données statistiques sur le personnel, lorsque requis ;
15. Aider les chefs de projets dans la préparation des rapports ;
16. Créer dans DACON les contrats pour le recrutement des consultants ;
17. Créer les contrats à partir des projets dans SAP ;
18. Entrer les informations relatives aux projets dans SAP ;

Accomplir d'autres tâches que lui confiera le superviseur. 

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

1. Titulaire d'au moins une Licence ou un diplôme équivalent en administration des affaires, gestion, finance, économie ou dans d'autres disciplines pertinentes ;
2. Justifier d'au cinq (5) années d'expérience pertinente dans le travail au sein des départements des opérations ;
3. L'expérience dans le secteur privé sera un avantage supplémentaire.
4. Connaissance de l'élaboration de rapport ;

5. Capacité à hiérarchiser les tâches et à gérer efficacement le temps ;
6. Orientation client - travailler de manière efficace avec les différentes parties prenantes ;
7. Planification et organisation - planifier les activités, anticiper les actions afin de réaliser les objectifs dans le domaine de responsabilité ;
8. Sens élevé avéré de l'esprit d'équipe et d'initiative ;
9. Excellentes aptitudes organisationnelles et interpersonnelles ;
10. Fait montre d'un sens aigu de l'initiative, de l'effort et de l'engagement dans l'exécution des missions de manière efficace ;
11. Réagit de façon appropriée à la supervision ; fournit un effort pour assurer le suivi des politiques et de l'institution de concert avec les superviseurs ;
12. Communique et rédige efficacement en français ou en anglais et a une bonne connaissance pratique de l’autre langue ;
13. Compétence dans l'utilisation des applications courantes de Microsoft Office (Word, Excel, Access, Powerpoint); la connaissance de SAP serait souhaitable.