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recrute 
ASSISTANT(E) SUPÉRIEUR(E) CHARGÉ(E) DES ACHATS / CONTRATS, ACHATS INSTITUTIONNELS

• Titre du poste: Assistant(e) Supérieur(e) Chargé(e) des Achats / Contrats, Achats Institutionnels
• Grade: GS8
• Poste N°: 500001196 / 50057777
• Référence: ADB/17/298
• Date de publication: 04/07/2017
• Date de clôture: 17/07/2017
• Pays: Côte d'Ivoire 

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013‑2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

La Vice-présidence des Ressources Humaines et des Services Institutionnels assure la fourniture de services efficaces, centrés sur les personnes et répondant aux besoins des clients, afin de garantir une efficacité institutionnelle globale dans tous les aspects des services institutionnels de la Banque. Le Complexe pilote les efforts visant à assurer la compétitivité de la Banque en tant qu’employeur de choix. Il est chargé d’assurer le leadership en matière de formulation et de mise en œuvre des stratégies de la Banque relatives à la gestion des personnes, aux technologies de l’information, aux services généraux et achats institutionnels, aux services linguistiques, à la continuité des activités, ainsi qu’à la santé et à la sécurité.

Le département recruteur :

Le Département des Services Généraux et des Achats a pour rôle principal de gérer les actifs de la Banque, de superviser l’ensemble des activités d’acquisition institutionnelle des biens, des services, des travaux et de l’immobilier, de coordonner tous les voyages et le transport du personnel et des biens de la Banque, les services de restauration et autres dispositions logistiques ainsi que les services de courrier, et de tenir le personnel informé des services offerts. À cette fin, le Département des Services Généraux et des Achats élabore et applique les règles en matière d’acquisition, de stockage et d’entretien du mobilier, du matériel et des fournitures de bureau. Le Département conçoit, prépare et met en œuvre les programmes de construction ou d’acquisition et d’entretien des bâtiments et des locaux ; il élabore les politiques administratives et veille à leur application adéquate et efficace au sein de la Banque dans des domaines comme les communications, le transport, les voyages, la sécurité, la protection et la sûreté des personnes et des biens et de la Banque ; il effectue également des tâches connexes. Le Département est responsable de la gestion des immobilisations de la Banque (estimées à plus de 100 000 000 d’UC). Le Département des services généraux et des achats comprend trois (3) divisions supervisées par le Directeur des services généraux et des achats, à savoir : i) la Division exploitation et entretien (CHGS.1) ; ii) la Division de achats institutionnels (CHGS.2) ; et iii) la Division des services d’appui (CHGS.3).

LE POSTE :

L’Assistant supérieur chargé des achats/contrats a pour responsabilité de traiter les demandes d’achats liées à l’acquisition de biens, de services et de travaux et de traiter et publier les offres et demandes de propositions (dossiers d’appel d’offres).

Le/la titulaire du poste est chargé(e) de monter les dossiers d’achats et de contrats, de produire la correspondance interne et externe liée à l’achat et aux contrats et d’administrer les contrats ; il/elle assure la liaison avec les départements utilisateurs et avec les fournisseurs, afin d’assurer le suivi de la performance, d’assurer la conformité et de résoudre tout litige éventuel.

Il/elle fournit un soutien aux activités de planification de la fonction achat et de préparation des statistiques pertinentes ; il/elle participe également au processus d’évaluation des offres/propositions.

Sous la supervision et la direction du/de la Chargé(e) d’achat principal(e), l’Assistant supérieur chargé des achats/contrats assume les fonctions suivantes :

A. Traiter les demandes d’achats liées à l’acquisition de biens, services et travaux.

1.   Recevoir et examiner les demandes d’achat, en termes de clarté, d’adéquation des spécifications et d’exhaustivité ; obtenir les informations complémentaires jugées nécessaires et assurer la liaison avec les départements utilisateurs et, au besoin, confirmer l’existence des ressources budgétaires requises.

2.    Regrouper les demandes en catégories de produits homogènes et identifier les sources d’approvisionnement, à partir de la liste des fournisseurs approuvés, et déterminer la méthode d’achat la plus appropriée.

3.    Proposer des solutions alternatives, le cas échéant.

B. Traiter et publier les offres et les demandes de propositions (dossiers d’appel d’offres).

1.    Monter les dossiers d’appel d’offres pour les soumettre à l’approbation et la signature.

2.    Aider les départements utilisateurs à élaborer les termes de référence/spécifications.

3.     Lancer les appels d’offres sur la base d’une liste restreinte de fournisseurs et par le biais d’annonces dans les journaux.

4.     Contacter les fournisseurs et expédier les dossiers d’appel d’offres.

5.     Diriger l’exécution du processus d’achat, y compris la conférence préliminaire, la publication d’amendements aux dossiers d’appel d’offres, les réponses aux questions de clarification, etc.

6.     Assurer des services de secrétariat lors des sessions d’ouverture des offres.

C. Participer au processus d’évaluation des offres/propositions.

1.     Vérifier la cohérence des cotations par rapport aux spécifications techniques fournies dans le dossier d’appel d’offres.

2.     Préparer les tableaux comparatifs des cotations soumises par les fournisseurs.

3.     En cas de demande de propositions, proposer le Comité d’évaluation technique.

4.     En tant que membre du Comité d’évaluation technique, analyser les propositions reçues et préparer les rapports d’évaluation pour les soumettre à l’approbation du Comité d’évaluation technique.

5.     Préparer des recommandations pour la sélection finale du fournisseur et recommander l’adjudication.

6.     Préparer des notes pour le Comité chargé des achats, le cas échéant.

D. Monter les dossiers d’achats et de contrats, produire la correspondance interne et externe liée à l’achat et aux contrats, notamment :

1.      les bons de commandes et les contrats ;

2.      les demandes de clarification concernant les termes de référence/spécifications ;

3.      les amendements aux dossiers d’appel d’offres et/ou aux contrats ;

4.      les lettres de notification d’adjudication et de regret ;

5.      le traitement des réclamations ;

6.      les documents liés à l’évaluation des performances des fournisseurs ;

7.      les documents liés à l’évaluation et à la vérification des achats.

E. Administrer les contrats ; assurer la liaison avec les départements utilisateurs et avec les fournisseurs, afin d’assurer le suivi de la performance, d’assurer la conformité et de résoudre tout litige éventuel.

1.      Préparer régulièrement des rapports sur l’état d’avancement des activités d’achat et/ou de contrats et répondre aux questions concernant les achats et les contrats.

2.      Programmer et participer aux réunions avec les départements utilisateurs pour discuter des questions de procédure ou de politique et résoudre les problèmes liés à l’achat ; réunir et traiter les documents des réunions et rédiger le procès-verbal des réunions informelles.

3.      Apporter un soutien aux activités de planification de la fonction d’achat et à la préparation des statistiques pertinentes.

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

1.      Être titulaire d’au moins une Licence en Economie, en Droit, en Marketing, en Commerce, en Gestion des achats ou en Technologies de l’information ou dans d’autres domaines connexes.

2.      Justifier d’au moins six (6) années d’expérience pertinente.

3.      Avoir un diplôme en gestion de la chaîne des achats et de l’approvisionnement ou une formation professionnelle dans la gestion des achats ou des contrats.

4.      L'expérience dans le secteur privé sera un avantage supplémentaire.

5.      Démontrer des connaissances professionnelles/techniques et des compétences pour le poste.

6.      Comprendre, interpréter et appliquer les règles et procédures de la Banque ainsi que les principes de marchés publics.

7.      Démontrer une attention minutieuse aux détails ou aux éléments essentiels et à l’exactitude de l’information avant de prendre une décision ou de fournir une information.

8.      Être capable de décomposer des situations complexes, de les examiner sous différents angles et d’élaborer des recommandations/solutions pratiques et réalistes.

9.      Être capable de comprendre comment les clients perçoivent et évaluent la qualité des services fournis et répondre rapidement aux requêtes des clients internes ou externes.

10.  Agir avec intégrité et préserver la confidentialité à tout moment.

11.  Maîtriser l’utilisation des logiciels standards MS Office (Word, Excel, PowerPoint). Une connaissance pratique des systèmes SAP serait un avantage.

12.  Être capable de communiquer de manière efficace (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.