La BAD 
recrute 
COORDINATEUR DE PROGRAMME/BUDGET PRINCIPAL, SERVICES GÉNÉRAUX ET ACHATS

• Titre du poste: Coordinateur de programme/budget principal, services generaux et achats
• Grade: PL-4
• Poste N°: 50071414
• Référence: ADB/17/277
• Date de publication: 21/06/2017
• Date de clôture: 06/07/2017
• Pays: Côte d'Ivoire 

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013‑2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

La Vice-présidence des Ressources Humaines et des Services Institutionnels (CHVP) assure la fourniture de services efficaces, centrés sur les personnes et répondant aux besoins des clients, afin de garantir une efficacité institutionnelle globale dans tous les aspects des services institutionnels de la Banque. Le Complexe pilote les efforts visant à assurer la compétitivité de la Banque en tant qu’employeur de choix. Il est chargé d’assurer le leadership en matière de formulation et de mise en œuvre des stratégies de la Banque relatives à la gestion des personnes, aux technologies de l’information, aux services généraux et achats institutionnels, aux services linguistiques, à la continuité des activités, ainsi qu’à la santé et à la sécurité.

LE DÉPARTEMENT RECRUTEUR :

La mission du Département des Services Généraux et des Achats consiste à élaborer, mettre en œuvre et assurer le suivi des politiques et programmes relatifs à l’entretien des biens immobiliers et équipements de la Banque, à l’acquisition de biens, services et travaux de l’institution, et aux voyages. Le Département fournit des services, des biens, des travaux et des services immobiliers aux clients de la Banque ainsi que des services d’appui tels que les voyages, les communications, la restauration, l’assurance, la gestion des stocks et la logistique. Il apporte également son appui à l’initiative de la Banque en matière de décentralisation et aux initiatives liées à la Banque verte, dans le but d’améliorer le cadre de travail du personnel de la Banque pour lui permettre d’accomplir sa mission.

LE POSTE :

Le Coordinateur de programme/budget principal est chargé d’assurer l’harmonisation entre les objectifs stratégiques opérationnels, le personnel et la direction du département. Le/la titulaire du poste coordonne l’action de CHGS et effectue les tâches confiées par la direction du Département des Services Généraux et des Achats; il joue également le rôle de point focal et de coordinateur entre le directeur et les chefs de division du Département des Services Généraux et des Achats et assure la coordination des activités dans l’ensemble du département.

1. Apporter son appui à la direction du Département des Services Généraux et des Achats dans l’établissement des programmes respectifs de travail, et harmoniser la mise en œuvre de ces programmes de travail avec la Stratégie à long terme et les priorités opérationnelles. Dans l’exécution de cette fonction, le/la titulaire du poste doit maintenir une perspective institutionnelle stratégique axée sur les résultats et la performance pour assurer une optimisation des ressources efficace. Enfin, il/elle met à la disposition du directeur un canal d’information normalisé pour la mise en œuvre du programme de travail.
2. Mettre en œuvre et faire appliquer les nouvelles directives et procédures de gestion du budget.
3. Participer à la définition et à l’établissement de niveaux cibles des indicateurs de performance du Département des Services Généraux et des Achats.
4. Contribuer à l’établissement du rapport trimestriel de la direction et des rapports d’évaluation des performances à mi-parcours à soumettre au Conseil d’administration et au document-cadre du complexe de la Vice-présidence des Ressources Humaines et des Services Institutionnels.
5. Apporter son appui aux équipes, au directeur et aux chefs de division du Département des Services Généraux et des Achats pour assurer l’exécution efficace du programme de travail.
6. Contribuer à la coordination et à la mise en œuvre des activités et des programmes, au suivi des performances et à l’établissement du budget du département.
7. Coordonner la soumission du budget et le processus de mise en œuvre des principaux indicateurs de performance, le programme de travail et l’alignement de toutes ces activités sur les priorités opérationnelles de la Banque.
8. Coordonner la préparation et l’actualisation des mises à jour hebdomadaires de la situation concernant les problèmes non résolus au sein du département.
9. Participer à l’élaboration et à la revue des politiques, des lignes directrices, des directives et des procédures du Groupe de la Banque; assurer la mise en œuvre des mêmes éléments au sein du département.
10. Travailler en étroite coopération avec l’équipe de la direction dans la gestion des domaines critiques ou des problèmes liés à l’exécution des programmes de travail.
11. Assister le directeur dans l’évaluation de la capacité des équipes des bureaux régionaux du Département des Services Généraux et des Achats à exécuter le Programme de décentralisation et assurer une meilleure qualité de service, une plus grande rapidité au niveau du processus des achats, une meilleure gestion des biens et des actifs et de la cession des actifs, le renforcement du dialogue pays et une plus grande réactivité par rapport aux clients.
12. Servir de point focal du département pour la coordination du travail, de la formation et des besoins de personnel dans la mesure du possible, dans l’intérêt du département.
13. Prodiguer des conseils d’expert, pragmatiques, efficaces et opportuns sur les questions de pratiques, de gestion du changement et les d’initiatives pour l’amélioration de l’exécution du travail et des services. Ceci pourrait inclure l’élaboration et la conception d’une stratégie et d’initiatives dans le respect de la politique et des directives de la Banque et en conformité avec les meilleures pratiques des institutions financières internationales.
14. Présenter des recommandations pertinentes pour une prise de décision éclairée, s’assurer de l’existence de mécanismes de suivi robustes pour suivre la situation et mesurer le succès et prendre en charge la mise en œuvre des actions.
15. Développer des partenariats efficaces avec les clients et les parties prenantes internes et externes, en ayant recours à tout un éventail de capacités de communication et de facilitation. Ceci permet d’optimiser les opportunités de partenariat, assurant ainsi une prestation de services axée sur les clients pour une meilleure performance opérationnelle.
16. Fournir des conseils et un soutien à l’équipe de direction du Département des Services Généraux et des Achats dans l’élaboration du programme de travail, des plans d’action pour donner suite aux enquêtes auprès du personnel, aux réunions du département et aux retraites ainsi qu’à l’engagement du personnel, afin de leur permettre de mieux contribuer aux objectifs généraux du département.
17. Faciliter la gestion stratégique de l’alignement et l’amélioration des performances du personnel et de l’institution.
18. Évaluer les procédures, les directives, les programmes et les modèles existants, afin de déterminer leur applicabilité et leur intérêt par rapport aux besoins du travail et prendre l’initiative de résoudre les problèmes.
19. Apporter un appui à l’orientation stratégique, aux buts et aux objectifs opérationnels, ainsi qu’aux programmes de travail et activités de la Banque, et assurer le lien avec la fourniture de services de qualité et l’obtention de résultats opportuns.
20. Coordonner la présentation des rapports, la gestion des ressources et l’exécution des budgets du département.
21. Participer à la préparation du rapport mensuel sur les principaux indicateurs de performance et veiller à la coordination de la contribution du département à la préparation du rapport institutionnel trimestriel par le département chargé de la programmation et du budget.
22. Coordonner la préparation du rapport mensuel d’exécution budgétaire du département.
23. Aider à la formulation d’approches et de stratégies dans la conception et la mise en œuvre de mesures d’économie de coûts et à la détermination des priorités.

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

1. Être titulaire au Master 2/DESS/DEA ou un diplôme équivalent en Administration des affaires, en Développement organisationnel, en Sciences sociales, en Gestion du secteur public, en Finances ou dans tout domaine connexe.
2. Justifier d’au moins six (6) années d’expérience pertinente, notamment dans la coordination de programmes, la planification stratégique, la budgétisation, etc.
3. Avoir une bonne connaissance de l’Institution, ainsi que la capacité de traduire l’analyse conceptuelle et stratégique en programmes et plans réalistes, concrets et réalisables.
4. L’expérience dans le secteur privé sera un avantage supplémentaire.
5. Avoir une solide expérience de l’application d’un niveau de connaissances chevronné pour fournir toute la gamme de services stratégiques conformément aux besoins de stratégie/à la situation de la Banque.
6. Être capable de diagnostiquer et de résoudre des problèmes multiples et parallèles ; et avoir une capacité d’analyse stratégique et conceptuelle pour comprendre les exigences concurrentes des opérations et leur contribution aux résultats et, en fin de compte, à l’impact.
7. Avoir une orientation clients et résultats et avoir une « attitude résolument positive ».
8. Être compétent et efficace dans la fourniture de services de consultants et de conseils pour permettre aux clients de renforcer leurs capacités et leur confiance dans la gestion des problèmes.
9. Être capable de gérer les questions sensibles dans un environnement multiculturel et de nouer des relations de travail efficaces avec les collègues et d’autres parties prenantes clés internes et externes.
10. Avoir des compétences de haut niveau en communication et en négociation, ainsi que la capacité de développer des partenariats avec un large éventail de clients et d’obtenir des résultats qui répondent aux besoins et aux intérêts à long terme des clients au sein et à l’extérieur du département.
11. Avoir une capacité avérée à conseiller l’équipe de la direction pour la planification et la programmation dans le cadre d’orientations stratégiques et en tenant compte des contraintes en matière de ressources.
12. Être capable de travailler de manière autonome sous une supervision minimale et de faire partie d’une équipe multiculturelle.
13. Être capable de piloter le changement.
14. Être capable d’embrasser le changement et être à l’aise dans un cadre institutionnel et culturel instable et en évolution rapide.
15. Être capable de gérer le stress résultant de demandes, de priorités et de délais simultanés et changeants, et être capable de gérer une lourde charge de travail.
16. Faire preuve de souplesse, d’ouverture d’esprit et d’intégrité.
17. Maîtriser l’utilisation des logiciels standards MS Office (Word, Excel, PowerPoint). Une connaissance pratique des systèmes SAP serait un avantage.
18. Être capable de communiquer de manière efficace (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.