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ASSISTANT ADMINISTRATIF SUPÉRIEUR (VOYAGES)

• Titre du poste: Assistant Administratif Supérieur (Voyages)
• Grade: GS8
• Poste N°: 50091212
• Référence: ADB/17/003/2
• Date de publication: 20/06/2017
• Date de clôture: 05/07/2017
• Pays: Côte d'Ivoire 

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. En plus des aides financières qu’elle fournit, la Banque représente la voix de l’Afrique pour les questions économiques, financières et de développement au plan mondial, rôle qui revêt désormais une importance considérable face aux risques accrus liés à l’intégration et à l’interconnexion mondiales. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été définis pour renforcer la Stratégie décennale, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

Le Président planifie, supervise et gère les activités du Groupe de la Banque. Sous la direction des Conseils d’administration, le Président conduit les affaires de la Banque et du Fonds africain de développement et gère les opérations et les activités, conformément aux accords portant création de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement. Plusieurs départements et unités sont placés sous la supervision directe du Président, notamment le Cabinet du Président, le Forum pour l’investissement en Afrique, le Département de l’évaluation indépendante du développement, le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption, l’Unité de vérification de la conformité et médiation, le Secrétariat du Conseil d’appel des sanctions, le Tribunal administratif, le Bureau de l’Auditeur général, le Département de la gestion des risques, le Département du Conseiller juridique général et des services juridiques, le Département de la communication et des relations extérieures, le Bureau de l’éthique et le Bureau du Secrétaire général et le Secrétariat général.

LE DÉPARTEMENT :

Le Cabinet du Président assiste le Président dans la planification, la supervision et la gestion des activités du Groupe de la Banque. Le Cabinet du Président surveille, coordonne et supervise la mise en œuvre des différents programmes de la Banque, y compris les questions administratives liées aux rapports que les administrateurs adressent au Bureau du Président. Le Cabinet du Président exerce d’autres fonctions, à savoir : préparer et organiser les missions du Président et représenter la Banque, sur instructions du Président, dans les conférences et réunions internationales et les missions de travail effectuées dans les pays membres ; préparer et organiser les réunions avec la Haute direction de la Banque, et faciliter le suivi des décisions prises lors de ces réunions ; étudier, évaluer et donner des conseils sur la communication et l’interaction entre la présidence et les différents organes de la Banque ; veiller à l’application efficace et diligente des décisions des Conseils et de la Direction ; fournir un appui administratif et logistique efficace afin de faciliter la réalisation des programmes du Président ; préparer, surveiller et soumettre des résumés de rapports d’audit au Président et assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations des rapports.

LE POSTE :

L’Assistant administratif supérieur (voyages) aide à organiser les voyages du personnel et à régler les questions connexes en vue de faciliter le bon fonctionnement du Cabinet du Président dans la mise en œuvre des programmes de travail. Le/la titulaire sera  appelé(e) à effectuer d’autres fonctions telles que la réception et le traitement des demandes, les autorisations de missions officielles ainsi que l’organisation des voyages y afférentes. 

Sous la supervision du Chef du personnel et directeur de Cabinet, le/la titulaire du poste est appelé à :

1.  Effectuer des tâches et des fonctions administratives afférentes aux voyages, notamment procéder à la réservation des billets et d’hôtels au meilleur coût possible, dans les meilleurs délais et sous pression.

2.  Recevoir et traiter toutes les demandes de voyage. Faire des réservations et émettre des billets d’avion ainsi que des réservations d’hôtel selon les politiques et procédures de la Banque, en veillant à obtenir le meilleur rapport qualité-prix.

3.  Préparer les termes de référence des missions et assister dans les questions relatives aux visas; récupérer les rapports de retour de mission et veiller à les transmettre au Chef du personnel et directeur de Cabinet et à l’Assistant d’équipe chargé de la documentation et de l’archivage.

4.  Communiquer avec les collègues concernés sur les questions relatives aux voyages, entre autres, à l’itinéraire, la destination, les dates de voyage, l’aspect financier et le transport aérien.

5.  Collaborer avec les agences de voyages pour obtenir des estimations de coûts sur les itinéraires de voyage ; confirmer la disponibilité du budget auprès Coordonnateur du budget et recommander au personnel concerné le trajet le plus économique.

6.  Planifier, décrire, organiser, expliquer et confirmer les itinéraires aux membres du personnel concernés.

7.  Expliquer et conseiller au membre du personnel concerné les politiques et les procédures de la Banque relatives aux voyages de mission.

8.  Informer le(s) membre(s) du personnel de tout changement afférant à leur itinéraire et modalité de voyage aérien.

9.  Recevoir et examiner les demandes de remboursement de voyages et prendre les mesures nécessaires pour corriger les erreurs éventuelles. Assurer un rôle de coordination avec le Département du Contrôle financier pour veiller à la conformité et au remboursement en temps opportun.

10.  Collaborer avec le personnel et d’autres départements pour résoudre les problèmes qui pourraient se présenter, en particulier en ce qui concerne les changements d’itinéraire et les annulations de vols.

11.  Aider le Cabinet du Président en assumant d’autres fonctions, le cas échéant.

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

1.  Être titulaire d’au moins une licence ou son équivalent en administration des affaires, en administration ou dans une discipline connexe.

2.  Une formation professionnelle IATA serait préférable.

3.  Justifier d’au moins six (6) années d’expérience pertinente et pratique à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés au sein du bureau d’un cadre de direction, de préférence dans un organisme international et avoir de l’expérience dans l’appui aux opérations.

4.  L'expérience dans le secteur privé sera un avantage supplémentaire.

5.  Avoir des connaissances des procédures relatives aux formalités de voyage et à la réservation d’hôtels.

6.  Connaître les politiques et des procédures de la Banque en matière de voyages.

7.  Avoir la capacité à travailler sous pression et à définir des priorités dans un environnement international et multiculturel dynamique.

8.  Avoir de solides compétences en relation-client et interpersonnelle : être capable d’interagir professionnellement avec les parties prenantes internes et externes et pouvoir  répondre rapidement aux requêtes avec précision et courtoisie;

9.  Avoir d’excellentes compétences en matière d’organisation et de planification, des aptitudes à effectuer plusieurs tâches à la fois, le sens du détail et la capacité de travailler dans une équipe pluridisciplinaire;

10.  Démontrer une approche proactive et « entreprenante » : le/la candidat(e) doit avoir la capacité d’utiliser les ressources disponibles pour résoudre les problèmes en prenant les mesures nécessaires ; il/elle doit avoir des compétences d’analyse et une vaste compréhension du domaine pour interpréter efficacement les besoins;

11.  Avoir un esprit d’initiative poussé, un sens aigu de la confidentialité et d’esprit d’équipe ; et être enthousiaste : le/la candidat(e) doit travailler comme un membre compétent de l’équipe, en fournissant volontairement un appui à ses collègues, le cas échéant.

12.  Avoir une très bonne compréhension du bureau. Le/la titulaire du poste doit connaître les règles et procédures, tout en montrant qu’il/elle est sensibilisé(e) aux principes fondamentaux qui s’appliquent au bureau.

13.  Avoir d’excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais et en français.

14.  Avoir de solides compétences en matière d’utilisation des logiciels standard de Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint), ainsi que des compétences en SAP et/ou de tout autre système intégré de gestion des voyages.