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    • Poste : ASSISTANT AU SERVICE INFOLINE
    • Type d'offre : Emploi
    • Métier(s): Informatique
    • Niveau(x): BAC+3, BAC+4, BAC+5
    • Expérience: Minimum 5 ans
    • Lieu: Côte d'Ivoire
    • Date de publication: 25/05/2017
    • Date limite: 07/06/2017 (Expirée)

La BAD 
recrute
 
ASSISTANT AU SERVICE INFOLINE

  • Titre du poste: Assistant au Service Infoline
  • Grade: GS8
  • Poste N°: 50093564
  • Référence: ADB/17/102
  • Date de publication: 23/05/2017
  • Date de clôture: 07/06/2017
  • Pays: Côte d'Ivoire 

Objectifs

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013‑2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

Le complexe :

La Vice-présidence chargée des finances supervise la gestion financière du groupe de la Banque. Elle couvre les activités de trésorerie du Groupe de la Banque, notamment les emprunts sur les marchés de capitaux et les activités d’investissement ; les fonctions de contrôle, notamment l’information financière et l’administration des prêts ; la mobilisation des ressources stratégiques et le renforcement des ressources et instruments financiers non statutaires ; ainsi que la gestion générale des actifs et des passifs du Groupe de la Banque.

Le département/La division qui recrute

La division des dépenses administratives de la Banque vise essentiellement à fournir des services efficaces de traitement des transactions concernant les charges administratives et d’équipement de la Banque et de tous les fonds bilatéraux. La division veille non seulement à ce que les frais induits soient en conformité avec les politiques de la Banque, mais elle recherche également activement les possibilités de faire des économies dans la gestion des dépenses de la Banque. Elle veille au respect des règles et règlements financiers de la Banque et de toutes les procédures opérationnelles dans le traitement des paiements liés aux dépenses administratives.

Le poste 

Sous la supervision du chef de division, l’assistant du service Infoline de la Division Dépenses Administratives  assurera les fonctions suivantes :

  1. gérer l’administration du service d’assistance Infoline de la division Dépenses Administratives, répondre aux différentes catégories de demandes d’informations de manière standardisée, professionnelle et opportune, afin d’accroître le niveau de satisfaction de la clientèle ;
  2. gérer le temps avec efficacité en veillant à ce que les demandes soient acheminées rapidement et de manière appropriée aux personnes concernées pour permettre au personnel de la Division Dépenses Administratives d’être plus efficace dans sa fonction principale de traitement des paiements.

Fonctions et responsabilités

L’assistant du service Infoline de la division Dépenses Administratives assumera en particulier les fonctions suivantes :

Responsabilités spécifiques de la fonction

  1. organiser, superviser et gérer de manière efficace les demandes d’informations des clients (les usagers de toutes les banques) concernant les demandes de paiement et les justifications de demandes de paiement, les politiques et les procédures relatives au processus de paiement ;
  2. analyser les journaux et assurer le suivi des requêtes jusqu’à leur clôture par la personne chargée de les traiter et, sur la base des rétroactions des clients et des constatations des rapports, faire des propositions appropriées pour améliorer les procédures internes, afin d’obtenir une meilleure satisfaction des clients ;
  3. utiliser les informations obtenues à partir de l’analyse des requêtes reçues pour mettre en place et gérer un système complet de documents faciles à trouver, à récupérer, à interpréter et à utiliser, concernant les questions récurrentes relatives aux comptes fournisseurs et aux autres demandes de paiement, telles que la documentation des questions fréquemment posées et autres documents pertinents sur la page Intranet de la division ;
  4. aider à apporter un appui technique/opérationnel de haut niveau au personnel nouveau et ancien dans la mise en œuvre des améliorations du nouveau système, des politiques et procédures pour tous les types de paiement ;
  5. contrôler et corriger les anomalies de tout élément dans SAP pour les différentes sous-sections de la division Dépenses Administratives, y compris les fournisseurs extérieurs, les fonds fiduciaires, les voyages et les missions, les bureaux extérieurs, afin d’assurer l’insertion réussie des écritures comptables dans le système ;
  6. générer des rapports SAP sur les paiements et autres requêtes gérées par la division Dépenses Administratives et en assurer le suivi ;
  7. superviser et contrôler la mise en œuvre par l’équipe de services clients pertinents et de procédures de qualité et recommander des améliorations dans le service aux clients au niveau de la qualité des fournitures, des procédures et des outils du service d’assistance ;
  8. participer à la conception, au test et à la mise en œuvre de tous les projets d’amélioration du système SAP pertinents pour la division et les autres programmes, afin d’atteindre les normes  et même les dépasser ;
  9. assurer la liaison avec le département des technologies de l’information et résoudre tous les problèmes techniques SAP rencontrés dans l’utilisation des différents modules SAP utilisés au sein de la division ;
  10. se tenir à jour et tenir l’équipe informée des changements continus et des interprétations en matière des politiques et des procédures en vigueur pour les dépenses administratives et le traitement et la diffusion des paiements en utilisant les médias appropriés disponibles ;
  11. veiller à la pleine conformité à la politique de la Banque en matière de sécurité et de confidentialité des informations dans la diffusion des informations relatives aux paiements et veiller à une gestion adéquate des informations sensibles ;
  12. être capable de résoudre les problèmes pour répondre aux besoins des clients de la division Dépenses Administratives;
  13. assurer toute autre tâche confiée par le supérieur hiérarchique ou le chef de division.

Responsabilités communes aux contributeurs individuels

  1. organiser son propre travail, anticiper et informer le supérieur hiérarchique et les collègues concernés des risques éventuels de retard ou de non-exécution, et prendre ou recommander des mesures pour éviter ces situations, conformément aux procédures opérationnelles ;
  2. participer à la définition des besoins d’effectifs du service d’assistance et à la mise en œuvre du recrutement approuvé, aux actions de formation et de perfectionnement, en vue de veiller à ce que le service d’assistance soit doté du personnel compétent requis ;
  3. encadrer un membre du personnel débutant, lui expliquer les tâches, assurer le suivi et le contrôle du professionnalisme et de la qualité du travail et l’aider à utiliser son temps de manière efficace et à prendre des initiatives dans son domaine de responsabilité ;
  4. contrôler la qualité des activités et le service à la clientèle, mettre en lumière le défaut d’alignement et les problèmes y afférents et demander, le cas échéant, l’appui du supérieur hiérarchique, afin de s’assurer que le service à la clientèle et la qualité des services fournis répondent aux spécifications de la division Dépenses Administratives;
  5. organiser son travail pour obtenir les résultats les plus efficients, identifier et signaler les domaines nécessitant des améliorations dans les procédures et outils utilisés, proposer et introduire ces améliorations ;
  6. entretenir une bonne communication avec les collègues au sein de sa section, à la division Dépenses Administratives et dans l’ensemble de la Banque, pour faciliter le travail et la réalisation des responsabilités et objectifs de tous ;
  7. se conformer aux procédures de contrôle et d’information de sa fonction, informer fréquemment son supérieur hiérarchique des progrès du travail, des problèmes rencontrés et anticipés, et proposer des mesures pour y remédier ;
  8. appliquer de manière stricte toutes les politiques et procédures relatives à l’éthique, la santé, la sécurité, la prévention des incendies, la sécurité, l’environnement et l’hygiène, maintenir son espace de travail et son équipement propres, bien rangés et en bon état, et adopter et encourager les collègues à adopter le comportement approprié. 

Critères de sélection

  1. Être titulaire au moins d’une licence dans le domaine des systèmes informatiques ou dans un domaine connexe équivalent. D’autres certifications de Technologie de l’Information ou formations SAP attestés seraient un avantage ;
  2. Justifier d’un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente dans un environnement similaire. Toute expérience pertinente professionnelle de plus de six (6) ans serait un avantage ;
  3. Avoir l’expérience du travail dans les centres d’information/d’appel ou dans les centres de service à la clientèle ;
  4. Maîtriser le système SAP ERP, en particulier FI/MM/Travel/workflow et le logiciel Microsoft Office, avec une capacité avérée à former les autres à l’utilisation des programmes ;
  5. Avoir l’expérience de la mise en œuvre des projets d’amélioration des processus opérationnels.
  6. Avoir des capacités de rédaction et d’analyse de rapports ;
  7. Avoir de bonnes capacités de communication et de relations interpersonnelles en travaillant dans un environnement multiculturel et diversifié ;
  8. Être capable de planifier efficacement des programmes de travail dans un environnement de travail chargé ;
  9. Avoir une approche professionnelle et courtoise dans la communication avec les clients, y compris au téléphone ;
  10. Avoir de solides compétences en communication verbale et écrite en anglais ou en français, de préférence, avec une connaissance pratique de la seconde langue ;
  11. Savoir utiliser les logiciels standards de la Banque (Word, Excel, Access et PowerPoint).

INFORMATION SUR LE POSTE :

 

 

LA BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT A ENGAGÉ LES SERVICES DE DEVEX POUR FACILITER CE RECRUTEMENT. POUR POSTULER, VEUILLEZ CLIQUER SUR « POSTULEZ » COMME AFFICHÉ SUR LA PAGE DE PUBLICATION OU Y ACCÉDER A TRAVERS LE LIEN SUIVANT :

http://www.surveygizmo.com/s3/3585476/Infoline-Desk-Assistant-FIFC2-GS8

LE PRESENT POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL. (LE TITULAIRE DU POSTE SERA RECRUTE AU PLAN LOCAL ET NE BENEFICIERA DONC PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL).

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