La BAD 
recrute 
CHARGÉ(E) DE L'ADMINISTRATION ET DES FINANCES, UNITÉ DES SERVICES MÉDICAUX ET DE LA SANTÉ AU TRAVAIL

• Titre du poste: Chargé(e) de l’Administration et des Finances, Unité des Services Médicaux et de la Santé au Travail
• Grade: PL6
• Poste N°: 50066828
• Référence: ADB/17/225
• Date de publication: 23/05/2017
• Date de clôture: 12/06/2017
• Pays: Côte d'Ivoire 

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. Elle compte 80 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque africaine de développement vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Afin de se concentrer au mieux sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et de réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a défini pour ses interventions en Afrique, cinq grands domaines (Top 5) à intensifier pour accélérer l’obtention de résultats à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des Africains.

LE COMPLEXE :

La Vice-présidence des services institutionnels et des ressources humaines assure la fourniture de services institutionnels efficaces, axés sur la personne et orientés vers les clients en vue de garantir l’efficacité institutionnelle générale dans tous les aspects des services institutionnels de la Banque. Le Complexe supervise les efforts visant à assurer la compétitivité de la Banque en tant qu’employeur de choix et est chargé d’assurer le leadership en matière de formulation et de mise en œuvre des stratégies de la Banque relatives aux personnes, aux technologies de l’information, aux services généraux et achats institutionnels, aux services linguistiques, à la continuité des activités, ainsi que des stratégies en matière de santé et de sécurité.

LA DIVISION/DÉPARTEMENT QUI RECRUTE :

L’objectif global de l’Unité des Services Médicaux et de la Santé au Travail est de faire de la Banque un employeur de choix, en procurant aux membres du personnel un environnement de travail aussi sain et favorable que possible. Sa mission consiste à impulser la transformation des services médicaux et de santé au travail offerts par la Banque et à renforcer la promotion de la santé, les stratégies de prévention et les interventions globales dans un effort de protection, de préservation et de promotion de la santé et du bien-être de tous les membres du personnel – modes de vie sains pour tous.

En particulier, l’Unité s’efforce de veiller à la bonne application des politiques, instructions et procédures de la Banque sur les questions de santé et de bien-être du personnel, de formuler des politiques de santé et de bien-être dans le respect des pratiques établies sur le lieu de travail, ainsi que de garantir l’administration et la prestation de services médicaux de qualité aux membres du personnel de la Banque et à leurs proches, de favoriser un environnement de travail sain pour tous par l’observation des pratiques exemplaires en matière de santé et de bien-être.

L’Unité couvre quatre principaux domaines d’activités :

-  Le Plan médical du personnel, qui a vu le jour en 2003, est l’un des avantages les plus précieux du Groupe de la Banque, en ce sens qu’il procure aux membres éligibles du personnel, du personnel élu, aux membres du personnel à la retraite et à leurs proches éligibles une couverture médicale complète à l’échelle internationale. Le Plan aide par ailleurs les membres du personnel actifs et à la retraite à pallier l’impact financier d’une couverture de santé de qualité complète pour eux et pour leurs proches éligibles. Plus précisément, le Plan vise à : i) ouvrir l’accès rapide à des services de santé de qualité aux membres du personnel de la Banque et à leurs proches ; ii) mettre en œuvre des programmes de gestion intégrée des soins de santé tels que la promotion d’une vie saine et la prévention des maladies ; iii) établir et à consolider le flux d’informations entre le Plan et ses bénéficiaires, à veiller à ce qu’ils aient pleinement connaissance de leurs droits, des procédures, des seuils et des plafonds, des procédures de réclamation, des autorisations spéciales de paiement ; iv) élaborer une vaste stratégie de campagne de communication dans le but de susciter l’appropriation du Plan et d’encourager les membres à faire preuve de discipline par rapport à leurs dépenses de santé.

-  Le Centre médical propose des services de consultation et des conseils, des recommandations médicales, des examens préalables à l’embauche, des contrôles annuels, des soins de proximité et des programmes d’éducation sanitaire. Plus précisément, le Centre gère les soins de santé primaires et les premières interventions dans les situations d’urgence et d’évacuation médicale, ainsi que la réponse aux épidémies. Il gère la décentralisation des services de santé dans les régions et forge des partenariats stratégiques avec les institutions sœurs. Il assure en outre des services cliniques intégrés d’éducation thérapeutique, de numérisation des dossiers médicaux des patients, d’audit des services cliniques (performances), d’évaluation et d’extension des bilans périodiques des réseaux de santé (évaluations).

-  La santé et la sécurité au travail concernent l’amélioration globale des conditions de travail et du bien-être des membres du personnel afin que ceux-ci puissent contribuer au mieux à la productivité de la Banque. L’objectif fondamental du cadre SST de la Banque est de faire en sorte que celle-ci procure à son personnel les normes les plus élevées s’appliquant à un environnement de travail favorable, sain et sûr. Ce cadre prévoit les inspections et le contrôle réguliers des immeubles et équipements (sièges, claviers, écrans d’ordinateur ergonomiques), l’atténuation du bruit et des effets dus à l’éclairage, etc. La sécurité et le bien-être de tous les membres du personnel sur le lieu de travail doivent être garantis/adaptés, tandis que le personnel doit prendre conscience de sa responsabilité relativement au maintien d’un environnement de travail sûr.

-  Les services de protection sociale. Dans la droite ligne de la nouvelle vision de la Banque qui consiste à changer notre pratique des affaires, l’Unité remanie les services et activités de protection sociale dans un souci d’écouter, d’informer, de conseiller et de travailler avec les membres du personnel de sorte à : i) œuvrer en étroite collaboration avec les unités chargées des mécanismes de recours, le conseil du personnel, entre autres groupes du personnel, ainsi qu’avec les membres du Conseil et la haute direction ; ii) apporter des solutions et assister le personnel à travers un accompagnement et des services de conseil ; iii) gérer la résolution des conflits en travaillant avec les parties concernées pour parvenir à des solutions mutuellement acceptables, par l’emploi de compétences interpersonnelles développées au plus haut niveau ; iv) mettre en avant l’équilibre travail-vie privée pour l’entretien d’un corps et d’un esprit sains, notamment à travers le sport, les programmes et activités à caractère social au sein de la Banque comme à l’extérieur ; v) favoriser les politiques pro-familles qui favorisent notamment le travail à distance et les horaires de travail flexibles, les congés maternité et paternité, la gestion des congés maladie, et ainsi de suite.

LE POSTE :

Le/la Chargé(e) de l’administration et des finances assure la responsabilité du fonctionnement efficace des opérations administratives de l’Unité des Services Médicaux et de la Santé au Travail, du contrôle de ses systèmes financiers, informatiques et administratifs, de sorte à contribuer à la réalisation des objectifs de l’Unité. Au nombre des fonctions qu’il lui faut assumer figurent la gestion des services administratifs, notamment la comptabilité et le budget, les ressources humaines et les installations.

Sous la supervision et les orientations générales du Chef de l’Unité des services médicaux et de la santé au travail, le/la Chargé(e) de l’administration et des finances assume les fonctions suivantes :

1. Gestion financière et rapports

1.   Établir des procédures et des contrôles de sorte à améliorer l’efficacité des services et identifier les économies de coûts, ainsi qu’à promouvoir l’utilisation efficiente des ressources de l’institution;

2.   Gérer les affaires financières de l’Unité afin de veiller à ce que les systèmes de contrôle et les mécanismes d’établissement de rapports financiers les plus efficaces soient mis en place;

3.   Établir et mettre en œuvre des procédures financières conformes aux exigences de la Banque;

4.   Éclairer la Direction quant aux méthodes susceptibles d’améliorer l’environnement de contrôles de l’Unité;

5.   Passer en revue les rapports financiers mensuels, la préparation et la vérification en temps utile des rapports, états et échéanciers financiers pour les activités d’audit de l’Unité ;

6.   Préparer des rapports financiers trimestriels, entre autres publications pertinentes, en consultation avec le Chef de l’Unité et les autres départements, en vue de leur présentation au vice-président ;

7.   Contrôler les fonds de caisse afin qu’il y ait toujours suffisamment de fonds pour couvrir les besoins de l’Unité ;

8.   Rassembler et remplir les rapports financiers et registres budgétaires réguliers.

2. Préparation et exécution du budget

9.   Servir de point focal des activités budgétaires de l’Unité ;

10.  Préparer les estimations de coûts et propositions budgétaires pour l’Unité, en évaluant notamment les exigences exprimées par les autres sections ;

11.  Fournir des renseignements détaillés concernant les besoins en ressources pour les propositions liées au budget ;

12.  Établir et préparer des informations exactes et actuelles pour le suivi du budget et les rapports d’étape sur les fonds décaissés ;

13.  Apporter un soutien indéfectible à l’Unité lors de sa vérification du budget ;

14.  Examiner et finaliser les rapports de performance du budget, analyser les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles ;

15.  Saisir les occasions d’économie de coûts et d’analyse de la valeur de sorte à ramener les projets dans les limites du budget ;

16.  Gérer et assurer le suivi de la mise en œuvre du budget et recommander la réaffectation des fonds, selon les besoins ;

17.  Contrôler les dépenses afin qu’elles demeurent dans les limites autorisées.

3. Administration

18.  Assurer un large éventail d’activités d’appui à caractère administratif à l’équipe CHMH dans l’exercice du mandat de l’Unité ;

19.  Assurer la liaison avec CHGS pour les questions portant sur les espaces de bureaux, l’attribution de mobilier, d’équipements et de fournitures de bureau ;

20.  Faire des demandes de réparation, d’entretien et de suivi des travaux afin d’en vérifier la bonne performance ;

21.  Soutenir les activités de maintenance et d’accessibilité aux informations et autres connaissances produites par l’équipe, prendre des notes lors des réunions, rédiger des lettres, des rapports d’enquête et préparer des procès-verbaux, le cas échéant ;

22.  Servir de point focal de l’équipe et assurer le suivi des questions relatives aux activités de l’Unité ;

23.  Veiller à ce que les politiques qui s’imposent soient mises en place relativement aux processus de passation de marchés et d’appel d’offres afin de retenir les services des meilleurs consultants et prestataires de services ;

24.  Participer au processus de passation de marchés de services et au recrutement des consultants en préparant les termes de référence, en publiant les appels d’offres et en assurant la liaison avec CHGS pour l’établissement des contrats ;

25.  Gérer efficacement tous les contrats extérieurs et veiller à ce que toutes les dépenses de l’Unité soient dûment autorisées et comptabilisées ;

26.  Veiller au bon fonctionnement de l’administration interne de l’Unité et à sa rentabilité ;

27.  Gérer, de concert avec le Chef de l’Unité, le personnel de courte durée (STS) et les contrats de consultants, ainsi que les questions de ressources humaines ;

28.  Gérer les autorisations d’absence des membres du personnel dans les procédures de l’Unité concernant la formation, les congés et les évaluations du personnel, tout en veillant à ce que ces dernières soient correctement documentées ; porter par ailleurs à la connaissance du personnel les politiques qui s’appliquent.

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

1.   Être titulaire d’un Master 2, DEA, DESS en gestion des ressources humaines, sciences sociales, administration d’entreprise, comptabilité, finance, ou dans une discipline connexe ;

2.   Justifier d’au moins quatre (4) ans d’expérience dans la tenue du grand livre général, des montants à payer/recevoir, la gestion du budget et l’administration des ressources humaines ;

3.   Justifier de compétences quantitatives et analytiques manifestes ;

4.   Connaissance des statistiques et de la comptabilité, aptitude à communiquer la signification des chiffres en langage clair ;

5.   Justifier d’une très bonne connaissance des questions liées aux ressources humaines ;

6.   Aptitude à instaurer et à gérer des innovations et des changements ;

7.   Participation active aux processus de revue exhaustive d’un plan médical ;

8.   Connaissance des contrôles internes et de l’interprétation des règlements financiers et règles connexes ;

9.   Compétences avérées en matière d’encadrement de la coordination budgétaire et du processus décisionnel éminemment souhaitables ;

10.  Aptitude à communiquer aisément avec autrui ;

11.  Aptitudes à travailler sous pression, à définir les priorités dans le travail, à respecter des délais serrés et à travailler en équipe ;

12.  Aptitudes d’interaction efficace avec les personnes et de collaboration avec les collègues ;

13.  Être capable de motiver, de diriger et de susciter l’enthousiasme et la confiance ;

14.  Capacité à communiquer efficacement (par écrit et oralement) en anglais ou en français avec une connaissance pratique de l’autre langue ;

15.  Connaissance des logiciels MS Office standard.