La BAD 
recrute 
CHARGÉ SUPÉRIEUR DE LA GESTION DES CONTRATS

• Titre du poste: Chargé supérieur de la gestion des contrats
• Grade: PL5
• Poste N°: 50000342 ; 50000774
• Référence: ADB/184
• Date de publication: 10/05/2017
• Date de clôture: 31/05/2017
• Pays: Côte d'Ivoire 

La Banque :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le Programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines, dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

Le complexe :

La Vice-présidence chargée des ressources humaines et des services institutionnels veille à la fourniture de services institutionnels efficaces axés sur les personnes et orientés client, pour garantir l’efficacité globale de l’institution dans tous les aspects des services institutionnels. Le Complexe pilote les efforts visant à garantir la compétitivité de la Banque en tant qu’employeur de choix et est chargé d’assurer le leadership en matière de formulation et de mise en œuvre des stratégies de la Banque axées sur le personnel, les technologies de l’information, les services généraux et les acquisitions par l’institution, les services linguistiques, la continuité des affaires et les stratégies pour la santé et la sécurité.

Le département/la division qui recrute :

Les rôles principaux du département des services généraux et des achats institutionnels  sont de gérer les actifs de la Banque, superviser l’ensemble des achats institutionnels de biens, de services, de travaux et de biens immobiliers, coordonner l’ensemble des voyages du personnel et le transport des biens et du personnel de la Banque, les services de restauration et d’autres structures logistiques et les services de courrier, ainsi que de tenir le personnel informé des services offerts. À cette fin, le département des services généraux et des achats institutionnels  formule et applique des règles d’acquisition, de stockage et d’entretien du mobilier, de l’équipement et des fournitures de bureau ; conçoit, prépare et met en œuvre des programmes pour la construction ou l’acquisition et l’entretien de bâtiments et de locaux ; élabore et garantit l’application appropriée et efficace des politiques d’administration au sein de la Banque dans des domaines tels que la communication, le transport, les voyages, la sécurité, la protection et la sécurité du personnel et des biens de la Banque ; et exécute les tâches connexes. Le département est chargé de la gestion des immobilisations de la Banque (évaluées à plus de 100 000 000 d’UC).Le département des services généraux et des achats institutionnels  comprend trois divisions supervisées par le directeur des services généraux et des achats, à savoir : i) la division des opérations et de la maintenance; ii) la division des achats institutionnels; et iii) la division des services de soutien.

La division des achats institutionnels est chargée de la formulation, de l’application et de la mise en œuvre effective de la formulation, ainsi que de l’évaluation des procédures et pratiques concernant les achats et la passation de marchés de biens, de travaux et de services pour la Banque.

Le poste :

Le titulaire du poste devra fournir des avis et des orientations sur tous les aspects des fonctions de passation de marchés, fournir des avis spécialisés sur l’administration des contrats, élaborer et assurer le suivi du programme d’administration des contrats afin de soutenir l’exécution des actions liées aux contrats.

Sous la supervision du Chargé principal des achats (chef d’équipe), le chargé supérieur de la gestion des contrats assume les responsabilités ci-après :

1.     Fournir des avis et des orientations sur tous les aspects des fonctions de passation de contrats, y compris la fourniture d’avis spécialisés sur la passation de contrats, fournir des conseils à la direction et aux clients sur un large éventail de problèmes techniques très complexes et d’autres problèmes liés aux achats institutionnels ;

2.     Elaborer, exécuter et administrer des contrats très complexes pour divers services/produits (par exemple, des contrats particulièrement complexes portant sur les technologies de l’information, les télécommunications, l’octroi de licences de logiciels) ;

3.     Elaborer et mettre en œuvre des procédures relatives à la gestion des contrats, ainsi qu’à leur exécution et à leur administration ;

4.     Assurer le suivi et l’examen en temps opportun de l’évaluation des performances des fournisseurs ;

5.     Veiller à ce que les fournisseurs satisfassent aux exigences contractuelles obligatoires de la Banque pendant la durée du contrat ;

6.     Elaborer des outils pour corriger les performances insatisfaisantes ;

7.     Fournir des orientations sur les questions contractuelles aux gestionnaires des contrats ou autres membres du personnel opérationnel, et assurer la formation des nouveaux agents chargés des achats sur les pratiques et procédures de gestion des contrats ;

8.     Veiller à ce que les contrats signés soient communiqués aux parties prenantes pour faciliter la visibilité, la sensibilisation et l’interprétation des contrats en vue de la mise en œuvre ;

9.     contrôler la conformité à l’accord sur les niveaux de service ;

10.   En lien étroit avec les utilisateurs finaux, veiller à la clôture, à la prolongation ou au renouvellement des contrats ;

11.   Planifier et assurer le suivi de la qualité des résultats de l’équipe chargée des contrats, en examinant tous les contrats avant leur signature pour en vérifier l’adéquation, l’exhaustivité et la précision ;

12.   Piloter le travail avec les autres collègues pour maximiser l’utilisation des ressources en personnel et rationaliser les efforts, en prenant en compte les prévisions globales des exigences des clients, ainsi que les tendances en matière d’achat, pour garantir une planification globale efficiente ;

13.   Elaborer et assurer le suivi du programme d’administration des contrats avant et après l’adjudication, en fournissant des conseils et des orientations pour soutenir la mise en œuvre des activités liées aux questions contractuelles ;

14.   Elaborer et gérer les calendriers de renouvellement de contrats pour tous les contrats en cours ;

15.   Planifier, élaborer et mettre en œuvre des programmes de sensibilisation pour fournir des orientations sur l’administration des contrats, ainsi que le contrôle (par exemple, les audits ex-post et ex-ante) ; soutenir les efforts des clients visant à produire des estimations et des plans de programmes annuels de travail ;

16.   Travailler en toute indépendance sous l’orientation générale du chef d’équipe, guider et encadrer le personnel subalterne ;

17.   Préparer des rapports spéciaux, des statistiques et des prévisions et exécuter d’autres tâches, qui pourraient lui être confiées par le superviseur.

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

1.     Être titulaire d’au moins un Master 2/DESS/DEA ou un diplôme équivalent en administration, commerce, économie, droit, gestion de la passation de marchés et des chaînes d’approvisionnement, ingénierie et toute autre discipline connexe ;

2.     Justifier d’un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente dans la gestion de contrats, notamment les achats et la passation de marchés ;

3.     Innovation et créativité : l’engagement en faveur de la recherche et l’élaboration d’approches innovantes et créatives axées sur les activités afin d’en améliorer les performances et de créer de la valeur ajoutée pour la Banque et ses clients ;

4.     Communication : fournir des communications orales et écrites claires et concises ; présenter des informations orales avec clarté dans un style approprié et adapter le langage et le style aux attentes spécifiques du public concerné ;

5.     Résolution de problèmes : appliquer les connaissances professionnelles à la résolution des problèmes et identifier les solutions au bénéfice des clients (internes et externes) et de l’organisation ;

6.     Orientation-client : veiller à ce que le client soit considéré comme étant d’une importance primordiale dans toutes les transactions et interactions ; s’efforcer de comprendre et, le cas échéant, d’anticiper les besoins des clients et veiller à ce que les clients reçoivent le meilleur service possible de la Banque ;

7.     Travail en équipe et relations au sein des équipes : travailler avec d’autres personnes pour maximiser l’efficacité de l’équipe dans son ensemble, veiller au partage des connaissances et de la charge de travail ; tisser de solides relations de travail avec les collègues et contribuer à la création d’un environnement de travail propice à l’esprit d’équipe;

8.     Efficacité opérationnelle : faire montre d’engagement à garantir l’exploitation complète des systèmes, des procédures et des cultures au sein de l’organisation, afin d’obtenir les résultats requis ;

9.     Exploiter la connaissance des tendances des activités pour prendre des décisions efficaces ;

10.   Faire preuve de connaissances et de compétences professionnelles, anticiper et gérer les risques, appliquer les principes fondamentaux permettant de garantir la réduction des risques auxquels les produits des opérations de la Banque sont exposés;

11.   Administrer la preuve que l’on possède les connaissances techniques requises pour l’emploi, y compris les aptitudes juridiques pour les contrats de marchés publics, les compétences dans l’utilisation et l’interprétation des modèles et analyses financiers, les aptitudes nécessaires à la mise en œuvre des plans opérationnels dans les délais, au contrôle de la qualité et des coûts, à la gestion des projets, la connaissance et la compréhension de la responsabilité sociale d’entreprise et des principes d’acquisition durables ;

12.   Posséder d’excellentes capacités de négociation, de communication et de relations interpersonnelles. Être capable de comprendre, de conceptualiser et de résoudre des problèmes contractuels complexes ;

13.   Posséder de solides capacités d’analyse pour la vision stratégique, avoir le souci du détail et être capable de travailler sous pression ;

14.   Être capable de disséquer des informations complexes et de les regrouper en différentes composantes, de comprendre et d’utiliser les données et les statistiques de performance pour la gestion des contrats et des performances ;

15.   Être capable de comprendre, d’interpréter et d’appliquer les règles et procédures de la Banque ainsi que les principes de passation des marchés publics ;

16.   Pouvoir analyser les informations en vue de favoriser une compréhension conceptuelle de la signification d’un éventail d’informations ;

17.   Agir avec intégrité et préserver la confidentialité en permanence ;

18.   Respecter les normes d’éthique, d’honnêteté et de responsabilité les plus rigoureuses ;

19.   Pouvoir communiquer efficacement (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une connaissance pratique de l’autre langue ;

20.   Être capable d’utiliser les applications de la suite MS Office (Word, PowerPoint, Excel) et Outlook est un critère indispensable ; avoir des compétences dans l’utilisation de SAP et SRM (gestion de la relation fournisseurs) est souhaitable.