INTERNATIONAL RESCUE COMMITTEE – Côte d’Ivoire

AVIS DE VACANCE DE POSTE

• Position : (01) Officer Administratif
• Localisation : Abidjan
• Type et Durée de contrat : 6 mois renouvelable
• Date limite de dépôt des candidatures : 26 Avril 2017.

À propos d’IRC :

International Rescue Committee (IRC) a été fondé en 1933. IRC est une agence humanitaire sans but lucratif, non sectaire et qui apporte une assistance aux personnes victimes de conflits et d’oppression. Il souscrit aux idéaux de la liberté et de la dignité humaine.

International Rescue Committee en Côte d’Ivoire recrute pour son bureau d’Abidjan, (01) Officer Administratif pour une période de six (06) mois renouvelable.

Tâches et Responsabilités

L’Officer Administration

• Veille à prendre toutes les dispositions nécessaires à la bonne conduite des activités événementielles de IRC-CI
• A la charge de la gestion des formalités et coordination des arrivées/départs des hôtes de IRC-CI
• A la charge de la gestion de l’élaboration des contrats (contrats de prestations de services, contrats de bail, contrats de consultance…) en collaboration avec la Chaîne d’Approvisionnement ;
• A la charge de l’élaboration et la soumission du rapport mensuel de l’administration au Supply Chain Manager
• Assure en outre la coordination du transport avec le secteur Transport, de l’hébergement dans les hôtels, les réservations de salles de conférences et de l’équipement audiovisuel selon les besoins ;

Etablissement des contrats et suivi de la TVA

• A en charge les dossiers administratifs tels que : les exonérations de toutes natures et s’assure de la confidentialité des dossiers sensibles ; 

Procédures administratives

• Revoit annuellement les règles relatives au manuel de procédures administratives ;
• Assure la formation du personnel administratif et veille à ce que les procédures légales et internes en matière d’administration soient correctement appliquées ; 

Voyages, Visas et Visites

• Coordonner avec la secrétaire standardiste et Secteur ou Département hôte, l’arrivée des visiteurs et du personnel en visite sur la base d’Abidjan et / ou des Bureaux de Man et de Yamoussoukro à travers :
  • La date d’arrivée,
  • La disponibilité des kits d’arrivée à l’aéroport
  • le logement (Chambre d’Hôte/Guest House et/ou Hôtel)
  • les per diem, etc. 
• En coordination avec les Ressources Humaines, veiller au renouvellement du kit d’arrivée en cas d’expiration
• S’assurer avec la secrétaire standardiste de la mise à jour du tableau des voyages internationaux.
• En charge des commodités et demandes de visas pour les missions, des réservations de vols (nationaux et internationaux) et d’achat de billets d’avion pour le Programme de la Côte d’Ivoire ;
• Mettre à jour la fiche de suivi des informations requises pour les dossiers de visas (informations pour l’obtention du visa, coût du visa, durée et autres)
• Superviser la mise à jour du programme des voyages internationaux, du tableau de suivi des voyages internationaux, et à la transmission des plans de vol au Responsable du transport ;
• Actualiser le document de bienvenue (‘welcome pack’) chaque année ;
• Organiser les réservations d’hôtel pour l’ensemble des voyageurs (internes ou externes) ainsi que les réservations dans la Chambre d’Hôte/Guest House d’Abidjan.
• En charge de la gestion de toutes les formalités liées aux voyages du personnel expatrié pour les motifs suivants :
  • R&R
  • Annual Leave
  • Home Leave
  • Fin de mission 

Communications

• Suivre avec la Secrétaire standardiste, le système d’utilisation du téléphone et veiller à ce que cet outil de travail soit utilisé de façon appropriée ;
• En charge des incorporations, des modifications et des cessations des agents à la flotte téléphonique de l’Organisation ;
• S’assurer de la mise à jour et de la diffusion de l’annuaire du personnel IRC Côte d’Ivoire. 

Conférence

• Aider les programmes et autres départements dans l’organisation d’évènements ;
• Etre le point focal pour l’organisation des conférences internationales ;. 

Gestions des factures administratives (eau, Electricité, communication, gardiennage, etc.) et de scolarité

• En charge (en collaboration avec le Manager Supply Chain et/ou le Coordonnateur Supply Chain) d’analyser et de suivre les factures, de résoudre les zones de conflit avant d’effectuer les demandes de paiement ;
• S'assurer que les factures administratives sont correctement archivées ;
• Préparer le paiement des factures d’hôtel et d’utilités (en collaboration avec le Manager Supply Chain et/ou le Coordonnateur Supply Chain) en veillant à un suivi précis du niveau des lignes budgétaires.
• S ‘assurer de la régularité, la vérification, le traitement et le paiement de toutes les factures téléphoniques (Cellulaires, fixes).
• S’assurer que les factures de scolarité sont payées rapidement et qu’elles sont conservées normalement pendant la durée de la mission 

Gestion des baux / loyers et Gestion du bureau et Chambre d’Hôte/Guest House

• Aider à la recherche d’appartements et maisons ;
• Préparer et revoir les contrats de baux et des états des lieux ;
• Suivre les échéances et paiement des loyers ;
• Suivre les litiges éventuels concernant les baux ;
• Suivre avec la secrétaire-standardiste, l’approvisionnement en matériel et fournitures de bureau pour le Bureau, (Consommables etc.) et pour le Directeur National,
• Informer et former le personnel de ménage aux bonnes pratiques quant à l’entretien du bureau et des Chambres d’Hôtes/Guest Houses ainsi qu’aux mesures de sécurité et aux comportements appropriés dans les guests ;
• Superviser de façon hebdomadaire le travail des agents de ménage aux Guests et au bureau et en faire un point détaillé des anomalies pour actions ;
• En collaboration avec le département Finance et la chaîne d’approvisionnement, assister dans la fourniture de matériel d’entretien et veiller à la prise en compte des besoins par l’agent de ménage dans les guests houses et au Bureau.
• Responsable de la vérification systématique de l’enceinte où sont logés les bureaux, afin d’assurer un bon environnement professionnel pour tous les membres du personnel. Entreprend à cet effet toutes les démarches nécessaires pour rendre disponible les services de nettoyage, ainsi que l’approvisionnement des stocks. 

Autres

• Veille à l’archivage des contrats, pièces administratives, baux.
• En charge de la supervision avec la Secrétaire Standardiste, du système de gestion et d’archivage de toutes les correspondances internes et externes de l’Organisation.
• En charge de la petite caisse (petites maintenance, pause-café, fournitures de bureau, frais de transport)
• Supervision des agents administratifs (deux agents d’entretien et un assistant)
• Respecter le IRC Way (Code de conduite de IRC) et reporter toute suspicion de violation du IRC Way/Code de conduite à son superviseur, au directeur national ou selon le mécanisme de rapportage prévu.
• Toute autre tâche à la demande du Supply Chain Manager. 

Qualifications et Expériences

• Diplôme universitaire BAC+3 minimum en Administration, Droit, Finance ou en Management des organisations.
• Expérience de travail d’au moins trois ans à un poste similaire avec les organisations internationales non-gouvernementales ;
• Capacité à travailler avec un minimum de supervision ;
• Excellentes capacités de rédaction en anglais et en français,
• Excellentes compétences en communication et d'excellentes qualités relationnelles,
• Capacité à travailler en équipe, de donner la priorité à des volumes élevés de travail tout en respecter des délais courts ;
• Esprit de synthèse requis.

Dossier de candidature :

• Un dossier mentionnant le titre du poste à pourvoir et comprenant :
• Un CV (y préciser au moins 3 références scolaires ou universitaires) ;
• Une Lettre de motivation adressée au Directeur National de IRC CI ;
• Une Copie des diplômes 

Pour le dépôt de dossiers physiques :

• A Abidjan : Il Plateaux, 7 ième Tranche - LOT 3060 IL.253, Abidjan, Cote d'Ivoire  Tél: +225 22 52 30 50
• A Yamoussoukro : Quartier Habitat face au lac aux caïmans, non loin de la Cathédrale St Augustin. Tél : 225 30 64 39 71.
• A Man : Quartier Domoraud (En face de UNICEF) Tel/Fax: 33 79 18 65

Date limite de dépôt : 26 avril 2017 à 15H00

« IRC et les employés de IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenu dans le IRC WAY (Standards pour la conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, et les représailles.

SEULS LES CANDIDAT(E) S PRESELECTIONNE(E) S SERONT CONTACTE(E) S.

Les candidatures féminines sont encouragées.