PHONE-GROUP
RECRUTE
OFFICE MANAGER (ASSISTANT(E) DE DIRECTION)
MISSIONS :
- Assiste et organise les tâches du directeur
• Réceptionne les appels, analyse la demande et oriente soit vers le directeur, soit vers un
département ou un service compétent
• Organise les réunions et les déplacements du directeur
• Prépare les dotations ainsi que les notes de frais pour les déplacements du directeur et des collaborateurs
• Organise le planning des visites clients (réservations d’hôtel, restaurant, navette, etc.)
- Assure le déploiement de la communication interne et externe du site
• Veille à l’alimentation régulière de la rubrique « Mon Site » de l’intranet (articles, annonces, etc.)
• Assure le déploiement de la communication autour des actions organisées dans le cadre de Phonedation
• Contribue et assiste les départements dans l’organisation des animations et des team-building
• Assure la mise en œuvre de la communication externe en collaboration avec la Direction Adjointe de la
Communication (diffusion de flyers, street marketing, etc.) et avec le comité de communication.
• Participe activement aux instances de communication et en rend compte au Directeur
- Contribue à l’enrichissement et au développement du réseau de l’entreprise
• Contribue au maintien et au renforcement du réseau et de la notoriété de Phone Group à travers une
veille systématique des éventuels partenaires, prestataires, etc.
• Mène, en collaboration avec la direction des achats, la prospection, la négociation et la mise en place des
conventions des œuvres sociales (centres d’estivage, hôtels, salles de sport, etc.)
COMPETENCES ET PREREQUIS :
- Conditions d’accès au poste
• Profil technique
• Formation : Bac+3 en assistanat
• Expérience : 5 ans minimum dont 1 an minimum dans un centre de contact
• Maîtrise de la langue française, à l’écrit et à l’oral
•Portefeuille de contacts professionnels
- Savoir et Savoir faire
• Maîtrise du pack Office
• Maîtrise de l’anglais
• Savoir développer son carnet d’adresses et l’utiliser à bon escient
• Maîtrise des techniques et méthodes administratives
• Maîtrise des techniques d’accueil téléphonique et physique
• Savoir filtrer les appels
• Savoir traiter les demandes par priorités
• Savoir planifier et réaliser un suivi des tâches
• Savoir organiser les déplacements
• Savoir rédiger des comptes rendus des réunions
• Savoir tenir les agendas et organiser des réunions
• Savoir classer et archiver les documents
- Savoir être
• Faire preuve de de capacités relationnelles
• Sens de l’initiative
• Autonomie et rigueur
• Organisation
• Polyvalence et adaptation
• Avoir un bon sens de l’écoute
• Confidentialité.
Prière d’envoyer vos candidatures à recrutement-abidjan@phone-group.ma et xavier.bozoua@phone-group.ma en précisant en Objet l’intitulé du poste : « Office Manager».
