UNICEF
recrute 
Administeur(trice) Chargé(e) de l'Administration, NO-B, FT, #52089, Abidjan, Cote d'Ivoire

Job Number: 496463 | Vacancy Link
Location: Cote D'Ivoire
Work Type : Fixed Term Staff

Si vous êtes un professionnel engagé, créatif et que vous êtes passionné pour faire une différence durable pour les enfants, l'Organisation leader des droits de l'Enfant souhaiterait vous donner l'opportunité de vous exprimer.

Pendant 60 ans, l'UNICEF a travaillé sur le terrain dans 190 pays et territoires pour faire la promotion de la survie, la protection et le développement des enfants. L'UNICEF, plus grand pourvoyeur de vaccins au monde pour les pays en développement, soutient la santé et la nutrition des enfants, l'accès à l'eau potable et à l'assainissement, une éducation de base de qualité pour tous les garçons et filles, et la protection des enfants contre la violence, l'exploitation, et le VIH/SIDA. L'UNICEF est intégralement financé par des contributions volontaires d'Individus, de Compagnies, de Fondations et de Gouvernements.

Objet du Poste

En qualité de point focal de la gestion des services administratifs du bureau pays, le/la titulaire est responsable de fournir des services de support administratif de manière efficace et a un cout optimal, en donnant des avis/orientations sur les services de soutien administratif et la gestion du personnel administratif. S'assurer que les opérations et services administratifs du Bureau opèrent en conformité avec les règles, règlements, procédures et politiques de l'organisation. S'assurer que les opérations et services administratifs du Bureau opèrent en conformité avec les règles, règlements, procédures et politiques de l'organisation.

Principaux Résultats Attendus

1. Interprétation et application correcte des politiques et procédures administratives mises en œuvre en temps opportun pour apporter un appui aux opérations au niveau du pays ou au niveau des régions. 
2. La préparation et la mise en œuvre du budget sont administrées, suivies et contrôlées de manière appropriée dans les domaines de la gestion administrative et des services. 
3. La gestion, la délivrance et l'amélioration des services de soutien administratif sont effectués en temps opportun, et les arrangements de sécurité sont établis pour une meilleure sureté et sécurité. 
4. La gestion du patrimoine des fournitures et équipement de bureau, véhicules et autres actifs est effectivement réalisée. 
5. Toutes les formalités administratives et les formalités pour l'établissement de contrat sont conformes aux exigences telles que stipulées dans les politiques, procédures, et règles. 
6. Le renforcement des capacités des fonctionnaires est amélioré au moyen de programme de formation et de développement dans le domaine de la gestion administrative et des services. 
7. Des relations de travail effectives sont maintenues avec les autres agences, les autorités locales et les partenaires de mise en œuvre. 
8. Tout autre responsabilité et service administrative assigne est effectivement réalisé et effectue. 

Principales Taches et Responsabilités Attendues

1. Politiques, procédures et stratégies

• En qualité de point focal fonctionnel, responsable de l'application correcte et constante des politiques et procédures dans les fonctions administratives assignées par la délivrance de conseils et d'assistance au bureau pays ou aux sous bureaux au besoin. 
• Contribue à la planification stratégique et au suivi des questions administratives au niveau pays/région au besoin. Apporte des contributions pratiques sur la mise en œuvre des directives administratives, en collaboration étroite avec le Chef de Bureau, les fonctionnaires des Operations, et le superviseur. 
• Apporte un appui à son superviseur et informe les fonctionnaires des mises à jour sur les politiques, règles et procédures administratives. Met en œuvre et interprète de façon correcte les politiques, règles et procédures administratives. Briefe et apporte assistance sur les procédures administratives et exigences de base aux fonctionnaires qui arrivent et qui partent. 
• Fait des recommandations spécifiques sur l'amélioration des systèmes et contrôles internes, planification, restructuration et résolution de problèmes sensibles, en prenant en compte les conditions en vigueur dans la localité.
• Tient son superviseur informé des domaines ou des problèmes potentiels pourraient survenir, et identifier et recommander des solutions. Préparer les rapports sur les questions administratives au besoin.
• Donne un appui administratif et des services aux bureaux de zone et postes, au besoin, incluant la préparation et le financement de contrats de service, la préparation des demandes d'achats pour toutes les fournitures de l'Administration et des conseils sur les procédures administratives 
• Effectuer des missions dans les bureaux de terrain pour faire la revue des préparatifs administratifs et faire les recommandations appropriées au besoin.

2. Gestion du Budget

• Faire le suivi du budget en étroite coordination avec le superviseur pour s'assurer que les objectifs stipulés précédemment dans l'année fiscale sont réalisés pour des opérations en douceur dans le bureau incluant les bureaux de zone et les postes au besoin.  Recommande et prépare les estimatifs sur les locaux de Bureau, les fournitures et besoins en équipements pour la préparation des budgets. 
• Assiste les bureaux de zone dans la mise en place et la maintenance des services administratifs. 
• Prépare, suivi et contrôle le budget administratif. 

3. Soutien et Services Administratifs

• Effectue la délivrance et l'amélioration du soutien administratif et des services de bureau , y compris la gestion de l'espace, les services de transport, utilisation et la maintenance des véhicules, équipement, conférence et arrangements de voyage, reproduction de documents, communications, courrier et services de livraison, achat locaux et paiement de factures d' utilités.
• Assurer la délivrance en temps opportun et de façon de services de base du Bureau, y compris la gestion de l'espace, équipement, communications et pour améliorer la sécurité des fonctionnaires et la productivité. 
• Apporte un appui à l'équipe des Operations Inter-Agence pour améliorer les services communs des Nations Unies pour atteindre l'efficacité et l'efficience. 
• Aide à négocier et administrer les questions relatives aux locaux des bureaux, utilités et services avec les fournisseurs et les agences. 

4. Gestion de Patrimoine

• Apporte une assistance à la gestion des fournitures de l'Administration, des équipements de bureau et véhicules, à la mise à jour des inventaires, sert au besoin comme membre ex-officio du Property Survey Board. 
• Aide à préparer les soumissions du superviseur du Property Survey Board submissions, prépare les minutes des réunions. 
• Assiste le superviseur pour la mise en œuvre des recommandations du PSB approuvées par le Chef de bureau. 
• Suit et supervises l'utilisation adéquate et appropriée des fournitures. 
• S'assure que les services et la maintenance des locaux sont conformes aux normes de l'organisation. 

5. Arrangement contractuel et Contrôle

• S'assure que toutes les transactions administratives et les préparatifs pour l'établissement des contrats sont conformes aux politiques, règles et procédures en vigueur. 
• Participe à la revue des préparatifs pour l'établissement des contrats relatifs au soutien administratif (i.e. courrier, maintenance, soutien administratif auxiliaire, maintenance des véhicules, maintenance des équipements etc.) pour s'assurer que les termes et conditions de tous les contrats sont respectées par les prestataires de services. 
• Propose au superviseur toute modification requise.
• Effectue le suivi des paiements selon les obligations contractuelles.

6. Formation et Dévelopment du personnel

• Collabore au développement des activités de formation pour s'assurer de la performance effective des services de gestion administrative. 
• Met en œuvre les activités effectives de renforcement de capacités de formation et de développement des fonctionnaires. 
• Assiste dans l'organisation des ateliers pour le renforcement des capacités, et la formation et le développement des fonctionnaires. 

7. Partenariat, coordination et collaboration

A la demande, sous la direction de son superviseur, collabore avec d'autres agences, autorités locales et partenaires de mise en œuvre sur des questions administratives, y compris l'harmonisation et l'échange d'information. 

8. Effectuer toutes autres taches et responsabilités assignées telles que requis 

Qualification et Compétences

1. Qualifications académiques 

Diplôme Universitaire (Maitrise) en Sciences Sociales, Gestion, Administration, Finance et tout autre domaine pertinent. 

2. Experience professionnelle

• Deux années d'expérience professionnelle pertinente au niveau national ou international dans la gestion de bureau, l'Administration, les Finances, la Comptabilité, l'ICT, les Ressources Humaines, les Approvisionnements et toute autre fonction appropriée. 
• Expérience de travail en situation d'urgence.
• Bonne maitrise du Francais et bonne connaissance de l'Anglais.

Ce poste est ouvert UNIQUEMENT aux Nationaux Ivoiriens.

3. Compétences Requises

i) Valeurs Fondementales

• Engagement
• Diversité et Inclusion
• Intégrité

ii) Compétences de Base

• Communication
• Travail en Equipe
• Atteinte des Resultats

iii)  Compétences Fonctionelles

• Capacité d'Analyse
• Application de l'Expertise Technique
• Respect des Instructions et Procédures
• Planification et Organisation

iv) Connaissances Techniques 

 (a) Connaissances Techniques Specifiques Requises

• Fonctions de gestion de services administratifs de ce poste selon le contexte du pays et les conditions de travail.
• Politiques, procédures et directives de l'UNICEF sur la gestion des services administratifs dans le   manuel as relevant, selon le contexte du pays et les conditions de travail.
• Plan Stratégique a moyen terme de l'UNICEF (MTSP) en relation avec la gestion des services administratifs selon le contexte du pays et les conditions de travail.

(b) Connaissances Techniques Generales Requises

• Principes de gestion de Bureau, gestion des opérations, gestion et administration du programme.
• Objectifs, visions, positions, politiques, et stratégies de gestion des services administratifs 
• Gestion de l'Information et de la Technologie de Communication.
• Opérations d'approvisionnements, de logistique et de gestion des achats.
• Gestion basée sur les Résultats et l'Approche Droits de l'UNICEF.
• Programme politiques, objectifs, stratégies, approches et procédures d'urgence de l'UNICEF.
• Connaissance sur Egalité Genre et diversité

(c) Connaissances Techniques à acquérir/ à améliorer

• Politiques et stratégie NU pour régler les problèmes d'harmonisation de gestion des services administratifs et des opérations du système commun.
• Positions de l'UNICEF sur les approches communes des problèmes de gestion des services administratifs et des opérations.
• Directives de sécurité des NU.
• Règlements et les lois gouvernementales dans la localité pertinents a la gestion et aux opérations des services administratifs.  

UNICEF est engagé au respect de la diversité et l'inclusion au sein de sa force de travail, et encourage les candidats masculins et féminines qualifies de toutes nationalités, religions et origine ethnique, y compris les personnes vivants avec des handicaps à postuler pour être membre de notre organisation.

Opening Date 22 Jun 2016 GMT Standard Time
Closing Date 20 Jul 2016 GMT Standard Time 

Pour postuler, cliquez ici