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Le Conseil Exécutif/d’Administration du PNUD a approuvé un Nouveau Plan Stratégique qui couvre la période 2014-2017 afin de permettre au PNUD de mieux faire face aux nouveaux défis de développement en taillant sur mesure les services qu’il offre aux différents pays dans un contexte mondial caractérisé par une mutation sans précédent. Cette adaptation par le réalignement des Programmes de Pays requiert la transformation de l’efficacité institutionnelle en améliorant le système de gestion des ressources aussi bien financières qu’humaines, afin d’atteindre les résultats de façon durable dans les limites des flux de ressources prévues.
Afin d’aider à une meilleure opérationnalisation de ses projets et programmes, et d’aborder la phase de la consolidation des acquis liés à la transition et à la préparation du nouveau UNDAF, le PNUD a besoin de se positionner de façon stratégique. Le recrutement d’un spécialiste aux opérations s’s’inscrit dans cette perspective.
Sous l’autorité et la supervision du Directeur Pays Adjoint/Opérations, le spécialiste aux Opérations joue le rôle de conseiller à la direction dans tous les aspects de la gestion du bureau de pays et des opérations. Cela comprend la gestion stratégique financière et des ressources humaines, les technologies de communication et d’information, un service des achats performant, la logistique et les services communs en conformité avec les procédures et règlements du PNUD. Son rôle principal est de diriger les opérations en assurant un bon fonctionnement du bureau de pays/programmes/projets/opérations, une cohérence dans l’exécution des prestations et une évaluation permanente et un réajustement des opérations en prenant en compte les changements survenus dans l’environnement si nécessaire.
Le spécialiste aux Opérations dirige l’équipe des opérations du bureau de pays et encourage la collaboration dans l’équipe, avec le personnel du programme et des autres agences onusiennes et une approche axée sur la clientèle. Le spécialiste aux Opérations travaille en étroite collaboration avec le programme et le personnel des projets dans le bureau de pays, le personnel des autres agences des NU, le personnel du siège et les officiels gouvernementaux afin de réussir la prestation des services.
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Résumé des fonctions principales:
- Assurer la direction stratégique des opérations sous la supervision du DCD/O;
- Gérer les ressources financières et superviser l’équipe des finances;
- Assurer l’exécution des services relatifs à la logistique et superviser l’équipe de logistique;
- Organiser les services communs et gérer puis établir des partenariats avec les autres agences des NU;
- Appuyer le DCD/O pour la gestion du comité des opérations et le suivi des recommandations;
- Appuyer et assurer l’intérim des ressources humaines, ICT et des achats.
En tant que membre du comité de gestion du bureau pays, assurer la direction stratégique des opérations en vue d’atteindre les résultats suivants:
- Respect du Cadre de Contrôle interne, règlements des NU/PNUD, procédures et politiques, mise en œuvre des stratégies opérationnelles de l’organisation, élaboration des objectifs de gestion, élaboration et mise en œuvre du plan de travail intégré biennal, et suivi de l’atteinte des résultats;
- Elaboration des accords de coopération avec les partenaires potentiels, les clients du PNUD, et développement d’un système de gestion pour la mobilisation de ressources et les partenariats opérationnels appropriés;
- Mise en place et suivi des processus de gestion du bureau pays, élaboration du manuel interne des opérations (SOP) pour les opérations, les finances, la gestion des ressources humaines, les achats et la logistique ainsi que les services ICT;
- Utilisation des fonctionnalités d’Atlas pour améliorer les résultats et services aux clients;
- Suivi permanent et analyse de l’environnement, réajustement opportun des opérations, conseils sur les aspects juridiques et évaluation du risque;
- Partage et renforcement du savoir en lien avec la gestion et les opérations du bureau pays, organisation des formations pour le personnel des opérations, synthèses des leçons apprises et bonnes pratiques, et contributions pertinentes aux réseaux de savoir et communautés de pratique.
Assurer le suivi effectif et exact du budget, contrôle budgétaire, analyse financière et gestion des ressources financières ainsi que supervision de l’équipe des finances afin d’atteindre les résultats suivants:
- Bonne planification, contrôle des dépenses, rapports financiers périodiques et audit des ressources financières, y compris les revenus extra budgétaires en accord avec les procédures et règlements du PNUD;
- Bonne planification, suivi et rapportage trimestriel du niveau des avances reçues, des flux de trésoreries et des décaissements;
- Préparation et suivi du budget;
- Préparation et suivi du plan biennal du bureau pays;
- Mise en œuvre et respect de la conformité du cadre de contrôle interne;
- Suivi minutieux du dashboard des finances;
- Supervision de la gestion de l’ARL et de la petite caisse et le système de contrôle des dépenses;
- Supervision de la gestion du registre du personnel;
- Supervision de la revue semestrielle du budget du bureau;
- Supervision de la clôture des comptes et des rapports financiers y afférents;
- Supervision des transactions bancaires, rapprochements bancaires et des autres questions bancaires;
- Exercice de la fonction de Manager Niveau 2 dans Atlas pour l’approbation des bons et transactions de trésorerie, les rapprochements bancaires, les approbations des décaissements en attente en tant que troisième autorité (chèques, virements, EFT);
- Organisation des mécanismes de recouvrement des couts optimaux pour les services effectués par le bureau pays aux projets et agences des NU, y compris la préparation de factures pro forma pour les agences onusiennes;
- Organisation et supervision des processus de gestion de la trésorerie du bureau de pays, y compris la gestion de liquidités, recommandation sur le niveau des avances reçues, évaluation du risque, gestion des relations avec la banque, comptabilité effective et rapprochement de toutes les transactions, sécurité pour les actifs de trésorerie sur le site du bureau;
- Appui à la résolution des questions liées aux finances du programme : avances NEX, déficits des partages de couts, rapports PDR, etc.;
- Préparation des prévisions pour les flux de trésorerie mensuels;
- Rapports financiers périodiques;
- Mise en œuvre et suivi du HACT;
- Nettoyage régulier des données et audit dans Atlas;
- Exercice du rôle de suppléant pour la gestion des comptes bancaires locaux, sur les questions opérationnelles routinières y compris la négociation des taux de change si nécessaire. Peut assurer les fonctions de membres du panel de signataires bancaires sur décision du Directeur Pays;
- Suppléant pour les décaissements de fonds;
- Suivi et rapportage trimestriel sur les exceptions pour les transactions inhabituelles et analyse des anomalies. Fournir l’information aux superviseurs et autres personnels du PNUD au siège sur les résultats de l’enquête quand les réponses satisfaisantes ne sont pas obtenues;
- Signataire bancaire;
- Approbation pour annuler une transaction ou un paiement sur le système bancaire en ligne.
Assurer un contrôle des actifs du bureau pays afin d’atteindre les résultats suivants:
- Préparation du rapport d’inventaire;
- Mise en œuvre de l’inventaire physique des actifs dans le bureau pays et les projets.
Assurer l’efficacité des services logistiques et la supervision de l’équipe de logistique afin d’atteindre les résultats suivants:
- Respect des règles et procédures du bureau pays dans le domaine et l’élaboration des stratégies logistiques;
- Supervise la gestion des e-registry, courriers, colis et archives;
- Gestion des chauffeurs et de la flotte de véhicule, du carburant;
- Gestion des dépenses de communications et des questions relatives aux téléphones fixes, mobiles et au recouvrement des couts y afférent;
- Suivi des autorisations et des questions relatives aux franchises ainsi que du recouvrement des couts y afférent;
- Gestion des fournitures de bureau, des commandes, du suivi des consommations, du contrôle des couts, etc.;
- Gestion des dépenses opérationnelles et optimisation des gains de productivité concernant les couts administratifs;
- Gestion des locaux et bâtiments;
- Elaboration de la stratégie contractuelle du bureau pays y compris les appels d’offres et évaluations, la gestion des contrats et contractants, et les implications juridiques;
- Supervision des processus d’achat et logistiques selon les procédures et règlements du PNUD;
- Suivi des exonérations de TVA;
- Suivi des questions de sécurité;
- Supervision du contrôle d’accès et gestion de la sécurité du bureau et de ses sous-bureaux;
- Gestion des listes sécuritaires, radios, codes radio pour le personnel;
- Appuyer le DCD/O avec la révision du plan de l’organisation et sa mise en œuvre;
- Gestion des actifs du PNUD et des inventaires, installations et services logistiques.
Assurer une bonne organisation des services communs, gérer et établir des partenariats avec les autres agences des NU afin d’atteindre les résultats suivants:
- Elaboration de services communs, appui à la coordination afin d’assurer l’intégrité des activités sur les services communs et la mise en œuvre de la réforme des NU;
- Développement d’une approche stratégique pour la mise en œuvre des services communs en lien avec les derniers développements dans les services communs et les bonnes pratiques;
- Planification optimale et suivi du budget des services communs et des contributions des agences dans le compte des services communs.
Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité et l’effectivité des opérations du bureau pays dans l’utilisation des ressources de l’organisation dans les domaines suivants:
- Services financiers;
- Services logistiques;
- Services communs et mise en œuvre de l’agenda des NU sur les services communs et les achats groupés.
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Compétences relatives à l’organisation:
- Fait preuve d’intégrité en mettant en avant les valeurs et morales des Nations Unies;
- Affiche une flexibilité et une adaptation aux différences liées à la culture, au genre, à la religion, à la race à la nationalité et à l’âge.
Compétences relatives à la fonction:
Gestion du savoir et Apprentissage:
- Partage du savoir et de l’expérience et conseille les autres membres du personnel du bureau;
- Capacité à développer des systèmes pour la structure, codification et accès à l’information et au savoir.
Développement et Efficacité de l’Opération:
- Capacité à appuyer les services IT y compris le matériel informatique, l’appui ERP, autres appuis IT, suivi et gestion de la conception du web;
- Bonne connaissance des systèmes opérationnels PC/LAN, Microsoft Windows, sécurité ICT de l’organisation et des systèmes de protection de virus, connaissance de la conception de web, gestion du web, connaissance de Microsoft Windows et réseaux d’administration;
- Capacité à contribuer a la mise en place de système et procédés pour l’organisation et l’élaboration de nouveaux systèmes.
Autogestion et Leadership:
- Se focalise sur les résultats pour la clientèle et répond positivement au feedback;
- Approche le travail avec énergie et une attitude positive et constructive;
- Fait preuve d’ouverture face au changement et de capacité à gérer des situations complexes.
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