Objectif du poste

L’assistant(e) administratif(ve) sera chargé(e) de la gestion des dossiers et des tâches administratives de l’Unité. Il/elle relèvera de la responsable du Centre de biodiversité du riz pour l’Afrique Dr. Monty P. Jones (RBCA), qui est également responsable de la banque de gènes d’AfricaRice et responsable du domaine d’activité 5 (AoW5) au sein du programme Genebank Accelerator du CGIAR. Il/elle assistera l’Unité des ressources génétiques dans ses tâches de secrétariat et d’administration, ainsi que dans la planification et l’organisation d’événements, d’activités techniques et d’activités institutionnelles liées à l’AoW5.

Principales responsabilités

Sous la supervision de la Responsable du Centre de biodiversité du riz pour l’Afrique Dr. Monty P. Jones, l’Assistant(e) Administratif(ve) Bilingue mènera des activités dont les tâches spécifiques incluent entre autres :

Coordination et partenariats

• Assurer la coordination administrative avec les partenaires nationaux, régionaux et internationaux du programme du CGIAR.

• Faciliter l’organisation de sessions en ligne et contribuer au suivi des communautés de pratique et des réseaux régionaux, en étroite collaboration avec les partenaires (notamment les systèmes nationaux de recherche agricole (SNRA)).

• Assurer la liaison entre l’Unité et les partenaires pour les échanges réguliers, le suivi par courriel et la gestion des requêtes.

Soutien aux activités techniques et aux pôles régionaux

• Soutenir la mise en œuvre des activités administratives visant à renforcer les pôles régionaux, notamment le suivi administratif, logistique et documentaire des opérations de conservation du matériel génétique et de duplication de sécurité.

• Contribuer aux activités liées aux sessions en ligne sur les informations séquentielles numériques (DSI) et la gestion de la qualité des semences (SQM), en soutien aux équipes techniques.

Gestion des données et des connaissances

• Participer à la collecte, à la saisie, à la mise à jour et à la consolidation des données relatives aux échantillons conservés, cryoconservés et dupliqués.

• Contribuer à la préparation, à la mise en forme et à la diffusion de produits de connaissance (rapports, notes techniques, publications élaborées en collaboration avec des partenaires).

• Recueillir et synthétiser les indicateurs de performance clés (KPI) du programme, notamment le nombre de pôles, de réseaux, de supports de connaissances et de personnes formées.

Renforcement des capacités et logistique événementielle

• Assurer l’organisation logistique et administrative des activités de renforcement des capacités (ateliers, sessions de formation, réunions techniques).

• Participer à la préparation des supports de formation (diapositives, documents à distribuer, modules) et assurer le suivi des participants (inscriptions, listes de présence, base de données, rapports).

• Planifier et coordonner les réunions internes et externes (ordres du jour, invitations, comptes rendus, suivi des actions à mener).

• Gérer les préparatifs de voyage pour le personnel de l’Unité (réservations de vols et d’hôtels, visas, lettres d’invitation, notes de frais).

Rapports et gestion administrative

• Contribuer à la préparation et à la mise à jour des rapports techniques et financiers, ainsi qu’à la gestion des pièces justificatives liées aux activités du programme.

• Assurer la gestion des documents, l’archivage et la traçabilité des informations relatives aux activités du programme.

• Utiliser des outils d’intelligence artificielle (IA) pour la rédaction, la traduction et la synthèse de documents.

• Gérer les appels d’offres, les achats et le suivi des fournitures de bureau et du matériel destiné à la banque de gènes.

• Préparer et soumettre les demandes de paiement, suivre les budgets opérationnels et faciliter le règlement des dépenses. • Gérer le courrier postal et électronique, l’accueil téléphonique et l’accueil des visiteurs.

Qualifications / critères de sélection

• Qualifications :

Master en administration, secrétariat, assistance de direction, communication, gestion administrative ou dans tout autre domaine en rapport avec les responsabilités du poste.

• Expérience professionnelle et compétences clés :

•  5 ans d’expérience dans un poste de coordination, de secrétariat, d’assistance administrative ou dans un domaine similaire.

• Maîtrise des logiciels bureautiques (suite Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint, etc.) et des outils informatiques (Internet, intranet, messagerie électronique).

• Capacité à utiliser des outils d’intelligence artificielle pour effectuer des tâches.

• Maîtrise du français et de l’anglais, ou au moins d’une de ces langues avec une bonne connaissance pratique de l’autre (à l’oral comme à l’écrit).

• Excellentes aptitudes relationnelles (tact, attention et impartialité).

• Capacité à travailler de manière autonome, à hiérarchiser les tâches et à gérer plusieurs responsabilités à la fois.

• Disponibilité et sens élevé du service de qualité.

• Excellentes compétences administratives et techniques en rédaction.

• Capacité à respecter les délais.

Langues

Le/la candidat(e) devrait être en mesure de communiquer couramment (à l’oral et par écrit) en anglais ou en français et avoir une bonne connaissance pratique de l’autre langue.

Termes et conditions

• Il s’agit d’un poste régional.

• AfricaRice offre un salaire et des avantages attrayants ainsi qu’un environnement de travail collégial et sensible au genre.

• Le contrat initial court jusqu’au 31 décembre 2027 avec possibilité de renouvellement en fonction de la performance et de la disponibilité des fonds.

Comment faire acte de candidature

1. Pour faire acte de candidature, veuillez cliquer sur le lien suivant : http://jobs.africarice.org   

2. Cliquer sur l’intitulé de poste Assistant(e) Administratif(ve) Bilingue 

3. Suivre les procédures de candidature étape par étape.

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