Notre client, acteur majeur dans le secteur pétrolier, recherche en urgence une Assistante Exécutive du Directeur Général expérimentée, dotée d’une forte capacité d’organisation, de coordination et de pilotage de projets stratégiques.

Votre Mission

Sous la supervision directe du Directeur Général, vous êtes son véritable bras droit dans le pilotage stratégique, l’organisation exécutive, la coordination transversale des activités et le suivi rigoureux des projets prioritaires.

Vous jouez un rôle central dans l’optimisation du fonctionnement de la Direction Générale et dans l’exécution efficace des décisions prises.

Vos Responsabilités

Pilotage exécutif & organisation stratégique
Gérer l’agenda du Directeur Général de manière proactive en arbitrant les priorités selon les urgences, enjeux et échéances ;
Préparer les réunions stratégiques : ordre du jour, dossiers, supports, participants et points de vigilance ;
Assurer le suivi des engagements pris lors des réunions jusqu’à leur exécution effective ;
Filtrer, hiérarchiser et orienter les sollicitations reçues ;
Anticiper les échéances importantes et dossiers critiques ;
Organiser le temps du Directeur Général pour maximiser sa valeur ajoutée.

Coordination transversale

Assurer l’interface entre le Directeur Général et les différentes directions ;
Relancer les responsables internes afin d’obtenir les informations attendues dans les délais ;
Veiller à la bonne circulation des informations utiles entre les parties prenantes ;
Faciliter la coopération entre services sur les dossiers communs ;
Identifier les points de blocage organisationnels et proposer des solutions de fluidification ;
Suivre l’avancement global des actions confiées aux entités concernées.

Suivi des décisions & conduite de projets

Transformer chaque décision en plan d’actions clair avec responsable, échéance et livrable attendu ;
Tenir à jour un tableau consolidé des actions, projets et priorités ;
Contrôler le respect des délais et alerter en cas de dérive ;
Identifier les risques, retards, dépendances ou freins à l’exécution ;
Préparer un reporting hebdomadaire synthétique ;
Assurer un rôle de coordination type PMO sur certains projets stratégiques.

Appui à la décision & production de dossiers

Préparer des notes de synthèse claires et exploitables pour aider à la prise de décision ;
Consolider les données nécessaires aux arbitrages ;
Présenter des options de décision avec avantages, risques et recommandations ;
Rédiger courriers sensibles, comptes rendus et supports exécutifs ;
Participer à la préparation des dossiers de Comité de Direction, Conseil d’Administration ou réunions de haut niveau.

Innovation & efficacité opérationnelle

Utiliser les outils modernes (Microsoft 365, IA, automatisation, reporting digital) ;
Proposer des méthodes de travail plus efficaces ;
Mettre en place des tableaux de bord utiles à la Direction Générale.

Représentation & posture institutionnelle

Représenter ponctuellement le Directeur Général dans certaines réunions internes ou externes ;
Porter les messages, exigences et orientations de la Direction ;
Assurer un retour fiable, neutre et structuré après représentation ;
Préparer les rencontres importantes en amont.

Profil du poste

Formation

Titulaire d’un Bac+4/5 minimum en Gestion, Droit, Management, Administration ou équivalent.

Expérience

Vous justifiez de 5 à 8 ans d’expérience sur un poste similaire ou auprès d’un dirigeant, idéalement dans le secteur pétrolier, l’énergie ou dans un environnement exigeant.

Une expérience avérée en gestion et conduite de projets ou dans des fonctions transversales est fortement souhaitée.

Dossiers de candidature

Envoyez votre CV à recrutement@efc-ci.com en mentionnant en objet le titre du poste en MAJUSCULES