1. MISSION
Le titulaire du poste a pour mission de :
Assurer tous les contacts entrants, en back office, à distance (téléphoniques, mails, courriers) : filtrage, réponse aux questions, orientation vers le service concerné, traitement et rédaction des courriers.
Assurer l’ensemble des contacts sortants à destination des clients, non-clients, prospects, partenaires…
Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles
Gérer les échéanciers et les agendas des managers.
Programmer les réunions et la salle de réunion.
Assurer les contacts en front office : accueil physique, déplacements ponctuels.
Assister l’ensemble de la direction générale afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ....
Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
Accueillir physiquement les rendez-vous.
2. ROLES ET RESPONSABILITES
Sous l’autorité de la Direction Générale, le titulaire du poste est responsable de :
- Recevoir les factures
- Recevoir et filtrer les appels téléphoniques.
- Organiser les déplacements des cadres selon les activités.
- Gérer les documents confidentiels en veillant à ce qu'ils restent sécurisés.
Profil du poste
3. Connaissances
Formation : Bac +2/3 assistanat de direction / secrétariat / gestion commercial
Expérience à un poste similaire : 3 ans minimum
Expérience du secteur d’activité : N/A
Compétences techniques
Connaissance des techniques de prise de notes
Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
Bonne connaissance des normes rédactionnelles
Bon niveau d’expression orale et écrite en Français
Maitrise de l’Anglais exigée
Efficacité à communiquer avec son environnement de travail direct, les clients ou les fournisseurs.
Discrétion, respect de la confidentialité …
Aptitudes professionnelles
Réactivité et autonomie.
Rigueur, organisation et capacité d’anticipation
Capacité à évoluer dans un environnement International et multiculturel
Dossiers de candidature
CV à envoyer à serges.toualou@copaci.com et à recrutrh45@gmail.com
Mettre en objet : assistant(e) de Direction
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