Office Manager & Executive Assistant (H/F)

Empower Talents & Careers recherche un Office Manager & Executive Assistant pour l’un de ses clients intervenant dans le domaine de la cybersécurité.

MISSION

L’Office Manager & Executive Assistant coordonnera tous les systèmes administratifs et les flux de travail dans le bureau d'Abidjan tout en fournissant un soutien exécutif de haut niveau au Directeur Général de la Côte d'Ivoire et aux responsables des unités opérationnelles basés à Abidjan. Ce rôle garantit des opérations de bureau efficaces et un soutien proactif à la direction exécutive via la gestion de l’agenda, la communication, la logistique des voyages et les projets spéciaux. Le/la titulaire manipulera des informations confidentielles avec discrétion et représentera le bureau exécutif en interne comme en externe avec professionnalisme et assurance.

RESPONSABILITES ET TACHES

Soutien exécutif

•Gérer des calendriers complexes et les plannings de réunions des dirigeants ;
•Rédiger, relire et gérer les communications, rapports et correspondances exécutives ;
•Organiser et coordonner la logistique des réunions internes et externes, y compris les ordres du jour, les documents et les suivis ;
•Prioriser et gérer les courriels, appels et demandes entrantes au nom des dirigeants ;
•Organiser les itinéraires de voyage nationaux et internationaux, les hébergements et les rapports de dépenses ;
•Représenter les dirigeants lors de réunions ou d’appels si nécessaire, prendre des notes et assurer les suivis.

Gestion du bureau

•Superviser les opérations quotidiennes du bureau de Côte d’Ivoire pour assurer un environnement professionnel et organisé ;
•Diriger les achats et le contrôle des stocks de fournitures et équipements de bureau dans le respect du budget ;
•Coordonner les services de bureau tels que la maintenance des locaux et les relations avec les prestataires ;
•Assurer la conformité avec les politiques internes et les règlements de santé/sécurité ;
•Assister dans les fonctions liées aux RH telles que la logistique d’intégration et la coordination administrative.

Planification d’événements, coordination de voyages et gestion des politiques

•Travailler avec l’équipe communication pour gérer la planification des événements de l’entreprise ;
•Diriger la planification et l’exécution des événements d’entreprise, conférences et réunions VIP, en s’assurant que tous les événements soient alignés avec les objectifs de l’entreprise, les contraintes budgétaires et les attentes des parties prenantes ;
•Soutenir l’équipe de voyage dans l’exécution de la politique de voyage de l’entreprise, y compris la gestion des réservations, des visas et des hébergements pour le personnel.

Soutien aux projets et opérations

•Aider au suivi du budget, au suivi des dépenses et au contrôle des coûts du bureau ;
•Suivre et soutenir la réalisation de projets transversaux supplémentaires assignés par la direction ;
•Travailler avec les chefs d’équipe pour maintenir les systèmes d’archivage de l’entreprise (numériques et papiers) ainsi que les archives exécutives ;
•Aider l’équipe de direction à préparer des rapports, résumés et supports de présentation, en collaboration avec l’équipe communication.

Profil du poste

COMPETENCES REQUISES / SAVOIR-ETRE

•Avoir l’expérience dans la gestion et la coordination de voyages internationaux, incluant la réservation de vols, hébergements et visas, la gestion des remboursements et alignement avec les politiques de voyage de l’entreprise ;
•Avoir la Volonté et la capacité à travailler à des horaires flexibles sur plusieurs fuseaux horaires, notamment pour s’adapter aux opérations internationales ;
•Avoir d’excellentes compétences en communication orale et écrite, avec la capacité à rédiger et relire des communications à l’intention des dirigeants, à représenter le bureau exécutif de manière professionnelle ;
•Avoir une Réactivité et fiabilité élevées, avec une forte attention aux détails, une capacité à traiter les informations confidentielles avec discrétion ;
•Avoir la capacité avérée à gérer plusieurs priorités concurrentes, incluant la coordination de calendriers et réunions pour les dirigeants, la supervision des opérations et de la logistique du bureau ;
•Avoir de solides compétences en organisation et en gestion de projets, avec la capacité à soutenir des projets transversaux et à superviser les événements et processus de bureau de bout en bout ;
•Avoir la maîtrise bilingue du français et de l’anglais (oral et écrit) ;
•Avoir un style de travail fiable et proactif, avec une capacité démontrée à prendre des initiatives et à assurer le suivi ;
•Avoir la disponibilité pour travailler dans les bureaux d’Abidjan au moins 4 jours par semaine ;
•Être capable de soulever du matériel de bureau modérément lourd.

FORMATION

•Bac +3/5 en assistanat de direction, secrétariat de direction, administration des affaires, Gestion, Management, ressources humaines, communication et dans d’autres domaines liés au poste ;
•3 à 5 ans d’expérience pertinente, incluant le soutien à un niveau exécutif, la gestion ou les opérations de bureau, la coordination d’événements et de voyages.

Dossiers de candidature

Si vous êtes intéressé(e) par cette opportunité d’emploi :

Postulez à l’adresse : https://empowertaca.com/emplois/office-manager-executive-assistant-h-f/1242
Avec pour objet : Office Manager & Executive Assistant
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