RESPONSABILITÉ ORGANISATIONNELLE DE LA POSTE

Sous la direction générale de la politique et de la gestion, et sous la supervision directe du Directeur général du groupe ARC, le/la Chargé(e) de mission principal(e) auprès du/de la DG est responsable des activités de gestion du front office afin d'améliorer le bon fonctionnement du Cabinet du/de la Directeur(rice) général(e). Les responsabilités et les principaux résultats attendus sont les suivants :

• Soutien aux entreprises de premier plan

• Communication de bureau

•  lResponsabilités en matière de gestion des ressources

PRINCIPALES ACTIVITÉS FONCTIONNELLES

Diriger le soutien opérationnel du directeur général : L’associé exécutif principal dirige une gamme complète de mesures de soutien opérationnel et de suivi en collaboration avec un large éventail de parties prenantes internes et externes, y compris la direction et les cadres supérieurs. Dans ce contexte, il/elle identifie, évalue et répond de manière indépendante à l’évolution des besoins opérationnels, identifie les questions urgentes et sensibles et les transmet, si nécessaire, aux responsables concernés en faisant preuve de discernement. Le/La titulaire effectue des recherches sur divers sujets afin de préparer et de consolider des rapports complets, des notes d’information, de la documentation, etc. Il/elle organise et facilite le travail du Bureau du directeur général afin de garantir l’intégrité dans l’utilisation des ressources et le respect des règles et procédures établies. Il/elle évalue constamment les processus opérationnels et recommande des améliorations aux processus, procédures et pratiques opérationnels, et met en œuvre de nouvelles méthodes ou de nouveaux outils pour les améliorer en dirigeant une prestation efficace de services de soutien opérationnel. Il/elle sera également responsable de la gestion et du suivi de projets spéciaux pour le DG, dont certains ont un impact organisationnel important (recrutements gérés par le DG).

Communication interne : Le/La titulaire est responsable de la gestion des communications du Cabinet du/de la Directeur(trice) général(e). Dans ce contexte, il/elle gère et suit une correspondance et des documents variés, complexes et sensibles, afin d'en assurer la priorisation et l'acheminement appropriés. En tant que point focal pour les questions protocolaires, il/elle est également chargé(e) d'examiner toute la correspondance sortante afin d'en vérifier la qualité et le respect des normes protocolaires pertinentes. Il/Elle est également responsable de la tenue des dossiers et des bases de données, numériques et traditionnels, du Cabinet du/de la Directeur(trice) général(e).

Responsabilités en matière de gestion des ressources :  Le membre du personnel est responsable de l'intégrité, de la transparence et de l'équité dans l'utilisation personnelle des ressources du Centre de ressources en ARC qui lui sont attribuées, y compris l'équipement et les fournitures. Il peut coordonner et superviser le travail des autres membres du personnel de soutien, soutenir leur apprentissage et leur perfectionnement, et s'assurer que le personnel possède les connaissances et les systèmes et procédures à jour nécessaires à l'exercice de ses fonctions.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (liste non exhaustive) :

• 1 Fournir un soutien d’assistant exécutif dédié.

• 2 Coordonner et fournir une gamme complète de services de soutien, y compris des actions de suivi, la résolution de problèmes et de situations imprévues, pour le fonctionnement efficace des opérations commerciales.

• 3 Coordonner et superviser le travail des autres membres du personnel de soutien et soutenir leur apprentissage et leur développement afin de garantir que le personnel possède des connaissances à jour des systèmes et des procédures nécessaires à l’exercice de ses fonctions.

• 4. Surveiller, superviser et adapter régulièrement les procédures existantes et collaborer avec un large éventail de parties prenantes au sein de l’organisation pour identifier, évaluer et répondre aux besoins commerciaux en constante évolution.

• 5 Gérer les communications du bureau et agir comme point d'escalade pour les requêtes commerciales complexes, afin de garantir que les priorités et les questions urgentes sont identifiées et traitées, et que des services cohérents et de qualité sont fournis aux clients.

• 6 Préparer et/ou consolider des rapports complets, de la documentation, de la correspondance, des notes d’information, etc. et mener des recherches dans le domaine de travail.

• 7. Gérer et surveiller une variété de correspondances et de documents complexes afin de garantir une priorisation et un acheminement appropriés et le respect des délais établis ; examiner les documents et le matériel préparés par d'autres membres du personnel pour assurer la qualité et le respect des délais établis.

• 8. Surveiller et évaluer le(s) budget(s) afin de garantir que les ressources financières prévues sont utilisées efficacement.

• 9 Évaluer et recommander des améliorations aux procédures et aux pratiques, afin de contribuer à la prestation efficace des services de soutien aux entreprises.

• 10 Coordonner et superviser la tenue des dossiers et des bases de données, afin de garantir que les informations sont bien organisées et facilement accessibles au personnel.

• 11. Collaborer avec un large éventail de personnes pour comprendre les besoins de l’entreprise et y répondre efficacement.

IMPACT DES RÉSULTATS CLÉS / FACTEURS DE SUCCÈS

Le/La titulaire du poste est chargé(e) de dossiers complexes et sensibles, susceptibles d'impliquer des relations avec des cadres et des hauts fonctionnaires, au sein et en dehors du CRA. Étant donné que le/la titulaire assume la responsabilité indépendante de travaux techniques et spécialisés, les instructions reçues sont larges et exigent initiative et jugement pour répondre aux questions de manière autonome. Il/Elle est responsable de l'application d'un large éventail de règles et procédures administratives spécialisées, y compris les questions protocolaires, dans le cadre de sa direction du Cabinet du/de la Directeur(trice) général(e). Ses responsabilités peuvent également inclure des responsabilités de supervision, notamment la responsabilité du travail des assistants administratifs et du personnel temporaire et/ou contractuel.

PRÉSENTATION / RELATION DE TRAVAIL

Le titulaire de ce poste de direction est amené à communiquer avec diverses parties prenantes, notamment au niveau de la direction et de la haute direction, au sein et à l'extérieur de l'ARC. Cette communication exige tact et discrétion, ainsi qu'une connaissance du protocole.

COMPÉTENCES TECHNIQUES / FONCTIONNELLES REQUISES

• Une connaissance générale des systèmes, politiques, règles, réglementations et procédures de l’UA et de l’ONU régissant l’administration des ressources humaines serait un atout.

• Connaissance approfondie des principes et processus commerciaux courants, des méthodes pratiques de soutien aux entreprises, des procédures et des systèmes utilisés dans le domaine de travail, acquise grâce à une formation spécialisée et à une expérience professionnelle.

• Excellentes compétences en communication pour collaborer avec un large éventail de personnes afin de fournir des services de soutien complets.

• Capacité à analyser et interpréter les données financières et à suivre les budgets.

• Capacité à effectuer des analyses de données complexes pour identifier les améliorations de processus.

• Expérience dans la supervision, le soutien et/ou la formation d’autres personnes, ainsi que dans la coordination des ressources et l’organisation de son propre travail.

• Capacité à affirmer ses opinions et à persuader les autres en développant des arguments logiques et bien raisonnés.

• Un sens élevé de la confidentialité.

QUALIFICATIONS DE RECRUTEMENT REQUISES

• Un diplôme d'études secondaires est requis, ainsi qu'un certificat d'études postsecondaires dans le domaine d'activité concerné.

• Au moins sept (7) années d'expérience à des postes à responsabilités croissantes dans le secteur d'activité concerné, avec une expérience dans des fonctions administratives de haut niveau. Une expérience en gestion de front office est requise.

COMPÉTENCES EN COMMUNICATION ET LINGUISTIQUES

• Excellentes compétences en communication écrite et verbale (niveau C) en anglais et en français.

• La connaissance pratique d’une autre langue officielle (arabe ou portugais) serait un atout.

CADRE DE LEADERSHIP DU PAM

Le Cadre de leadership du PAM guide les normes communes de comportement qui guident la manière dont nous travaillons ensemble pour accomplir notre mission.

Cliquez ici pour accéder au Cadre de leadership du PAM

LOGEMENT RAISONNABLE

Le PAM s'engage à soutenir les personnes handicapées en proposant des aménagements raisonnables tout au long du processus de recrutement. Si vous avez besoin d'un aménagement raisonnable, veuillez contacter :  global.inclusion@wfp.org

AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ

Les Nations Unies ne facturent aucuns frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autres frais liés au processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une demande de paiement de frais, veuillez ne pas en tenir compte. De plus, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d'être particulièrement vigilant lorsque vous soumettez des informations personnelles sur Internet.

RAPPELS AVANT DE SOUMETTRE VOTRE DEMANDE

• Nous vous recommandons fortement que votre profil soit précis, complet et qu'il inclue vos antécédents professionnels, vos qualifications académiques, vos compétences linguistiques et votre grade UN (le cas échéant).

• Une fois votre profil complété, veuillez postuler et soumettre votre candidature.

• Assurez-vous de télécharger votre CV professionnel en anglais.

• Veuillez noter que les seuls documents que vous devrez soumettre à ce stade sont votre CV et votre lettre de motivation.

• Des documents supplémentaires tels que passeport, lettres de recommandation, certificats académiques, etc. peuvent potentiellement être demandés ultérieurement.

• Veuillez nous contacter àglobal.hrerecruitment@wfp.orgau cas où vous rencontreriez des difficultés lors de la soumission de votre candidature

• Seuls les candidats présélectionnés seront informés

Toutes les décisions d'embauche sont prises en fonction des besoins organisationnels, des exigences du poste, du mérite et des qualifications individuelles. Le PAM s'engage à offrir un environnement de travail inclusif, exempt d'exploitation et d'abus sexuels, de toute forme de discrimination, de harcèlement, de harcèlement sexuel et d'abus d'autorité. Par conséquent, tous les candidats sélectionnés seront soumis à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents.

Aucun poste, sous quelque forme que ce soit, ne sera proposé aux membres du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires des Nations Unies (CCQAB), de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité financier de la FAO, du Commissaire aux comptes du PAM, du Comité d’audit du PAM, du Corps commun d’inspection (CCI) et d’autres organismes similaires au sein du système des Nations Unies ayant des responsabilités de surveillance du PAM, tant pendant leur service que dans les trois ans suivant la fin de ce service.

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